第6章Excel 2003基本操作

第6章Excel2003基本操作Excel2003是Office2003中的重要组件之一，是对数据进行管理的电子表格应用程序。能轻松计算出表格中的数据，并且能很容易的生成各种直观的图表。本章将详细介绍Excel2003的启动方法和操作界面，使用户对该软件有初步的认识，并通过具体创建“销售”工作簿和“月销售”工作表来说明对它的基本操作。6.1Excel2003的启动与界面6.1.1如何启动Excel2003启动Excel2003可以有以下几种方法：方法1单击任务栏上的“开始”按钮，然后在“开始”菜单中单击“所有程序MicrosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel2003”命令，即可启动Excel。方法2如果用户经常使用Excel，可以通过在桌面创建快捷方式的方法，方便对程序的启动。方法3如果计算机里有保存过的Excel文档，即后缀名为.xls的文件，直接双击它，也可启动Excel。6.2创建“销售”工作簿工作簿又叫电子表格，是Excel用来保存信息的文件，其扩展名为.xls。用户可以同时打开多个，在默认情况下每个工作簿包含有三张工作表，如果工作表数量不能满足用户的需要，可以创建若干张，但总数不能超过256张。1.新建工作簿启动Excel后，系统将会自动新建一个默认名为Book1的空白工作簿。而在编辑工作簿时，可以通过单击“文件”下拉菜单中的“新建”命令，再单击“新建工作簿”任务窗格中的“空白工作簿”选项。2.保存工作簿在编辑工作簿的过程中应注意对工作簿及时进行保存，防止因突然断电、死机等原因非正常退出Excel，造成数据的丢失。在编辑过程中可以单击“文件”菜单中的“保存”命令，也可以直接单击工具栏中的“保存”按钮对工作簿进行保存。6.3“月销售”工作表的基本操作工作表由单元格构成，位于工作簿中央，是工作簿的主要部分。6.3.1添加一张新工作表在工作簿中添加一张新表可以用以下几种方法：方法1单击菜单栏中的“插入工作表”命令。方法2使用快捷菜单添加。步骤1右击工作表标签，在弹出的快捷菜单里单击“插入”命令；步骤2在弹出的对话框中选中“工作表”图标，然后单击“确定”按钮。6.3.2选择工作表在任何时候，工作簿中的当前工作表只有一张，也就是说用户只能对选中的当前工作表操作，不能同时操作一张以上的工作表。这里将介绍两种选择工作表的方法。方法1单击工作簿窗口底端的工作表标签，标签将以白底黑字显示，表明该工作表被选中为当前工作表。方法2按快捷键Ctrl+PageUp，选择当前工作表的前一张表；按快捷键Ctrl+PageDown，选择当前工作表的后一张表。6.3.3把工作表重命名为“月销售表”由于工作表的默认名为Sheet1,Sheet2等，对表中的内容没有好的描述性，不利于记忆，所以需要对工作表起一个有意义的名字。下面将用三种方法把名为Sheet1的工作表重命名为月销售表。方法1利用快捷菜单命令。步骤1在名为Sheet1的工作表标签上右击，再在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令，这时Sheet1将以反色显示；步骤2输入“月销售表”覆盖Sheet1。方法2利用菜单栏。步骤1单击名为Sheet1的工作表标签，使其被选中；步骤2单击“格式工作表重命名”命令；步骤3输入文字“月销售表”覆盖Sheet1。6.3.4删除工作表如果一个工作表已经不再使用，或是一张多余的空表，可以把它删除掉，下面以删除“月销售表”为例，介绍两种删除方法。方法1选中“月销售表”，单击菜单栏中的“编辑删除工作表”命令。方法2右击工作表标签，在弹出的快捷菜单里单击“删除”命令。6.3.5隐藏和显示“月销售表”1.隐藏“月销售表”隐藏“月销售表”的步骤如下。步骤1在名为月销售表的工作表标签上单击，选中该表。步骤2在菜单栏中单击“格式工作表隐藏”命令。这时月销售表被隐藏，在工作簿中不再出现该表的标签。2.显示“月销售表”要恢复显示被隐藏的“月销售表”，采取的操作步骤如下。步骤1在菜单栏中单击“格式工作表取消隐藏”命令；步骤2在弹出的“取消隐藏”对话框内“取消隐藏工作表”列表框中选中要恢复显示的“月销售表”，然后单击“确定”按钮完成操作；6.3.6保护“月销售表”步骤1选中要保护的工作表－“月销售表”；步骤2在菜单栏上单击“工具保护保护工作表”命令，这时会立即弹出“保护工作表”对话框；步骤3在弹出的对话框中选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，再在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码；步骤4接着在“允许此工作表的所有用户进行”选项区内设置其他用户对该表的使用权限，然后单击“确定”按钮，这时将弹出“确认密码”对话框；步骤5在弹出的“确认密码”对话框中再次输入同一密码，最后单击“确定”按钮，完成对“月销售表”的保护设置。6.4编辑“月销售表”6.4.1选定单元格及整行与列如前所述，单元格是Excel的基本操作单元，下面将介绍单元格以及整行与列的选定的方法。1选定单元格在对单元格输入数据以前，必须要先选中单元格，选中的方法如下。方法1使用鼠标，将鼠标指针指向要被选中的单元格处单击。方法2使用键盘以及组合键。方法3使用名称框，在名称框中直接输入单元格名称，如A1、A2等，然后按下Enter键。6.4.2选择区域在工作表中选择了一个区域，即可对该区域的数据进行操作，下面介绍三个常用的方法。方法1首先单击区域的第一个单元格，然后按住鼠标左键，拖动到区域的最末一个单元格释放左键。方法2按住Shift键，然后再按上、下、左、右方向键选择区域。方法3按F8键，这时工作簿窗口最下边的状态栏会出现“扩展”两字，如图8-54所示，接着再按上、下、左、右方向键选择区域。选择完成后，再次按F8键回到移动状态。6.4.3输入文本与数据文本与数据构成了表所包含的信息，下面将介绍如何向单元格里输入文本与数据。1.输入文本文本由字符、数字、符号、特殊符号等组成，被用来对工作表进行说明，文本不能用于数值计算。方法1单击需要输入文本的单元格，直接输入文本。方法2双击单元格，单元格内会出现插入光标，用左、右方向键移动光标到需要插入位置处，输入文本。方法3首先单击需要输入文本的单元格，然后单击编辑栏，这时插入光标出现，输入文本。2.输入数字方法1直接向单元格输入“减号＋阿拉伯数字”，如-300。方法2输入被小括号括起来的数字，如（300），再按下Enter键，这时单元格里的（300）会立即变为-300。3.输入日期与时间日期的输入可以用“／”或“－”分隔年、月、日，如2006／１／30或2006－１－30，也可以直接输入2006年１月30日。不论以那种形式输入，按Enter键后，都会转换为默认的日期格式。选择默认日期格式的方法为：步骤1单击菜单栏中的“格式单元格”命令，这时将弹出“单元格格式”对话框；步骤2在对话框中的“分类”列表框中选择“日期”选项，在“类型”列表框中选择“日期”的表示格式，最后单击“确定”按钮，完成操作。6.4.4插入特殊符号当需要输入键盘上没有的特殊符号时，可以通过下面的操作查找插入所需符号。步骤1选中单元格；步骤2单击菜单栏中的“插入特殊符号”命令，将会弹出“插入特殊符号”对话框；步骤3单击需要插入的特殊符号，最后单击“确定”按钮，完成插入操作。6.4.4输入小技巧1.按Ctrl+Enter组合键输入相同信息步骤1选中需要输入相同信息的区域并输入；步骤2按Ctrl+Enter组合键，完成操作。2.利用组合键输入当前的日期和时间Ctrl+；在选中单元格内输入当前日期；Ctrl+Shift+；在选中单元格内输入当前时间。6.4.6移动表中的数据将表中单元格或者区域内的数据从一个位置移动到另外一个位置，叫做移动数据。步骤1选中要移动的区域；步骤2在选中区域处右击，弹出快捷菜单，单击“剪切”命令；步骤3单击要移动到的目标位置，再右击，弹出快捷菜单，单击“粘贴”命令。6.4.7复制表中的信息在同一张表中经常会遇到不同单元格里包含有相同内容的情况，采用复制的方法可以减少用户再次输入的麻烦。步骤1选中要复制的区域并右击，地弹出和快捷菜单中单击“复制”命令；步骤2选中要粘贴的位置并右击，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令。6.4.8删除表中的信息方法1使用Delete键。选中“月销售表”中要删除的单元格，按下Delete键，单元格里的内容被删除。方法2使用“清除”命令。选中“月销售表”中的单元格，单击菜单栏中的“编辑清除”命令，弹出级联菜单，使用菜单中的命令进行删除。6.4.9撤消与恢复可以通过单击菜单栏中的“编辑撤消删除”命令，也可以通过单击工具栏上的“撤消”按钮撤消上次操作。如果需要撤消多次操作，可以通过如下操作进行。步骤1单击工具栏中“撤消”按钮右侧的下拉按钮；步骤2用鼠标选中需要撤消的操作，单击鼠标即完成撤消。6.4.10调整行高和列宽设置行高和列宽的方法有两种，一是使用鼠标调整，用这种方法不可能进行精确的调整，二是使用“行高”或“列宽”命令精确的调整行高或列宽。方法1用鼠标调整行高。步骤1将鼠标指针放在要设置行高的行号下边界处。步骤2拖动鼠标设置行高，然后再释放鼠标。方法2用命令精确调整列宽。步骤1选中单元格区域。步骤2单击菜单栏中的“格式列列宽”命令。步骤3在弹出的“列宽”对话框中的“列宽”文本框里输入6，然后单击“确定”按钮。6.4.11设置对齐方式1设置水平对齐在工具栏上提供了三个对齐按钮，左对齐按钮，居中对齐按钮和右对齐按钮。其使用方法是先选中需要改变对齐方式的单元格或区域，然后单击对齐按钮即可。2.设置垂直对齐Excel提供有五种垂直对齐方式，分别是“靠上”、“靠中”、“靠下”、“两端对齐”和“分散对齐”，具体操作步骤如下。步骤1选中需要改变对齐方式的单元格或区域，单击菜单栏中的“格式单元格”命令。步骤2在弹出的“单元格格式”对话框中打开“对齐”选项卡，再在“垂直对齐”下拉列表中选择“居中”选项，最后单击“确定”按钮。6.4.12合并单元格步骤1选中表里需要合并的单元格。步骤2单击工具栏上的“合并及居中”按钮完成操作。