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文件控制与管理培训2012年2月各位同事：大家好！欢迎参加－文件控制与管理培训课程课程介绍课程目标了解对文件控制和管理的要求如何建立公司的文件管理制度文件控制与管理的运作课程安排（见培训计划）组织研讨学习行动感受分享文件信息及其承载媒体信息：有意义的资料规范：阐明要求的文件程序文件程序：为进行某项活动或过程所规定的途径记录：阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件•19001中阐明文件的作用：文件能够沟通意图、统一行动。a)重复性和可追溯性；b）提供客观证据；c）评价质量管理体系的有效性和持续的适宜性；d）文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动。◆目的通过对与公司经营活动有关文件的编制、评审、发放（包括外来文件）、标识、使用、保管、更改、归档、作废实施控制，确保在各相关部门使用文件为有效版本。◆范围适用于所有与公司经营活动有关文件（任何媒体形式）外来文件（包括:来自行业管理部门指导文件、专业技术文件、国家法律法规、电脑软件等）。◆文件管理员的职责1、确保文件发布前得到批准，且是充分与适宜的；2、确保文件的更改和现行修订状态得到识别；3、确保在使用处可获得适用文件的有关版本；4、确保文件保持清晰、易于识别；5、确保外来文件得到识别，并控制其分发；6、防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。•定义•归口控制部门（人）1、行政人力部王琛负责质量文件的发布、发放、存档等总归口控制。2、各部门经理助理或文员负责本部门的相关文件的编制和使用保管。3、各部门负责人为本部门质量工作第一责任人，负有指导、督促、配合等职责。概念管理标准---对公司标准化领域中需协调统一的管理事项所制定规范性文件。一个人不需要标准标准=正确的过程+正确的结果标准是一种特殊的文件包括：范围、引用标准（文件）、定义、职责、管理内容、记录•管理标准科学性、适用性要求•组织到墙；•职责到底；•流程到边；•控制到点让不参与标准编写的人员都能看懂标准，清楚如何执行•文件控制和管理的要求•1、文件的结构层次、文件的分类2、文件的编写、文件的审核与批准要求3、文件与记录的标识、文件与记录的编号4、文件与记录的检索要求、记录的保存期限规定5、文件的分发与回收管理要求6、文件的版本控制与变更管理要求7、外来文件的管理要求8、作废文件的管理要求等•受控文件和非受控文件的定义：•受控文件：受控文件是“非受控文件”的对称。•凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：公司经营方针目标、程序文件、各种规章制度等。•非受控文件：•非受控文件是“受控文件”的对称。•凡是不存在修改和换版的文件都是非受控文件。这些文件一般情况下都是一次性使用，而且使用的时间较短，并在使用过程中不用修改和换版。如：审核计划、停电通知等。文件控制两个批准●文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；●必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；四个确保●确保文件的更改和现行修订状态得到识别；●确保在使用处可获得有效版本的适用文件；●确保文件保持清晰、易于识别；●确保外来文件得到识别，并控制其分发；一个防止防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。•天津滨海旺辉工程咨询有限公司•••体现文件控制程序••文件编号：QP4.2-01编制：••版本：G审核：••分发号：批准：•有效版本文件编号样例文件发布前得到批准更改单号修订状态生效日期09-14D2009.7.2211-15E2011.11.18文件修改状态纪录状态得到识别样例◆文件的编制与批准●公司制订的管理性、技术性文件由相关部门编写。文件发布前由编写部门填写文件审批单，经部门经理审核后，报总经理批准后实施。●对于国家法律法规、行业管理部门指导文件等,作为外来文件进行管理。（外来文件审批，并识别其适用性）◆文件的发布和使用●文件由人力行政部统一发放，发放时应标明唯一的分发号。●原稿纸版文件保存在人力行政部，公司各部门以电子格式下发。文件发放到相关部门时应填写“文件发放、回收登记表”，由接收人签收并登记。●外来文件由各部门相关责任人负责接收后统一上传人力行政部进行文件识别，登记“外来文件清单”，经总经理审批后，转入相关部门执行；●各部门质量人员应将公司发放的文件和资料，及时登记入“有效文件清单”，以掌握有效版本使用，人力资源部负责登记整个公司的“有效文件清单”，对文件每年至少清查一次，并注明其有效状态。●各部门质量人员应对质量文件资料妥善保管和使用，严防丢失误删。◆必要时对文件评审与更新●文件在实施中如需要修改或更新，必须进行评审，由原制订部门负责更改，原审批部门负责审批。若由其它部门审批时，须获得原审批部门的有关背景资料。●文件更改时，由申请部门填写“文件更改申请单”，表明更改的内容。●文件的更改经审批后，同原文件发放范围一致发放，同时收回原文件并做好收、发记录，填写“文件发放、回收登记表”。●确保文件的更改和现行修订状态得到识别。◆防止作废、失效文件的非预期使用●作废文件由人力行政部及时回收并做好记录，确保防止误用。文件进行作废处理时，填写“文件销毁记录单”，经总经理批准后予以销毁，并做好登记。●如因法规或积累知识需保留的作废文件，由部门负责人上报人力行政部，标明“作废留存”，并分开保存。◆文件的借阅●本公司相关人员可向人力行政部借阅管理性或技术性文件和资料。涉及公司机密文件不得外借，顾客借阅文件，须经总经理批准。●借阅文件须填写“文件借阅、复制登记表”。23编制审批首版文件发放签收使用更改评审审批N版发布作废回收文件控制流程分发号N版文件作废无效文件有效文件清单文件审批表24外来文件控制流程收集识别确认发放签收使用获取新版本确认旧版回收适用的外来文件外来文件清单外来文件新版本作废（无效）版本◆文件的分类●管理性文件：管理制度、管理规定、工作流程、各种记录。●技术性文件：各部门工作流程、作业指导书、操作规定、技术标准……。●外来文件：指国际标准、国家标准、行业标准等从外部获取的文件、资料……。◆文件的编号●管理性文件：GL/××-□□●技术性文件：JS/××-□□××----文件编制部门(“GS”--表示公司“XS”表示销售部，“FW”表示服务部“PJ”表示配件部……)□□----表示该部门文件的顺序号。例：整车销售管理规定GL/XS-01●外来文件沿用原编号（如：……）。●其它文件由各职能部门自行编号，报人力行政部备案。•新文件发行：•A）经相关人员审核•B）交文控受控发行•C）电子文档发送给文控•D）登录部门文件清单•受控文件的修改：•A）文件更改申请单；•B）各相关人员审核；•C）文件分发回收记录；•D）作废文件的处理。……业务部门：◆………………………….管理规定◆企业传播指导方针◆新客户的客户联系流程◆顾客抱怨（投诉）处理工作流程举例人力资源：◆各级人员岗位职能描述、绩效体系◆员工内、外部培训管理规定(培训、计划记录)◆新进员工培训管理规定◆HR目标体系文件课间休息•记录：是一种特殊文件。•表现在：当记录尚未填写时，一张空白表格，仍属于文件；一旦填写完成了就起到了提供所完成活动的证据的作用，这是就转变为记录。•记录可以是表格、图表、报表等不同表现形式，也可以是照片、电子媒体等不同媒介形式。有效文件清单部门：序号文件编号文件名称备注序号文件编号文件名称备注1***************制度2***************规定有效文件清单部门：业务部文件记录35记录控制标识贮存检索保存期限处置每种记录表格有唯一的名称和编号环境条件：防蛀虫、防潮、防损坏、防丢失易查找，包括对编目、归档和查阅的要求根据产品特点，法规要求及项目要求决定保存期过期记录的销毁需登记、批准记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件•质量记录•编号———根据年/月/日数量的多少•填写要求———清晰、涂改要签章、禁红铅笔等•保存期限按《质量记录清单》•按量月/年装订成册，标识清楚，妥善保存•保存到期的记录销毁———文件处置申请单•质量记录的借阅———文件借阅申请单1、文件发放、回收登记表2、文件更改申请单3、文件（记录）销毁记录单4、文件借阅、复制登记表5、有效文件清单6、外来文件清单7、文件审批表8、质量记录清单9、………………涉及记录文件名称*********制度文件编号****编制部门****业务部门版本A审核人意见审核人：年月日批准人意见批准人：年月日审批文件发放范围文件发布实施时间备注文件审批表序号文件编号文件名称备注1*************制度2******有效文件清单部门：****业务部门序号文件名称章节编码条款号修改内容摘要修改人修改日期批准人文件更改申请单序号文件名称文件编号版本号使用部门外来文件清单序号记录名称记录编号保存期限保存部门1文件审批表XS/ZJ-01-103年文件借阅、复制登记表•••••••••••文件发放、回收登记表••••时间文件名称编号版本借/复份数签名归还时间备注序号文件名称文件编号版次分发号发放记录回收记录备注签收日期数量签收日期数量文件（记录）销毁记录单文件名称文件编号版次保管部门保管者保存期限销毁理由销毁内容销毁日期销毁者申请人部门负责人总经理质量记录清单•无人审批文件不接收，副本文件不能再复印。•各部门文件管理人员调职、离职或请假时须提前把文件交接清楚，并做好交接手续（根据该部门最新的“文件清单”）。•公司所有新发放/更改的文件统一由文控负责编号，部门不得私自编号。•所有须受控的文件必须经过文控下发，部门不得私自发放。•部门新制定的受控文件，须将电子档提交文控处，由文控统一格式、编号，受控分发。•部门文件管理员除其原有职责外，还须负责部门文件的接收、归档、建立目录、日常维护等工作。注意事项•介绍公文种类及适用范围•公文按文种分为：决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、令、函等。•公司公文按文件性质分为管理制度类、通知通报类及请示报告类三大类，按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。◆上行文：指下级向上级请示报告工作、反映问题所用的公文，文种有“请示、报告”，请示与报告要严格分开，公文标题不得出现“请示报告”。•请示---用于下级向上级请示某项工作，明确某项政策界限，审核批准某事项。请示应一文一事，不得多头、越级主送。报告---用于下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问。•◆下行文：指上级部门向下级部门下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。•◆平行文：指没有行政隶属关系或职能管理关系的各部门用于联系业务往来活动的知照性文件，文种有“工作联络书、函”等。谢谢大家44