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1敏惠醫護管理專科學校公文製作要領靜宜大學副教授楊正寬民國99年1月26日2壹、前言貳、公文定義參、公文要件肆、公文要求伍、公文類別陸、公文結構與作法柒、公文用語捌、簽與函稿撰擬玖、公文製作要領拾、結語壹、前言有關公文製作之書寫格式，行政院業於93年6月29日以院臺密字第0930086517函知各單位據為辦理，其修正「事務管理手冊」文書處理部分規定，並自中華民國94年1月1日起開始使用，依該函文第二項「文書製作應採由左至右之橫行格式」規定書寫，因公文乃是機關相互間，或個人與機關相互間，為針對特定事件之特定目的所製作，具有特定格式之文書。4◎廣義:公文程式條例第一條「稱公文者，謂處理公務之文書。」◎狹義:刑法第十條「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」◎敏惠:本規則所稱之公文，係指有關公務之收文、發文及歸檔。貳、公文定義5一、公文效力要件，其須具備：（一）實質要件：必須有具體之主張或一定目的，否則易滋對方疑義或置之不理，重視信、達、雅。（二）形式要件：公文負責人必須有負責之表示，如其無負責之表示，即為不完備，或不發生效力，重視用語、格式、文書管理。二、公文內涵要件，其須具備：（一）必須是處理公務之文書。（二）必須有一方是機關。（三）必須符合一定程式。（四）必須注重行文系統。參、公文要件6行文系統校長教務處學務處總務處人事室會計室技術合作處軍訓室夜間部圖書館課務組註冊組綜合業務組招生中心7一、簡─化繁為簡、整齊劃一，使公文結構、程式、文字皆趨於簡單明瞭，以求撰擬、繕印、閱讀均可節省時間及精力。二、淺─用語通達、不用奇字，以求淺顯易懂，使公文所表達之意思，能為一般社會大眾普遍瞭解。三、明─敘事清晰，不用隱語、誇張、諷刺語句，以求條理分明，澈底擺脫陳舊落伍之程式用語，使公文充分發揮意見溝通，達成處理公務之功能。四、確─主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確，不模稜兩可、似是而非，以建立處理公務之責任觀念，進而提升有效率化之行政效能。五、信、達、雅肆、公文要求8公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等伍、公文類別9一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。四、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：（一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。（二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。（三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。（四）民眾與機關間之申請或答復時。五、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼在機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如要他機關處理者，得另行檢送。10六、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：（一）書函：1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為六、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：（一）書函：1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。（二）開會通知單：召集會議時使用。（三）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成二份，並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。（二）開會通知單：召集會議時使用。（三）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成二份，並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。11（四）手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。（五）簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。（六）報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等，或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。（七）箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時用。（八）聘書：聘用人員時使用。（九）證明書：對人、事、物之證明時使用。（十）證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。12（十一）契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。（十二）提案：對會議提出報告或討論事項時用。（十三）紀錄：記錄會議經過、決議或結論時用。（十四）節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。（十五）說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。（十六）定型化表單。13陸、公文結構與作法行政機關之一般公文以「函」為主，製作要領如下：1.文字敘述應儘量明白曉暢，詞意清晰，以符合公文程式條例第八條規定「簡、淺、明、確」之要求。2.文句應正確使用標點符號。3.文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。4.應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可詞句。5.應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重語詞。6.函之結構採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。14主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。15各段規格：（1）每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。（2）「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。（3）「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。（4）「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。16檔號：保存年限：敏惠醫護管理專科學校函（稿）地址：台南縣柳營鄉中山東路二段1116號承辦人：電話：傳真：受文者：發文日期：中華民國年月日發文字號：字第號速別：密等及解密條件或保密期限：普通附件：主旨：說明：正本：副本：校長陳○○---------------------------------------------會辦單位：第1層決行承辦單位會辦單位決行17公文函稿製作要領(敏惠版)一、函：函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式。案情簡單可用「主旨」一段完成。「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。二、書函：通知、聯繫、查詢等事項行文或答覆簡單案情均可使用。三、簽先簽後稿：有關政策性或重大興革案件，或擬提會商討論之案件。以稿代簽：一般案情簡單或例行處理之案件，以稿代簽一次完成。簽稿併陳：案情特殊須加說明之案件，或須限時辦理未能先行請示之案件。四、公告：結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」三段。可用「主旨」一段完成者，「依據」及「公告事項」則可省略。18（一）簽的方法：1、先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。（1）制定、訂定、修正、廢止法令案件。（2）有關政策性或重大興革案件。（3）牽涉較廣，會商未獲結論案件。（4）擬提決策會議討論案件。（5）重要人事案件。（6）其他性質重要必須先行簽請核定案件。192、簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條例式簽擬。（1）文稿內容須另為說明，或對以往處理情形須酌加析述之案件。（2）依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。（3）須限時辦發不及先行請示之案。3、以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。4、存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。20簽稿擬辦方法：制式簽：先簽後稿/要分段便條簽：限紙本/A5/可條列空白處簽：限紙本/簡短電子公文簽：依電子公文格式21檔號：保存年限：簽於年月日主旨：說明：------------------------------------------------會辦單位：第1層決行承辦單位會辦單位決行22公告作法（一）公告一律使用通俗，簡淺易懂文字製作，絕對避免使用艱深費解詞彙。（二）公告文字必須加註標點符號。（三）公告內容應簡明扼要，非必要者如機關來文、日期、文號與會商研議過程等，不必在其內層層套用敘述。（四）公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成二段、三段。23（五）公告分段要領1.「主旨」應扼要敘述，公告之目的與要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。2.「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期字號。有二項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列低格書寫。3.「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另列低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。24（六）公告登載時，得用較大字體簡明標示公告目的，不署機關首長職稱、姓名。（七）一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。（八）公告除登載在機關電子公布欄者外，張貼在機關公布欄時，必須蓋用機關印信，在公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。25其他公文作法（一）書函用在需要進一步溝通協調或簡單通知之位絕案件，其結構及文字用語比照「函」之規定。（二）定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。26製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定（一）分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、(一)(二)(三)１、２、３、(１)(２)(３)（二）內文：(１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。(２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。27柒、公文用語一、期望及目的用語：對上級機關用：請鑒核、請鑒察、請核示、請核轉、請備查、請釋示、復請鑒核。對平行機關用：請查照、請查照辦理、請查照見復、請查照轉告、請同意見復、請查明見復、請惠允見復。對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。28二、准駁語：准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。29三、直接稱謂用語：（一）有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。（二）對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。（三）對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。（四）機關（或首長）對屬員稱「台端」。（五）機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。（六）行文數機關或單位時，如在文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。30四、間接稱謂用語：（一）對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。（二）對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。31五、引述語：＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。＊准：引敘平行機關或首長公文時用。＊據：引敘下級機關