公文基础知识及常用公文写作的具体要求

1公文基础知识及常用公文写作的具体要求第一部分公文的有关基础知识1、关于公文的概念（即什么是公文）公文的全称叫公务文书，它是行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。2、关于公文的种类（具体类型）公文有广义与狭义之分。狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。现在，党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关明确规定的上述文种合计为27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。一般说主要有综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、规章制度（如章程、细则、制度、守则）等8个应用公文文种。3、关于公文的分类2公文分类的方式很多，一般可按以下五个方面进行分类：（1）按公文的性质分类公文有党内公文、行政公文、社会团体公文及各企事业单位公文等。（2）按公文的来源分类公文可分收文和发文两类。收文是其他单位发到本单位来的文件。如上级单位发来的指示、通知；下级机关报送的报告、请示等。发文是由本机关制发的文件。一部分是发送给需要用它进行工作联系的其他单位，一部分是下发给本单位内部使用的文件。（3）按公文的行文方向分类公文可分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级单位向它所隶属的上级领导单位发送的文件，如请示、报告等。下行文是指领导单位对下属单位的发文，例如指示、决定、决议、通报等。平行文是指同级单位或不相隶属的单位（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的来往文件，如公函。（4）按公文发送与处理的时间要求分类有特急件、急件、平件三类。特急件指内容特别紧急，必须随时优先迅速传递处理的文件。急件指内容紧急，必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件。平件指无特殊的时间要求，可按工作常规传递内容的文件。（5）按公文内容的机密程度分类公文可分为绝密公文、机密公文和普通公文。绝密公文指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。机密公文是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受严重损害的公文。秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。划分秘密等级要准确，划分过宽，容易失密；划分过严，会妨碍工作的开展。4、关于公文的作用（主要用途）（1）颁布法规《国家行政机关公文处理办法》总则第二条在概述公文的作用3时，强调公文“是依法行政和进行公务活动的重要工具”。《中国共产党机关公文处理条例》也有类似的表述。对于行政公文来说，大到国家的宪法及刑法、民法、诉讼法等各种法律，小到办理某一具体事务的规定、办法，在制定出来后，都要通过行政公文予以颁布实施。对于党的公文来说，条例、规定等就是用来发布党内规章制度和行为规范的公文文种。行政法规一经发布，任何人都不得违反。党的规章制度和行为规范，则对党组织的所有成员都有约束作用。现在，我们国家正在努力进行完善的法制建设，在人民群众中也在开展深入的普法教育，公文在这方面的作用正在日益强化。（2）指挥管理党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。这些公文一经下发，下级机关必须执行。大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作有秩序的开展，都跟公文的指挥管理作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。因此，我们应该意识到，相当多的公文的起草、定稿过程，实质上就是管理工作的实施过程。（3）交流信息公文还有一个重要的作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公报、通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。（4）宣传教育决议、公报、公告、通报、会议纪要等文体，还有着很明显的宣传教育作用。针对现实生活中普遍存在的某一问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道自己应该做什么、怎样做。例如“文革”结束之后，党内以及全国对于如何认识和评价“文革”意见不能统一，思想相对陷入混乱的时候，党中央及时发布了重要文件《关于建国以4来党的若干历史问题的决议》，通过大量的事实分析和严密论证，澄清了模糊认识，使全党和全国的政治思想很快走向统一。（5）商洽协调很多工作，单凭一个单位很难顺利完成，往往需要相关单位给以配合、帮助。这样，地区与地区、单位与单位、团体与团体之间，就需要加强联系，互相协商，互相帮助，协调工作。公文实现这一功能的主要文种是“函”，它可以在没有隶属关系的机关之间起到沟通、协调的作用，使各个机关形成一个有机的整体，协同处理、协作完成某项公务。（6）凭证依据公文还有明显的凭证和依据作用。上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。在日常工作中常会遇到这样的情况：对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要，马上即可获得清晰可靠的材料。这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。第二阶段公文的结构1、关于公文的正件公文的基本格式一般包括：标题、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。（1）标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《集团公司关于表彰2008年度优秀工作者的通知》这一文件标题中，“集团公司”是发文机关，“关于表彰2008年度优秀工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。5（2）受文单位。公文的受文单位分主送单位和抄报、抄送单位三种。主送单位就是公文的接受者、主办者，负责贯彻或研究答复公文内容的单位。主送单位名称在标题下一行顶格写，后面加冒号。需要同时上报的单位称抄报单位，需要同时送达的平行不相隶属或下级单位称抄送单位。抄报、抄送单位名称写在公文末页下端，通常用两条横线上下隔开。（3）正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。共分为三个部分：第一部分是开头，称引剧部分，简要说明发文的原因和依据；第二部分是主体，是公文的主体部分，要求重点突出，条理清楚；第三部分是结语，扼要提出要求和希望。一般根据上行、下行、平行的不同文种，采用不用的结语。如“是否妥当，请予批示”、“此令”、“特此函复”等。（4）主题词。公文的主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。它具有两重性特点，一是“主题性”，即它主要是表现公文主题的核心内容，但又不完全是为了表现主题的核心内容；二是“技术性”因为主题词的另一个作用是为了便于文件信息在计算机中的输入、储存和检索。主题词的位置在文件尾部横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，用醒目的黑体字标出，不用标点符号。（5）附件。这是指附属于正文的文字材料或文件。它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。附件是附在正件之后的。一般在附件的正文前另起一行写上“附件”二字。（6）发文机关、发文日期。发文机关写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。印有文件版头的公文发文单位可以不写，只在发文日期中间加盖公章，作为发文机关对公文生效的凭证。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导6人签发的日期为准。（7）文件版头、发文字号。正式公文一般都有版头，标明是哪个单位的公文。版头以大红套字印上“××××××文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。一般包括单位代字、年号、顺序号。如：“国发[2009]5号”，代表的是国务院2009年第5号发文。“国发”是国务院的代字，“[2009]”是年号，（年号要使用方括号“[]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。（8）机密等级、紧急程度。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。紧急程度是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。2、关于公文的书写要求公文书写，一律从左至右横排、横写。标明公文条款所用的数字，条与条、款与款的序数用字，前后要一致。公文的书写、打字、印刷必须清楚，校对准确，不得错漏。发现错漏，必须及时更正。起草、修改、审核、签发公文，一律使用钢笔或毛笔，不要使用铅笔和圆珠笔，也不能用复写纸，以防止字迹褪变，不利于归档保存和今后的查阅。第三阶段几种常用公文的写作要求1、通知（1）简述通知的概念通知，是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属7机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员的公文。在日常公务活动中，通知主要是下行文，但在同级机关、不相隶属机关间也可以作平行文使用，是一种比较灵活而适用范围较行政机关公文写作广、使用频率较高的文种。通知具有沟通上下、联系左右、传达知照的作用。统一全局步调，指导基层工作。下级机关上报的公文中，需要上级出面支持和广泛协调的问题，或者下级机关提出的问题带有普遍意义，需要在全局范围内引起重视或仿效的，由上级机关经过认真研究、作出决策，就上升为本机关的施政内容，从而使通知成为指导全局工作的执行依据。由领导机关主持召开的重要会议所形成的公文，以及该机关领导人在会议上所作的重要讲话或领导人撰写的重要公文，需要扩