公文处理

机关公文处理讲述概要一、公文的概念二、公文行文规则三、公文文面格式四、收文办理五、发文办理六、常见错误一、公文的概念定义：公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。一、公文的概念公文的特点第一、公文的制作者是依法成立的组织。第二、公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。第三、公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。一、公文的概念公文处理的法规依据党的机关公文处理：《中国共产党机关公文处理条例》（经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发）。行政机关公文处理：《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》（国务院国发【2000】23号文，2000年8月24日印发，自2001年1月21日起施行）军队机关公文处理：《军队机关公文处理条例》（经中央军委批准，自2006年1月1日起施行）。一、公文的概念公文的种类及适用范围根据消防部队的特点，总队制定了《福建省公安消防总队机关公文处理实施细则》，明确规定了13类公文文种及适用范围。命令、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、通令、指示。二、公文行文规则行文规则的含义：行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。机关之间的工作关系第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。二、公文行文规则根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。《国家行政机关公文处理办法》第13条、第14条指出：“行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”二、公文行文规则（一）按机关隶属关系和职责范围行文的规则受双重领导的机关的行文，《办法》第二十三条规定：“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”二、公文行文规则（二）授权行文的规则（三）联合行文的规则（四）一般情况下不越级行文的规则（五）不越权行文的规则（六）“请示”不直接报送领导者个人的规则二、公文行文规则（七）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则（八）“报告”中不得夹带请示事项的规则（九）公文由文秘机构统一处理的规则三、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。党政机关通用公文的文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成。公文要素发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明成文日期和印章附注主题词抄送机关印发机关印发日期密级序号四、收文办理收文办理，是机关文秘部门的重要工作之一，主要指收到送达本机关文件后，机关内部组织实施文件运作的全过程。主要包括：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、销毁等11个环节。四、收文办理（一）签收指收到文件后收件人在对方文件投递单（或传真接收单）或送文簿上签字，以示收到。签收一般包括拆封、清点、分类三个环节。四、收文办理（二）登记就是收到应登记的文件，对文件来源、存在、去向、密级，缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况的记录，是来文的“户口簿”。四、收文办理（三）分发即分送，就是对收到的各类文件、材料、资料按照一定范围和运行办法送给有关领导和承办部门。分送办法主要有直接分送和机要人员传递两种。分送件主要是办件、阅件和简报。分发原则是准确及时、主次分明、手续齐全。四、收文办理（四）拟办就是对需要办理的文件，提出初步办理意见，以供领导同志或部门负责人审定。拟办意见力求准确、及时、简洁。四、收文办理（五）批办指机关领导同志或负责人就某一文件的拟办或承办处理意见所批示的原则性意见。批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明承办部门或具体承办人。四、收文办理（六）承办指有关部门或人员根据领导的批办意见，结合本部门的实际情况，具体处理公文的工作。一般公文要求在15日内办结。四、收文办理（七）催办指对需要办复的文件，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误。四、收文办理（八）查办是催办工作的继续和深入。查办的目的就是对承办部门或承办人办文拖拉、落实领导批示不力，反馈信息迟缓，屡催不办的情况进行督查。五、发文办理发文办理主要包括拟稿、核稿、签发、核发、登记、印制、发文等程序。五、发文办理（一）草拟公文要认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。要认真领会机关领导的意图。要正确使用文种。引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。五、发文办理（二）公文审核公文送负责人签发前，需经文秘部门进行审核。负责核稿的人员，必须依据《公文处理办法》和《细则》，及时审核，严格把关。审核的重点是：行文、政策、格式、文字。五、发文办理（三）公文签发以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原则上不予受理签发。五、发文办理（四）公文复核、登记公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。目的是为了防止遗漏和疏乎大意，确保成文的质量。发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。发文登记也是公文复核工作的有益补充。五、发文办理（五）发文的用印机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，才能产生相应的效力。五、发文办理（六）发文的分送分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。一般可分为内送和外送两部分。内送是由秘书人员直接分送给机关领导和有关部门；外送是由机要通信人员送出。六、常见错误（一）文种不明公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。例：《贯彻省领导重要批示精神，进一步加强消防工作和消防部队建设》《上报组建“福建省地震应急救援队”的可行性报告》六、常见错误改：《福建省公安消防总队关于贯彻省领导重要批示精神进一步加强消防工作和消防部队建设的通知》《福建省公安消防总队关于组建福建省地震应急救援队的请示》六、常见错误（二）生造文种一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，例如“关于×××的请示报告”；另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。六、常见错误规章制度类文书以“印发”形式行文。如《××支队关于印发〈××支队公文处理规则〉的通知》。事务文书以“转发”或“批转”的形式行文。如《××支队关于转发总队2009年工作要点的通知》。六、常见错误（三）错用文种1.把“请示”误为“报告”。例如《关于××消防站评估立项的报告》。2.滥用“通知”。即把本该用“决定”、“通报”的误为“通知”。3.滥用“请示”。4.“批复”误用为“通知”或“函”。5.“函”误用为“批复”。6.误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。六、常见错误（四）越级行文“一般不得越级请示和报告”。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关。（五）格式不全如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等六、常见错误(六)发文字号混乱发文字号应当包括发文机关（单位）代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。六、常见错误（七）标题不准确公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号标题不能超过了50字长标题的排布要合理美观，做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。六、常见错误（八）主送单位不规范主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起；若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格；各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号；若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。六、常见错误（九）抄送单位不规范抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同。各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，须统一改为“抄送”。六、常见错误（十）成文日期不规范最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“〇”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。六、常见错误（十一）序号、数字、计量单位不规范公文中的序号按规定分四个层次“一”、“（一）”、“1．”、“（1）”公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。谢谢大家