公文处理与办公室日常管理

公文处理与办公室日常管理中国人民大学信息资源管理学院王英玮教授第一讲企业办公室人员岗位定位及其处事规则一、办公室人员角色认知（一）办公室人员角色定位（二）办公室工作对人员的要求（三）办公室人员现代服务新理念（一）办公室人员角色定位1.角色一：下属办公室人员是高（中）层经理、经营者的下属，这就意味着你是“经营者的替身”。2.角色二：同事办公室人员与其他部门的员工之间，是同事关系，需要相互支持和协作。3.角色三：上司办公室领导相对于下属而言，是上司，也是领导者、教练、管理者。4.角色四：挂名首脑和谈判者对外，办公室人员是部门开展业务，以公司名义与客户打交道的任务承担者。（二）办公室工作对人员的要求自然人职业人短暂的激情持续的热情封闭开放随意标准化应付尽力抵触自愿拖拉迅速放任有效（二）办公室工作对人员的要求自我管理:我是谁？我要去哪里？我如何去？1.观念管理◇我为什么工作？目标？价值观？2.态度管理◇我为谁工作创业心态,就业心态3.行为管理◇我应该怎样工作？学习力？执行力？一个人职业发展的过程就是自我管理不断优化的过程,是提高自控力的过程,是和不良习惯做斗争的过程（二）办公室工作对人员的要求几点提示：1.调整好自己的观念和态度两种人的幸运:（1）能够选择自己所喜欢的。（2）能够喜欢自己所选择的。◇大多数人想改变世界，却很少有人想改变自己！（二）办公室工作对人员的要求2.关注目标，更应关注过程我们要成功后才快乐呢，还是快乐的去追求成功？3.要有自信我们被别人认可的才能只是冰山一角，没有争取成功的意愿，克服困难的决心，就不会使自己的天赋浮现。4.位置在上时，要看得起位置不如你的人；位置在下时，要看得起自己！（二）办公室工作对人员的要求5.行动:一个人如果总选择不动,就必然会有人来动你！6.学习:读书,读事,读人。一个人离开学校后最应该做的事。今天对自己多一些刻薄和残忍,明天你就会得到更多的认可和宽容。7.笨的概念：总重复同样的行为却希望获得不一样的结果！我们一直在努力!我们每天在进步!（三）办公室人员现代服务新理念1.赢服务者赢天下2.不断补充我们的知识（1）千万别让那些整天躺在沙发上无所事是的人，告诉你生活是多么的无奈!（2）你若青涩还能成长,你若成熟便将腐烂。3.了解时间管理的重要性紧急且重要、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。第一讲企业办公室人员岗位定位及其处事规则二、企业办公室人员处事规则（一）基本规则（二）实用规则（一）基本规则一、要有“恐慌感”，做到“四个博”：“博览群书”、“博闻强记”、“博采众长”、“博学多才”。二、必须围着领导转，围绕事务干，从属于领导，服务于工作。“当领导者交给你一个难题的时候，你不能说没有办法，而要说：我试试看。”三、要有绿叶精神，无私奉献，淡泊名利，不计较个人得失。“权位只是脚下的台阶，不是一个人真正的高度；荣耀只是脸上的脂粉，不是一个人真正的肤色。”（一）基本规则四、要有一种强烈的自警、自励、自重、自省的精神。“一个人最大的敌人不是别人而是自己，一个人最大的悲剧不是被别人打倒，而是自己把自己打倒。”（二）实用规则第一条，要观察办公室各个势力群体，然后向强势的群体靠拢，只要和他们同一阵线了才会得到他们的保护和关照。第二条，遇到他们在说人是非的时候，只做一个聆听者，千万不要发表任何意见，在办公室得罪任何一个人都不好。第三条，做人不要太低调也不要太高调，低调被人欺，高调被人搞，要掌握好平衡点。第四条，如果在办公室是个普通员工，请把你的原则丢掉，等你当了主管以上职位的时候再捡回来。一、公文处理的一般要求二、公文种类三、公文格式四、行文规则五、发文办理六、收文办理七、公文归档八、公文管理第二讲公司公文处理一、公文处理的一般要求1.公文是公司在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司管理和进行公务活动的重要工具。2.公文处理必须严格执行《中华人民共和国保密法》和集团公司的保密工作制度的有关规定，确保国家秘密、公司商业秘密的安全。坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。一、公文处理的一般要求3.公司综合部（办公室）负责公司文书处理工作的管理，并履行对各经营公司文书处理工作的指导、监督、检查职能。4.公司各部（室）需对外、对上级公司或者对外发布各类信息、各类稿件的，必须由公司综合部（办公室）审核，确认无误，报公司领导批准后以综合部（办公室）的名义发布。二、公文种类公司的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二、公文种类（一）决定适用于对重要事项或者公司长远规划、战略发展做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销公司有关单位（部门）不适当的决定事项。（二）通知适用于批转公司各单位（部门）公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求公司各单位（部门）办理和需要周知或者执行的事项，任免人员。二、公文种类（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（五）请示适用于向上级机关请求指示、批准。二、公文种类（六）批复适用于答复各单位（部门）的请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。请示报告下级向上级请求批准或指示时使用的公文下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答问题或报送文件、物件的公文向上级陈述要求、想法，请上级批准、指示或解决。“请示”上级必须给予回复向上级提供情况、建议，供上级部门决策、审议时参考。“报告”上级可以不答复事前完成，是对以后工作向上级提出要求和请示，请示不能事后行文、先斩后奏。通常是事后写作。“报告”是对以前工作、情况的总结、回顾“以上请示当否，请批复”、“以上请求可否，请指示”、“以上办法可否，请批示”等。应在附注处注明联系人的姓名和电话号码。结尾常用形式有：“以上报告，请审议”、“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”必须是“一文一事”，也不能多头主送、越级主送和下发。内容可以是面面俱到，也可以是专项内容，同时不得夹带请示事项。•“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。•作为上行文，应按请示类公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。•上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出明确答复或给予答复。•作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确意见的，下级机关可参照执行。•作为平行文，提出的意见供对方参考。三、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。三、公文格式（一）涉及国家秘密、公司商业秘密、内部注意事项的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。三、公文格式（四）发文字号应当包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。三、公文格式（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位（部门）负责人的签发日期为准。三、公文格式（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左到右横写、横排。三、公文格式◇公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。◇公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。四、行文规则•第一，根据隶属关系和职责范围行文；•第二，授权行文；•第三，行文由办公（综合）部门统一处理；•第四，公文一般情况下不直接报送领导者个人；•第五，非特殊情况不得越级行文；•第六，同级单位可以联合行文；四、行文规则•第七，部门会签未经协商一致，不得各自行文；•第八，向下级或本系统的重要行文，应同时抄送发文单位的直接上级；•第九，受双重领导的单位向上级单位行文时，应写明主送和抄送单位；上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送其另一上级单位的原则；•第十，确有必要、注重效用的原则。四、行文规则（一）公司党委、公司对公司各经营公司、机关各部室可以直接行文。（二）公司党委、公司可以直接行文，也可以联合行文。（三）公司党委、公司对上行文一律由公司综合部门（如办公室等）以公司党委或公司名义发文。各单位（部门）需向国家和省级有关单位上行文，应将代拟稿先送公司综合部，由综合部按程序送审、签发。四、行文规则（四）公司及各单位（部门）向没有隶属关系单位发文一律用“函”商洽。◇部门之间一般不行文，必须行文的可采用便函。如属于部门机构的合并与分设、职责分工的确定与改变，员工的任免、奖惩等事项，也可以行文。（五）属于公司各单位（部门）职权范围内的事务，由各单位（部门）自行行文或联合行文。（六）联合行文应当明确主办单位（部门）。须经公司审批的事项，经公司同意也可以由各单位（部门）行文，文中应当注明经公司同意。四、行文规则（七）属于主管单位（部门）职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位（部门）处理。（八）单位（部门）之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司将责令纠正或撤销。（九）公司业务归口管理的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。四、行文规则（十）“请示”应当一文一事；一般只写一主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。（十一）“报告”不得夹带请示事项。（十二）公司各经营公司、机关各部室以本单位（部门）名义向公司领导报送的“请示”、“意见”和“报告”，须先报公司综合部，由公司综合部审核后报公司领导审批。★除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”（十三）行政出文不得对党群组织指示、布置工作。五、发文办理定义：发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。要求：1.公司外发、下行公文必须经公司总经理或常务副总经理审批签发，由综合部（办公室）负责打印、转报、下发。2.各单位需要以公司名义外发或下行文件的，由各单位自行拟稿，报总经理（执行总经理）或常务副总经理审批签发后方可交综合部（办公室）统一打印成文。3.公司下行公文由公司行政办按一定范围和文件要求统一发送或在公司内部网站上公布。各单位不得擅自在InternetExplorer或公司内部网站上公布各类公文。4.需要平行发文的，由各单位负责报批、打印、转发。具体要求为：平行公文须经公司分管领导审批签发后方可打印，打印后须在公司综合部（办公室）归档后方可转发。办公室或有关人员拟稿组织会商办公室或有关人员核稿公司领导签发办公室或有关人员校对办公室用印办公室登记、存档、分发五、发文