公文处理及写作培训2010年

吗公文处理及写作培训丽江供电局沈欣陵公文处理及写作培训——公务文书的含义和制发一、公务文书的含义和制发（一）公文的概念所谓公文，它是公务文书的简称，是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文处理及写作培训（二）公文拟写的步骤与方法1.明确发文主旨2.收集有关资料，进行调查研究3.拟出提纲，安排结构4.落笔起草、拟写正文5.反复检查、认真修改公文处理及写作培训二、公文的格式公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm公文从左侧装订，印装要规范。（一）公文用纸及印装格式公文处理及写作培训公文处理及写作培训（二）公文的眉首格式公文眉首又叫文头。按规定由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。公文处理及写作培训（二）公文的眉首格式公文处理及写作培训（二）公文的眉首格式1.发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件构成”，位于眉首上部，居中排列公文处理及写作培训（二）公文的眉首格式2.发文字号发文字号应该包括发文机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。发文字号用3号仿宋体字，居中排布；年号序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。例如：丽电办〔2010〕1号丽电生〔2010〕5号公文处理及写作培训（二）公文的眉首格式3.签发人上行文应当注明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字；签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。公文处理及写作培训（二）公文的眉首格式4.红色反线红色反线的作用在于把眉首部分和主体部门隔开。一般放在发文机关标识或发文字号之下。党的领导机关的专用公文眉首，还要在红色反线中间印一颗红五星。公文处理及写作培训公文的主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等（三）公文的主体格式（三）公文的主体格式公文处理及写作培训（三）公文的主体格式1.公文标题（1）按照《国家行政机关公文处理办法》和国务院办公厅规定，公文标题是由发文机关+事由+文种3个要素组成。对局属各部门（中心）发文而且不对外抄送时可以省略发文机关，其他情况不可省略。下面举几个例子：不规范的写法：《关于西洱河电厂设备隐患的报告》（云大电生〔2008〕1号）。规范写法：《大理供电局关于西洱河电厂设备隐患的报告》（云大电生〔2008〕1号）。公文处理及写作培训（三）公文的主体格式1.公文标题（2）公文标题中不能出现“关于对”字样，因为“关于”和“对”词性相同，词义相同或相近，在行文中不必重叠使用，且显得累赘。不规范写法《丽江供电局关于对×××同志任职的通知》（云丽电人〔2007〕×号）（3）公文标题中除了法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。不规范写法《怒江供电局关于220kV福贡变电站加装“BZT”装置的请示》（云电怒江〔2008〕3号）的标题中使用了引号。规范写法《怒江供电局关于220kV福贡变电站加装BZT装置的请示》（云电怒江〔2008〕3号）。不规范写法：《丽江供电局关于2010年“端午节”值班安排的通知》。规范写法：《丽江供电局关于2010年端午节值班安排的通知》。（三）公文的主体格式1.公文标题（三）公文的主体格式1.公文标题②出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号；某一部分需要注释或者说明时用括号，并紧跟规章名称后。规范写法：《关于印发〈云南电网公司重大财务事项报告制度（修订）〉的通知》。规范写法：《关于做好2008年度〈中国电力企业管理（综合版）〉杂志征订工作的通知》。（三）公文的主体格式1.公文标题③公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号。规范写法：《关于×××、×××职务任免的通知》。当标题中出现两个以上单位并列时，也可不用顿号，可在单位之间空格以示区别。（三）公文的主体格式1.公文标题（4）转发性公文的标题也经常出现问题，主要表现在：一是经常使用“关于”，二是标题不够精炼。拟写这类标题时，要注意尽量用简练的文字表述清楚转发文的内容，不一定将转发文标题全部罗列。例如：《中共云南省委云南省人民政府转发省委宣传部、省司法厅关于在全省公民中开展法制宣传教育的第五个五年规则的通知》一文，如果云南电网公司需转发此文，可提炼出该文的主题内容。规范写法：《转发省委宣传部、省司法厅关于在全省公民中开展法制宣传教育的第五个五年规则的通知》。（5）标题中不能同时出现两个文种。不规范写法：《×××供电局关于印发×××的意见的通知》。规范写法：《×××供电局关于印发×××的通知》。（三）公文的主体格式1.公文标题（6）在批复基层单位请示事项引用来文标题时，要先引用来文单位文件标题全文，后引来文字号。例如：来文单位的标题为《曲靖供电局关于更换220kV者海变电站微机防误闭锁装置的请示》，在批复时应表述为：“《曲靖供电局关于更换220kV者海变电站微机防误闭锁装置的请示》（曲电生〔2007〕65号）收悉”，不能表述为：“你局《关于更换220kV者海变电站微机防误闭锁装置的请示》收悉”。（三）公文的主体格式1.公文标题公文标题使用2号方正小标宋简体标识。（三）公文的主体格式1.公文标题（三）公文的主体格式2.主送机关主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。所有文件都必须有主送机关。主送机关应使用全程或规范化简称。（三）公文的主体格式3.正文正文是公文的核心部分。（1）正文字体格式正文使用3号仿宋体字，每页22行，每行28字，从左到右横写、横排。（三）公文的主体格式3.正文（2）正文结构层次要规范正文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。为突出重点，第一层可用黑体字，第二层可加黑。（三）公文的主体格式3.正文（3）引用要规范在公文中引用文件，应引用文件名称和发文字号，发文字号年份用六角括号“〔〕”括入。如：《关于贯彻落实全国人才工作会议精神的意见》（云电党〔2010〕88号）。在同一篇公文中第二次引用同一个文件时，可只写该文件的发文字号，不需用圆括号括起来。（二）公文的主体格式3.正文（4）计量单位、数值使用要规范下面将公文中常用的几个计量单位的规范和不规范写法做一下比较：不规范写法：SF6、228#、m2、Km。规范写法：SF6、#228、m2、km。数值或时间范围不规范写法：4-6%，12-17日，50－200万人口。规范写法：4%-6%，12日-17日，50万－200万人口。有直接连接或因果关系的，应使用“～”。如“220kV木乃河～墨江线路”。主送、抄送单位为云南电网公司所属各单位时，千伏应书写为“kV”。对市政府、县政府发文时，单位kV应写成千伏，其他以此类推。同一篇公文中计量单位一定要统一，不能一下用汉字，一下用国际标准计量单位。（三）公文的主体格式3.正文（三）公文的主体格式3.正文（5）时间表述要规范不规范写法：“去年”、“今年”、“明年”、“10年”等。规范写法：“去年”应表述为“2009年”，“今年”应表述为“2010年”，“明年”应表述为“2011年”，“10年”应表述为“2010年”。（二）公文的主体格式3.正文（6）使用简称时要使用规范化简称根据云南电网公司《关于印发公司各部门、单位规范名称和发文代字的通知》（云电办〔2010〕37号）。云南电网公司办公室简称为：公司办公室云南电网公司丽江供电局简称为：丽江供电局（三）公文的主体格式4.附件（1）附件在正文下空一行仿宋3号字，居左空2个字标注。（2）附件后应标全角冒号和名称，附件名称不加标点符号，文件字号要写全并用圆括号括起来。（三）公文的主体格式4.附件（3）附件标题如果超长或有两个以上附件，序号应左对齐“附件：”的冒号后。例如：附件：1．关于认真做好资产损失统计和保险管理工作的紧急通知（南方电网财〔2008〕19号）2．关于电网灾后恢复建设工程施工费用标准的批复（南方电网定额〔2008〕3号）3．贵州电网恢复建设工程施工单价测算表（三）公文的主体格式4.附件（4）附件应与公文正文一起装订，在创建附件时在附件左上角第1行用仿宋3号字居左顶格标识“附件：”；有几个附件时，在第1个附件左上角标识“附件1：”，第2个附件标识“附件2：”。（5）所创建的附件顺序和正文下标识的附件的顺序要一致。（三）公文的主体格式4.附件（6）如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。（三）公文的主体格式5.成文日期成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关签发人的签发日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。单一发文单位只有一个印章时，成文日期右空4字；有两个单位联合行文且有两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字（即居中排布）；有三个以上（不含3个）单位联合行文且有三个以上印章时，在最后一排印章之下右空2字标示成文日期。（二）公文的主体格式6.印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章盖在成文日期中上方，上不压正文，下骑年盖月。（二）公文的主体格式7.附注公文如有附注，应当加括号标注。附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标示在成文时间下方左侧。（四）版记格式1.主题词主题词主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。主题词的格式为：类别词+类属词+文种主题词一般为3—5个，不超过5个。当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择当前的词。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词后面，并在该词后面加“△”以示区别。（四）版记格式2.主题词印发份数应根据实际需要填写。一般情况下，因云南电网公司系统单位均可通过办公自动化系统进行公文流转，应尽量减少纸质公文印发数量，如需外送，则以实际打印出的纸质文件份数填写。三、公文种类依照公文行文关系可以分三类，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指本机关对上级机关的发文，如请示、报告等。下行文是指本机关对所属部门或单位的的发文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、会议纪要有时也可作为平行文。下面我们结合日常工作和大家交流以下几类文种：（一）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达、要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项应注意的问题，以及人员任免。通知的特点是一种下行文，功能作用、适用范围及内容含量的综合性。多数是在内部行文。（二）请示适用于向上级机关请求指示、批准。特点是一种上行文，必须一文一请示，不可将多项内容在同一文中请示。请示只对直接上级领导机关。写请示要掌握二个要领：第一，正文开头开见山，简明扼要陈述情况，阐述请示的理由和依据。第二，提出意见、要求，这是请示的根本目的。请示要注意的问题1.坚持一事一请示；2.在未获批准前，不得对下属单位发送；3.受双重领导的单位可采取主送和抄送的办法；4.不可越级请示；5.注意行文语气；6.结尾用仿宋三号字，居左空两个字根据请示的目的写上“请审示。”、“请予批准。”、“妥否，请批示”、“以上请示妥否，请批示。”妥否后只能用逗号，不需要用问号;7.必须加上附注。应在正文末（成文时间）空一行用3号仿宋体，居左空2个字加上附注，规范的写法是（联系人：×××，联系电话：×××××××），不需加“附注”两字，使用括号是为了表明不是正文内容。（三）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关