公文处理基本常识介绍(一)

公文处理基本常识介绍(一)总经理办公室二○○八年三月（一）公文的含义简单的讲，公文就是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。一、概述（一）公文的含义公文是现代应用文的一类。从我国各级政府及事业、企业、社会团体目前使用的公文来看，有规定公文和非规定公文。规定公文就是指2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中明文规定的13种通用公文，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；一、概述（一）公文的含义非规定公文，也称普通公文，就是虽然没有国家明文规定的文种、使用范围和行文要求，但是仍属于公文的范畴，而且长期广泛地作为处理公务的一种工具，这类公文主要包括调查报告，工作计划、规划、方案、安排、总结，述职报告、大事记以及办法、规定、细则、章程等，这些公文也有相对固定的文体格式。一、概述（一）公文的含义以上规定和非规定应用文是现代应用文的一大类。作为广泛应用于国家机关、企事业单位和社会团体进行全面管理和处理日常事务的一种有效工具，现代应用文还包括宣传应用文，例如消息、通讯、演讲稿等；还包括经济应用文，例如市场预测报告、经济活动分析报告、审计报告、统计报告、经济合同等；还包括诉讼应用文，例如民事、刑事诉讼书状等；一、概述（一）公文的含义还包括交际礼仪应用文，例如介绍信、邀请函、倡议书、贺信、欢迎词等；还包括日常应用文，例如求职书、推荐书、检讨书、讣告等；还包括科技应用文，例如科技论文、实验分析报告、设计报告等。一、概述（一）公文的含义作为规定公文，对于油田公司来说,对其有一个定义，就是指在油田的生产经营管理工作过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级有关指示，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。(股份公司和原油田公司公文处理规定)一、概述（一）公文的含义结合油田实际,公司的公文种类主要有九种,即：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，与国家办法规定的少了4种，即：命令（令）、公告、通告、议案。(我们今天讲的公文处理的一些基础知识，就是针对公司的规定公文讲的，也就是以上9种公文的一些处理方面的基础知识)一、概述（二）公文的特点一般来讲，公文具有以下5个方面的特点：第一，具有法定的作者。公文的作者是指依法设立、并能以自己的名义独立行使权利、承担相应义务的社会组织机构及其领导人。社会组织机构就是指党政机关、人民团体和企业、事业单位。（举例：领导人作为公文作者的例子）一、概述（二）公文的特点第二，具有法定的权威性和约束性。公文是发布者依据职权制发的，体现了制发或授权者的意图，在法定的时间和空间内对受文对象产生强制性影响。第三，具有很强的政治性和政策性。党和国家制定的路线、方针、政策，以公文的形式下达，党政机关、人民团体和企事业单位负有传达、贯彻、执行的责任。因此，各单位制发的公文必须符合党和国家的方针、政策，保证各项方针政策的贯彻执行。一、概述（二）公文的特点第四，具有很强的针对性和时效性。公文是为解决具体的现实问题而制发的，具有很强的针对性。这种实用性决定了公文的时效性，即制发公文应及时、提高效率、注重实效。公文的这种时效性的特点还体现在，一些公文随着现实问题的解决和工作的完成，其使命也随之完成，失去了现实效用。一、概述（二）公文的特点第五，具有规范的体例格式和特定的处理程序。为了维护公文的严肃性、权威性，提高公文运转效率，党和国家有关机关规定了统一的公文格式以及公文处理的程序和制度。各单位也结合实际，制定具体的公文处理规定，制发公文时应遵循这些规范和要求。一、概述（二）公文的特点从原油田公司来讲，具体的公文处理规定有《公文处理办法》、《公文格式标准》、《机关公文处理规定》、《电子文件系统运行管理实施细则》以及《文稿材料上数字用法的规定》等，这些制度对处理公文的程序、规范、标准等都有具体的要求。一、概述（三）公文的作用一般来讲，公文具有以下5个方面的作用：第一，指挥策令作用。各单位可以通过制发公文来部署工作，传达决策意图和要求，对下级单位的工作进行领导和指导。（举例：印发年度工作报告的通知等）一、概述（三）公文的作用第二，行为规范作用。用以规定人们行为规范的规定、办法、细则等规范性公文，一经发布，便成为一定范围内的行为规范，必须遵守和执行。第三，宣传教育作用。公文不但要传达决策意图、布置任务，还要分析形势、解释原因、说明情况，使受文对象统一思想、提高认识、明确目标，发挥主动性，提高积极性。一、概述（三）公文的作用第四，传递信息、联系公务的作用。单位之间可以用公文进行工作联系、沟通情况、交换意见和商洽公务。第五，凭证记载作用。公文是制发单位公务活动的真实记录，也是受文单位执行或者处理问题的依据。公文归档后即成为制发单位和收文单位工作的历史凭证，也是编史修志和查考的重要依据。一、概述（四）公文处理工作的主要内容公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。一、概述（四）公文处理工作的主要内容收文办理是指对收到公文的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办和查办等程序；发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，一般包括拟稿、会稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序；一、概述（四）公文处理工作的主要内容公文归档就是指公文办理完毕后按照档案管理的规定及时将公文定稿、正本及有关材料整理（立卷），确定保管期限并移交档案部门，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。一、概述（四）公文处理工作的主要内容公文管理包括收发、审核、用印以及撤销、废止，复制、清退等。公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式公文妥善保管。公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。一、概述（五）公文处理工作的主要依据一般来讲，各单位公文处理工作的依据主要有：1、有关的法律法规和行业标准。如《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）。一、概述（五）公文处理工作的主要依据一般来讲，各单位公文处理工作的依据主要有：2、上级单位有关公文处理的规定和要求。比如：《中国石油天然气股份有限公司公文处理暂行办法》等。一、概述（五）公文处理工作的主要依据一般来讲，各单位公文处理工作的依据主要有：3、本单位根据或参照上述规定，结合实际制定的公文处理规定。如：原油田公司公文处理办法、机关公文处理规定、公文格式标准等。一、概述（六）公文处理工作的目标、基本原则公文处理工作的目标就是实现规范化、制度化、科学化。规范化是指公文处理的每项程序、操作都要遵循一定的规则、方式和要求，办理结果要达到一定的标准和规格；制度化是指在规范化的基础上，将程序、规则、要求、标准等以规章制度的形式固定下来，并加以贯彻执行；一、概述（六）公文处理工作的目标、基本原则科学化是指公文处理的规范、制度应符合公文处理的规律和实际；同时，公文处理工作应当运用现代科学技术，采用现代化的办公手段，以提高公文处理的质量和效率。公文处理工作的基本原则是：实事求是、精简高效、集中统一；基本要求是及时、准确、安全、规范。一、概述（七）做好公文处理工作在组织领导和人员素质方面的要求1、各单位负责人应高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查，并模范遵守公文处理的有关规定和程序。2、各单位应明确公文处理管理部门主管本单位和指导下级单位公文处理工作，并设立文秘部门或者配备专职人员具体负责公文处理工作。3、公文处理人员应具备良好的政策和理论水平，熟知有关法律法规、业务知识和公文处理的有关规定，有强烈的责任感、大局观和保密意识，坚持原则、严谨细致、精益求精。一、概述（八）常用公文种类1、《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种；《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。二、公文的种类及适用范围（八）常用公文种类2、企事业单位可根据本单位的性质和工作特点，选择适用的公文种类。企事业单位常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等9种。二、公文的种类及适用范围（九）决定的适用范围及种类决定适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的种类主要有：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。二、公文的种类及适用范围（十）通知的适用范围及种类通知适用于转发上级部门和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；向所属单位发布规章制度，传达要求所属单位办理、遵守和有关单位需要周知或者共同执行的事项；机构设置，任免和聘任人员。通知的种类主要有：批转和转发通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。二、公文的种类及适用范围（十一）通报的适用范围及种类通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。通报的种类有：表彰通报、批评通报、情况通报等。二、公文的种类及适用范围（十二）报告的适用范围及种类报告适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，请求备案，答复上级部门的询问，汇报上级部门交办重要事项的处理结果。报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。二、公文的种类及适用范围（十三）请示的适用范围及种类请示适用于向上级部门请求指示、批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。请示的种类主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性的请示和请求指示性的请示。二、公文的种类及适用范围（十三）请示的适用范围及种类请示与报告的区别：1、行文功能不同。请示主要是请求批准、指示和解决问题；报告主则是汇报情况、反映问题等。2、处理方式不同。请示属办件，需要办理批复；报告属阅件，可不回复。3、时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。二、公文的种类及适用范围（十四）批复的适用范围及种类批复适用于答复下属单位的请示事项。（十五）函的适用范围及种类函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的种类主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项函。二、公文的种类及适用范围（十五）函的适用范围及种类函与便函的区别：函与便函的区分主要在于其行文效能上。函是公文种类之一，与其它公文种类一样具有制发单位权限决定的效力；而便函是一种应用更为广泛、灵活的文书信件，一般不具有指示、约束和规范的作用。二、公文的种类及适用范围（十六）意见的适用范围及种类意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见的种类主要有：直接指导型意见，该类意见常用于上级单位直接对重要问题发表意见，提出工作原则、工作要求，以指导下级单位的工作；批转执行型意见，该类意见一般是由主管某一方面工作的单位提出，因有关工作需要其他单位配合，需由上级单位批转或转发各有关方面执行；建议型意见，该类意见一般由下级单位对重要问题提出见解和建议，供上级单位和领导参考。。二、公文的种类及适用范围（十六）意见的适用范围及种类意见适用于对重