商务活动策划与组织

文秘专业主讲：张爱华商务活动策划与组织课程结构庆典类商务谈判社会公益商务活动新闻发布会记者招待会商务演讲商务差旅客服与管理危机管理概述内容纲要项目一：绪论部分项目一：商务活动概述什么是商务活动商务活动商务活动的类型商务活动的特点商务活动的效应本部分学习纲要商务活动的作用一、什么是商务活动2008北京奥运会、2012伦敦奥运、2016里约热内卢奥运会2010上海世博会、2012丽水世博会、2015米兰世博会2010广州亚运会、2011深圳大学生运动会、2014仁川亚运会G20峰会、六方会谈朝鲜炮轰韩国延平岛、美日韩联合军演广交会、旅游博览会、IPAD中国发布会以下活动哪些是商务活动？商务活动的概念商务的定义：1、商务是广义的概念，是指一切与买卖商品服务相关的商业事务。2、狭义的商务概念即指商业或贸易。3、商务活动，是指企业为实现生产经营目的而从事的各类有关资源、知识、信息交易等活动的总称。商务活动是指为达到一定商业目的而进行的各种活动的总和。如投资、收购、兼并、重组、贸易、合作、会议、培训、聚会、展览、营销、公关、广告、报告、庆典等。二、商务活动的主要模式类型商务活动模式类型建设型商务活动模式维系型商务活动模式防御型商务活动模式进攻型商务活动模式矫正型商务活动模式建设型商务活动：是组织为了开局面，采用宣传与交际相结合的方法，向公众主动介绍自己，给公众留下良好的第一印象，初步形成组织的社会关系网络。特征：适用于组织的开创阶段，采用高姿态的传播方式。表现形式：开业广告、庆典，新产品展销、新服务试用等。建设型商务活动大家来看以下活动开张典礼开业广告奠基典礼落成典礼提高知名度。工作的重点是宣传和交际，让公众知道自己，理解自己，接近自己，进而取得公众的信任和支持。要做好建设型公关活动，必须做到以下几点。１．要选择恰当的时机２．选择合适的地点３．宣传要掌握分寸４．要敢于创新某些西方航空公司明确宣布，凡乘坐本公司航班多少次以上者，公司可提供免费旅行一次。浙北大厦、大润发的会员证。国外的积分公司。国外厂商利用一些节日、纪念日的机会，向老客户赠送一些小礼品，举行一些活动，来加强感情、联络发展厂商与顾客之间的关系。日本东京的许多公司每天早晨总是派出几名公司职员，在街头向路人散发引有公司名称、地址、服务项目的香水纸巾，湖州第一次国际湖笔文化节，邀请了中央电视台的明星足球队来湖州踢足球。维系型商务活动模式：维系型公共关系是指社会组织用来巩固良好形象的商务活动模式。其目的是通过各种渠道和采用各种方式持续不断地向社会公众传递组织的各种信息，推动公众对组织的认识、理解，保持组织的良好形象，使公众在不知不觉中成为组织的顺意公众。适用于：组织平稳发展时期形式：“细水长流”、“潜移默化”的方式，“吹风”。方法：1、低调地通过各种传媒将组织信息传递给公众，总是保持在公众的记忆之中；2、开展各种优惠服务吸引公众再次合作。维系型商务活动硬维系软维系强化维系指那些“维系目的”明确，主客双方都能理解意图的维系活动软维系对象不象“硬维系”那样具体和明确,目的是让公众不淡忘组织.指在组织已有了一定的形象或相当好的公关形象时，为进一步巩固和发展既有形象，消除潜在危机而开展的公关活动。1988年一季度，甲型肝炎在全国突然蔓延，对饮食业造成了很大冲击，在流行期间，人们几乎不到外面饭馆就餐，北京很多饮食行业的营业额大幅度下降，可是北京有一家叫“成都酒家”，却根据顾客心理，采取一系列措施扭转了局面，他们改变过去的“餐具一次消毒法”为“双消毒法”，把过去只是冲洗、消毒，改为冲洗、消毒、再煮，然后把餐具扣过来，将水晾干，最后盖上消毒纱布。他们的这一举动引起北京新闻界的关注，电视台为此在成都酒家录了相，很多报纸做了报道。这家餐馆通过这种“主动姿态”，不仅制止了营业额下降，反而使经济效益提高了很多，又扩大了知名度。含义：是组织与公众发生冲突、与环境产生严重失调，其生存、发展面临阻力、危机时，组织以积极主动的姿态、以攻为守，改造环境、调整与公众的关系，创造新局面的一种公关模式。2、特征：主动性、进攻性3、形式：引导社会舆论，降低对抗情绪，减少磨擦冲突。进攻型商务活动模式进攻型商务活动是一种主动进取，争取公众，创造良好环境时采用的一种公关模式。这种模式的最大特点是“主动“，以一种进攻的姿态开展工作。适用于：组织在成长过程中需要拓展或与周边环境出现不协调时使用方法：1、主动改变与环境的依赖关系；2、积极创造新的环境；3、与周边环境变通协调等。防御型商务1、含义：是当组织的政策或行为出现了不适应公众的现象，或双方显露出磨擦苗子时，组织通过及时调整自己的政策和行为去适应公众，防御双方失调的公共关系模式。2、特征：洞察一切，见微知著；居安思危，防患未然；积极防御，加强疏导。防御型商务活动适用于组织与外部环境出现了不协调，或与公众的关系发生了某些摩擦苗头或出现潜在危机时为了控制公共关系失调的苗头，防患与未然，采取以防为主的策略，重视信息反馈，及时调整自身政策和行为，以适应环境的变动。防御与引导相结合强生公司泰诺药片中毒事件1982年秋季，在美国芝加哥地区，有7人因服用强生公司的主导产品“泰诺”胶囊而死。事件发生后，人心惶惶，公司营业陷于停顿。面对紧急状态，公司当时的首席执行官认为必须采取强有力的措施，来保证公众的安全和恢复公司最畅销产品的信誉。他们马上成立危机处理领导小组着手调查，发现上述恶性事故是由于不法之徒通过贿赂在胶囊中掺进了氰化物而引起的。公司一方面通过新闻媒介把调查结果和公司为此事所做的努力通过整页的广告和电视宣传告诉社会公众，另一方面，公司不惜以50万美元作为代价将3100万个胶囊从全国各商店的货架上和家庭药柜中全部收回，然后重新设计了包装，推出带有易于识别的防污染包装的全新药品，并向受损失的公司和个人免费提供，在三个月内将市场占有率恢复到危机前的95％。这个奇迹的取得是有代价的，但与不这样做而引起名誉受损，再去恢复名誉所要付出的代价相比，就显得微不足道了。从商业角度看，“泰诺”危机的结果是强生公司再一次证明了它对其客户的关心以及它对道德标准的坚持。虽然这是一场悲剧，但悲剧过后，公司在社会上的美誉度和知名度却明显得到了提高。矫正型1、含义：是当组织形象遭受损害时，组织立即采取措施，做好善后补救工作，挽回影响，重建形象的公共关系模式。2、特征：“及时”：及时发现问题，及时纠正错误，及时改善不良形象。适用于：在遇到问题与危机、组织形象受到损害时方法：1、及时采取有效措施，找出原因，减轻损害后果；2、做好善后工作；3、重新建立起组织的新形象，挽回组织声誉，化解危机。矫正型商务活动训练1--以下适用于何种战略型活动模式？1、高斯贝尔新研制的产品投入市场；建设型2、某知名食品厂生产的面条被检测出不合格；进攻型3、海尔公司平稳有序地发展；维系型4、郴州职业技术学院决定扩建搬迁；建设型5、小灵通即将撤出市场；矫正型6、湘南物流园拟建成全省最大的物流基地；建设型7、金融危机，某外贸出口企业举步为艰。矫正型讨论2--我所想到的1、哪些组织总是在我需要的时候想起？2、哪些组织正在花费力气使我注意？3、哪些组织正努力试图树立新形象，重新取得信任？训练3ＸＸ酒店依山傍水、风景秀丽，食宿条件与其他酒店相关不多，但是由于地处偏僻，知名度低，因而生意清淡。假如该酒店聘请自己做公关活动顾问，你将策划一个什么样的商务活动来改变现状，并指出策划活动中所使用的战略型商务活动模式。三、商务活动的类别1.按照活动人数划分2.按照区域广度划分3.按照参加对象划分4.按照活动性质划分5.按照活动内容划分6.……1、按照活动人数划分活动类别小型中型大型超大型人数规模(P)P30人30人P300人300人P10000人10000人P活动举例备注：以上活动划分及举例仅供参考。2、按照区域广度划分活动类别企业型社区型城市型地区型全国型国际型区域广度（A）A企业企业A城市社区A地区城市A全国地区A全国国家A活动举例企业开张庆典、企业庆功会、企业年度总结会、企业节日庆典等社区文化活动、社区商业推广活动等某城市招商活动、某城市商品展览活动等地区性商业推广活动、地区性招商活动、地区性旅游推介活动等全国广告活动、全国招标活动、全国招商活动等国际贸易活动、国际展览活动、国际招商互动、国际招标活动等备注：以上活动划分及举例仅供参考。3、按照参加对象划分活动类别对内活动对外活动参加对象参加对象主要是企业内部员工、企业管理人员、企业股东、企业合作伙伴或企业代理商等参加对象主要是企业客户、产品目标消费者、社会公众等活动举例企业内部培训活动、企业管理研讨会、企业文化活动、企业庆典活动等企业招商活动、企业营销活动、企业公关活动、企业广告活动等备注：以上划分及举例仅供参考。4、按照活动性质划分活动类别封闭型半封闭型开放型活动性质活动成员是特定对象，不允许非指定人员参与，活动过程及活动内容都严格保密活动成员是既有指定对象，也可以允许他人参与，活动过程及活动内容有些公开，有些保密活动成员不严格指定，活动过程及活动内容开放活动举例企业股东大会、企业经营决策会议、企业内部培训活动等企业招聘活动、企业招标活动等企业营销活动、企业公关活动、企业广告活动等备注：以上划分和举例仅供参考。5、按照活动内容划分活动类别庆典活动文化活动营销活动招商活动培训活动活动内容为纪念或庆祝某些特定的日子或事件而举办的活动为提升和凝聚企业文化开展的活动为有效推广企业的产品和服务而开展的各种活动为招募投资者和合作伙伴而开展的各种活动为提升企业员工职业技能和职业素养而进行各种学习活动活动举例开业庆典、节日庆典、业绩庆功等企业文化活动、团体文体活动、企业先进人物先进事迹表彰活动等技术、产品、服务、品牌、项目等推介活动招股路演、招商说明会、招标活动等企业内训、拓展训练、研讨会、学习交流论坛等备注：以上活动划分及举例仅供参考。四、商务活动的特点1.因策划而发生2.明确的目的性3.严密的组织性4.潜在的利益性5.不可逆一次性6.较高的投资性1、商务活动因策划而发生商务活动不是偶然也不是必然发生，任何商务活动都是因策划而发生！商务策划交换产生“商务”；竞争产生“策划”；商务——一切以利益为目的、以交换为手段、以货币为表现的个人或组织活动。商务策划是以获得社会交换中的更多优势和利益为目标，通过创造性思维的有效整合，形成完整执行方案的过程。商务策划的四大特征：一定的虚构性；相对的新颖性或精密性；相对的超前性；可操作性。2、明确的目的性商务活动具有明确的目的性，而且其目的经常与其主办者的发展战略、营销策略、企业形象、公共关系等紧密联系3、严密的组织性商务活动具有严密的组织性，通常有主办方、承办方、策划方、协办方、支持方、项目执行团队以及各种分工明确的工作人员组成。4、隐秘的利益性商务活动的根本目的是实现相关方面的潜在利益。5、不可逆一次性•在组织大型活动的过程中，给我们成功与失败的机会只有一次。因为大型活动不同拍电影、电视，拍电影、电视能拍三、四组镜头，最后再重新编辑，但是策划大型活动每一次都是现场直播，一旦出现失误就无法弥补了。所以，大型商务活动的策划与实施一定要讲求周密性，绝对不能掉以轻心。6、较高的投资性•一个大型活动往往要投入的资金和费用都是比较大的，绝对不可能用很少的资金做出很大的活动。我们可以提倡一个铜板掰成两个甚至是多个来花的精神，但高投资是最基本的特点。如果不是特别的需要，一般不要动辄使用大型活动的手段。醋海风波1993年12月5月，四川成都三圣调味品厂在发行量逾百万份的《成都晚报》和《四川日报》上刊登广告，声言“明天吃醋不要钱”，凭12月7～9日的报纸可在成都红旗商场等五个地点领取一瓶该厂生产的陈醋。12月7日这天，消费者早早来到指定的商场门前，纷纷前来领醋。一时间领醋成了抢醋，各商场难以招架，被迫挂出免战牌，无数的消费者大有被戏弄之感。他们质问商场，质问厂家，一场官司不可避免地打到了工商局。其实，这