Office 365 轻松上手指南_Exchange Online

Office365轻松上手指南——ExchangeOnline绑定企业域名、提升企业形象邮件审批保安全、外发邮件无风险智能邮件客户端、邮件收发更自如日程管理更灵活、会议组织更轻松移动办公更便捷、重要邮件无遗漏邮件群组轻松搭建、团队协作更高效目录1.ExchangeOnline是什么？.................................................................................................................12.ExchangeOnline如何帮助企业降本增效，提升核心竞争力？...........................................22.1.绑定企业域名、提升企业形象.......................................................................................42.2.智能邮件客户端、邮件收发更自如...........................................................................112.3.移动办公更便捷、重要邮件无遗漏...........................................................................212.4.日程管理更灵活、会议组织更轻松...........................................................................302.5.邮件群组轻松搭建、团队协作更高效.......................................................................342.6.邮件审批保安全、外发邮件无风险...........................................................................413.ExchangeOnline，你的必备资源链接.........................................................................................4411.ExchangeOnline是什么？ExchangeOnline是Office365中提供的一款企业级托管邮件系统与日历共享服务，是Office365四大核心组件之一，用户可以从多种设备（5台PC/Mac、5台平板电脑和5部智能手机）和Web浏览器来访问电子邮件、日历、联系人和任务；与SharePointOnline、SkypeforBusinessOnline、Office365Groups和Outlook等生产力工具无缝整合，大大提高了员工的工作效率。ExchangeOnline提供的邮件审批、邮件加密、数据丢失防护（DLP）、移动设备数据擦除、强大的高级威胁保护（ATP）等技术足以保证您邮件系统的安全性和稳定性，可避免机密信息外泄。返回目录22.ExchangeOnline如何帮助企业降本增效，提升核心竞争力？Office365中的ExchangeOnline可以降低企业运维成本，提高工作效率，防止外部攻击，保证业务系统不间断运行，保证企业重要数据不丢失，为企业创收、为IT减负，提升企业核心竞争力。具体表现在以下方面：移动办公：企业内的员工可以使用多种智能设备（5台PC/Mac、5台平板电脑和5部智能手机）在任何时间、任何地点通过网络随时随地收发邮件，快速响应您客户的不同需求群组管理：Office365Groups群组在一个集中位置，管理共享文档、对话、会议和OneNote，方便项目团队内部人员和外部的人员进行合作，以多种方式安全共享项目信息日程管理：通过日历共享功能，可随时查看到其他同事的闲/忙状态，可同时查看到多人的时间安排，快速组织会议混合部署：支持本地ExchangeServer邮件系统与云端的ExchangeOnline的无缝集成，形成混合云部署环境，从而实现邮箱帐户的统一管理、统一验证等，在保证数据安全性的同时为企业提供了快速、高效的办公体验无缝集成：与SharePointOnline、SkypeforBusinessOnline、Office365Groups和Outlook等生产力工具无缝整合，大大提高了员工的工作效率节约成本：可直接订阅云端的ExchangeOnline来轻松创建和管理企业邮件，您3再无需为邮件系统而采购硬件服务器，为服务器准备机房、安装空调，支付电费、大大节省前期IT基础设施投入成本以及后期运维成本，也不用再考虑后续的设备折旧及回收处理问题安全可靠：全球多家数据中心，多个备份副本、99.9%的财务保障承诺、7×24小时保障服务。多重身份验证、邮件加密、数据丢失防护（DLP），移动设备数据擦除、高级强大的威胁保护（ATP）等安全技术可最大限度保护您公司数据的安全，防止企业机密信息外泄返回目录42.1.绑定企业域名、提升企业形象2.1.1.典型需求为树立企业自己的品牌，对外提升企业专业的形象，企业希望使用自己的域名来管理公司的业务系统，包括邮件收发管理、文档协作管理、开展音视频会议等，这样即方便对内管理，又能对外提升公司专业的形象。2.1.2.应对方案：绑定企业域名步骤1：登录Office365，在左侧功能栏点击“安装”——“域”——“添加域”5步骤2：输入您提前在域名提供商购买的企业域名并点击“下一步”6步骤3：登录您的域名提供商页面（以万网为例），然后在jincihui.com域名中解析中添加如下记录回到Office365中的“验证域”界面，点击“验证”7步骤4：选择第二项“我将管理我自己的DNS记录“，然后点击“下一步“8步骤5：登录您的域名提供商页面（以万网为例），然后在jincihui.com域名解析中添加如下记录9注：在万网中添加SRV记录比较特殊，应按如下方法添加SRV记录：添加完成后，回到Office365域名添加页面，然后点击“验证”，点击“完成“10回到Office365管理界面中，可以看到jincihui.com域名已经添加成功返回目录112.2.智能邮件客户端、邮件收发更自如2.2.1.典型需求为提高邮件收发效率，公司希望能在一个位置集中管理多个邮件帐户，在进行邮件收发时无需每次都输入邮箱帐户的登录密码，能够快速检索到以前的重要邮件，支持邮件提醒功能，避免遗失重要邮件；希望邮件能够实现脱机访问，当网络状态不好或没有网络时，也可以查找到之前的往来邮件；能够对邮件进行备份，当员工离职后，即使删除离职员工的邮箱帐户，也可以查找到离职员工之前的往来邮件。122.2.2.应对方案：操作范例2.2.2.1配置Outlook邮件客户端2.2.2.2邮箱数据导出2.2.2.3邮箱数据导入2.2.2.1.配置Outlook邮件客户端步骤1：打开Outlook客户端，然后输入您的邮箱帐户和密码等信息后——点击“下一步”13步骤2：验证通过后——点击“完成”即可——如果您还想添加其他邮件帐户，可以点击“添加其他帐户”142.2.2.2.邮箱数据导出步骤1：在Outlook中依次打开“文件”——“打开和导出”——“导入/导出”15步骤2：选择“导出到文件”，然后点击“下一步”选择好Outlook文件备份的类型16步骤3：选择要进行备份的邮箱帐户，然后点击“下一步”选择好备份文件的存储位置，然后点击“完成”17在备份邮箱数据时，可以输入密码，也可以跳过，直接点击“确定”，如果您输入了密码，则在邮箱恢复时要输入这里设置的密码数据正在导出，导出时间长短与您Outlook中存储的邮件大小有关182.2.2.3.邮箱数据导入步骤1：在Outlook中依次打开“文件”——“帐户设置”步骤2：点击“数据文件”——“添加”19选择Outlook数据文件，然后点击“确定选择好备份的邮箱数据文件，将其导入，如图20导入成功后，即可以在Outlook中来查看之前备份过的邮箱中的数据返回目录212.3.移动办公更便捷、重要邮件无遗漏2.3.1.典型需求为提高移动办公的工作效率，公司希望员工在外出时也能通过多种智能移动设备（手机、平板、笔记本等）参与到项目中，随时进行邮件收发，避免遗漏任何重要邮件，能对项目状态进行追踪，在路上接到客户电话时，对电话沟通中所反馈的问题及时分享给项目团队的其他成员，提高项目团队的整体工作效率。222.3.2.应对方案：配置邮件移动客户端操作范例2.3.2.1安卓手机配置2.3.2.2苹果手机或iPad上配置2.3.2.1.安卓手机Outlook移动端配置步骤1：进入您的手机桌面，点击“电子邮件“23当系统提示您选择邮箱的服务商时，请选择“Exchange“24步骤2：填写您Office365中开通的邮箱帐户和密码，然后点击“下一步“•帐户名：[e-mail]（xxx.partner.onmschina.cn为公司的域名）•密码：该帐户登陆Office365的密码。25步骤3：在帐户设置中输入用户名、密码和服务器地址并确保端口号为443•域名\用户名：[e-mail]•密码：该帐户登陆Office365的密码，•服务器：partner.outlook.cn26步骤4：在弹出的界面中您可以进行其他的帐户自定义设置。设置完毕后请点击“完成“。之后系统会同步您之前发送的邮件，您可以进入收件箱查询。272.3.2.2.在苹果手机或iPad上配置Office365邮箱的操作指引步骤1：点击“设置“——选择”帐户与密码”——添加帐户——选择Exchange28步骤2：输入您的电子邮件帐户和密码——服务器填入partner.outlook.cn29步骤3：点击“下一步”，添加完成的帐户显示于列表中，完成Exchange移动端设置返回目录302.4.日程管理更灵活、会议组织更轻松2.4.1.典型需求公司开展的很多会议都是由助理打电话通知相关与会人员，为了将所有人约齐，助理需要打电话通知到每个与会人员，了解每个与会人员的空闲时间，最终才能把具体会议时间定下来，通常一个大型会议要约好几天才能定下来，效率太低，沟通成本太高。为了降低沟通成本，提高会议组织效率，公司希望大家将自己的日程安排进行共享，以便同事之前可随时查看到每个人的闲/忙状态以及时间安排，会议组织者也可根据闲/忙状态快速组织会议。312.4.2.应对方案：配置共享日历步骤1：用您的Office365帐户登录Office365，然后点击“日历“32步骤2：右键单击“其他日历”，然后再单击“打开日历”33步骤3：在“从目录”中搜输入您要打开的共享日历人员的邮箱地址，点击“打开”步骤3：按照此方法，将公司每个人的共享日历邮箱全部打开，则您就可以通过共享日历很方便的时刻了解到每名员工每天的日程安排，根据员工的闲/忙状态快速组织会议，在提高工作效率的同时也大幅降低了沟通成本返回目录342.5.邮件群组轻松搭建、团队协作更高效2.5.1.典型需求为提高项目团队的协作效率，公司希望能够集中管理共享文档、对话、会议和OneNote，方便项目团队内部人员和外部的人员进行高效协作，以多种方式安全共享项目信息。2.5.2.应对方案：配置Office365Groups步骤1：在Office365管理界面中，依次点击“组“——”添加组“35选择组的类型，输入组的名称和ID并设置好权限组创建成功后，会出现在Office365组列表中，如图：36步骤2：双击打开刚创建的Contoso组，然后依次点击成员后边的“编辑“——”添加成员“，将所需的成员添加到Contoso组中，成员添加好后，即可以看到此组中所包含的所有成员37步骤3：打开