大润发系统操作实务

重点KA系统操作实务---大润发篇加迪尼·市场部2015.01.07大润发系统系统简介业务操作简介财务操作简介系统简介•大润发是一家台资公司，隶属于台湾润泰集团，目前，台湾润泰集团在大陆拥有“大润发”综合超市、“大福源”购物中心和“喜士多”便利店三大零售业态。•由台湾润泰集团注册于开曼群岛的康诚投资与上海不夜城股份有限公司合资于1997年4月成立了上海大润发有限公司，大润发从1998年7月份在上海市共和新路开出了第一家门店闸北店后，目前已经在内地设立了华东、华北、东北、华南和华中等5个大区，截止到07年底大润发在华内地门店总数达到85家。•2001年2月大润发与法国具有40年零售流通业经验的法商欧尚集团(Auchan)合作，引进更具国际观的营运管理模式，除以大润发原具有中国特色的连锁仓储购物中心为基础，更为迈向国际化连锁事业跨进一步。系统简介大润发中国共分为五大区：华东区：上海，江苏，浙江，安徽。华南区：福建，广东，广西，云南，海南。华北区：北京，天津，河南，河北，山东，山西东北区：黑龙江，吉林，辽宁华中区：湖北，湖南，江西，四川，重庆，陕西。系统简介大润发中国共分为五大区区域总部：华东区：上海华南区：广州华北区：济南东北区：沈阳华中区：武汉大润发是个中央集权式的操作卖场，各大区必须根据大润发的区域划分设立大润发系统专员一职以维持对口操作上海还设有全国采购，负责与销售产品覆盖全国范围的产品有较大知名度的供应商进行业务联系。进入全国厂商范畴在大润发将属于双重管理的客户（总部采购与区域采购同时参与）。【大润发中国门店分布表】系统简介系统总部：1、全国采购总监：在年度合约及影响未来业务发展的事务时可进行沟通的对象2、杂货全国采购经理：进行年度合约谈判的主要对象，并负责协调公司与大润发各区域间的业务发展。3、杂货处区域采购经理：主要负责本区域本部门的商品业绩（销量，利润），可与其沟通新品，促销，陈列，价格等业务问题。4、采购助理：促销的跟进，订单的落实，对帐等5、全国营运总监：一般不与供应商进行接触，由采购部与其沟通。对于提供与采购部商定而需要门店执行的事务（堆头，收银口，挂网）需要其确认，然后发文至门店要求执行。6、营运专员：一般不与供应商进行接触，由采购部与其沟通。负责本区域门店按照总部要求执行各项促销及陈列等。系统简介门店：1、杂货经理：负责所属部门所有事项。可解决陈列，促销等问题。尤其在与课长沟通出现问题时。2、杂货日配食品课长：主管本部门产品的业务（订货，销售，价格，库存，促销，陈列，业绩等）是门店业务的最重要环节。可解决特殊陈列，零售价格调整，货架排面调整，促销人员进场，执行总部签订的促销活动等。3、资深课员：负责货品上架，排面调整，订货等并可以提供产品的销售及库存数据。4、普通课员：负责产品上架，打印价目表，促销牌等。系统简介后勤部门：1、门店市调部：每周一次对竞争商店进行零售调查，如发现其他商店的零售价格低于大润发将立即跟进。如在第二次调查中发现其他商店零售价格回复，则随之恢复。2、门店财务部：执行出纳事务。收取门店的费用并开出发票。但大润发总部规定门店未经许可不得收取任何供应商的费用。因此任何支付到门店的费用都有可能受到总部质疑从而造成其他不利后果（不予承认）。3、门店仓管部：收货并办理退换货事宜，办理陈列工具的进场和出场手续大润发系统业务操作简介物流管理产品管理DM海报促销与陈列价格管理订单管理系统业务操作简介物流管理:•订单：大润发门店在固定的时间将订单以传真形式传到至各门店所属联络处，通常是一周两次。•送货及验收：大润发的送货周期为三天，联络处应及时安排车辆送货，超过送货期限门店会拒收货物，并对供应商处以罚款。大润发门店收货处收到货物后，根据实收数量和品种在验收单上签字。•退货：大润发退货都应附相应的增值税发票，但其退货与相应的增值税发票一般是分离的，故我方收到退货或收到退货的税票应及时予以核实并入帐，便于帐务的处理与核对。送货收货注意事项：•收到订单后检查订单上的要求到货时间，计算是否有足够的时间送货，如果送货时间不够，则马上与客户协商延长送货时间。•大润发收货时对产品的新鲜度要求为至少剩下保鲜期的2/3。（例如：谷粒谷力产品的保质期为12个月，其到货时的货龄必须小于4个月）系统业务操作简介退换货管理:•大润发的退货单一旦开出，不论退货是否被供应商收回，在15天之后将自动转为帐扣，退货金额将在下一次支付货款中扣除。故各地业务要定期拜访门店，统计店内破损及临过期产品数量，做好售后服务，避免退货。对于及时发现的门店无理退货，在未转为帐扣之前可要求门店取消退单。•除非是因为质量问题或因公司要求停止在大润发销售某种单品而产生的库存，我公司一般不主张接受大润发的退货。所以破损商品及临过期货的处理需各地业务与门店沟通及时解决，建议用换货的方式解决问题。•对于需要退货的商品，大润发门店可开具退货单并传真至经销商（配送商）处。收到退货单后由业务申请退货并交客户服务部回收退货。在经销商或配送商至门店接收退货时，公司业务可在现场协助退货，但不允许在退货单签字签收，以免产生争议。系统业务操作简介订单管理:大润发的订单一般分为三种：正常订单、促销订单及紧急订单。•正常订单：按照与供应商约定的固定下单日期正常下订单；正常订单在下单日的晚上12：00由门店电脑系统自动传真至供应商处，故收到订单的日期是正常订单日的次日。•促销订单：促销商品进入档期后（一般是前七后八，某些门店可能提前2周下促销订单），只能通过促销订单来订货。促销订单没有固定的下单日，可与门店协商尽量安排与正常订单同一天下单，以便安排发货。•紧急订单：由于特殊原因造成门店需要紧急补货的情况时，门店可下紧急订单。紧急订单没有固定的下单日。系统业务操作简介订单管理:•大润发的正常订单由系统自动补单，门店课长审核后出单。促销订单及紧急订单可由门店课长手工下单。•除门店订单外，大润发各区域总部亦可以下订单。总部订单主要是：新店的首张订单、新品的首张订单、特定促销活动的首张订单等。•各地业务同事需与大润发各门店沟通：不得随意删减品项、数量及取消订单，否则会造成订单部分或全部拒收现象，增加公司营运成本并影响发票准确性，造成退票及超期货款。•大润发华东区各门店由其苏州昆山总仓配送。我司直接送货至大润发苏州总仓，大润发各门店向总仓下单要货。总仓会根据门店的安全库存及每日均销量等因素来进行配送。在进行促销前，门店需要及时提交更改的安全库存（增加了特殊陈列，如堆头等），以免总仓配货时货物短缺。如果门店出现断货现象，当地业务需了解该店设置的安全库存是否合理，并提醒门店与其苏州总仓沟通。门店设有7天的安全库存，苏州大仓设有3天的安全库存。•总仓安全库存设定的基数（AMS)＝前一天的销量＋自产品进场销售以来的销量/销售天数（此部分按照补货的时间设定不同的权重，距离目前时间越近，权重越大）。•如果门店有大宗订单可以采用的方法是门店通过电话通知其苏州大仓，苏州大仓电话与供应商确认货源，如有则下订单）系统业务操作简介新品进场:•根据公司对于新品上市城市的要求针对大润发的区域分布进行商谈（如果是全国进场，则由公司KA管理部负责与大润发全国采购商谈，如果是部分城市进场，则根据门店所在区域与大润发相关的区域采购商谈，一般情况下，大润发不接受在区域内选择门店进行新品进场）。商谈进场时需提供相应的资料（价格，产品的外箱尺寸等）给到大润发的采购人员，然后他们会将信息传送到全国杂货采购总监审批，如果通过审批，信息将传递到营运总监进行登记生成大润发的内部产品编码，最终由区域总部发出首张新品订单（华东由大润发华东物流部门发出订单并负责配送到所属门店）从提供资料开始申报新品，到实际新品上架销售，大致需要时间在2－3周时间。系统业务操作简介产品管理:•新品进场：新品进场由大润发总部统一审批，由各区域办理进场手续。对于公司上市新品，由相关大润发系统专员与大润发总部谈判确认进场品项后，以电子邮件形式通知各区域相关负责人，区域相关负责人需及时与门店负责人协调办理区域进场手续、新品订货，并根据门店实际情况及时调整产品陈列排面。•品项管理：大润发总部定期进行品项销售调查，对于连续三个月销售排名靠后的产品会强行锁条码。大润发门店负责人也会根据其门店的实际销售状况，对于持续销售不好的产品不予订货。门店业务员需要充分了解门店已进场品种的销售情况，对于销售不好的品种重点关注，加大促销力度以提高销售，防止条码被锁。•宣传和陈列：大润发门店的宣传由总部统一洽谈，陈列则由业务员直接与门店负责人洽谈，这就需要门店业务员与门店保持良好关系，发现以上问题及时与店方沟通解决。系统业务操作简介新品管理:•大润发的新品卖入过程：供应商根据新品需要进场的门店范围（如果是全国进场，则由公司KA管理部负责与大润发全国采购商谈，如果是部分城市或区域进场，则根据门店所在区域与大润发相关的区域采购商谈，一般情况下，大润发不接受在区域内选择门店进行新品进场，新品进场至少要全区域所有门店一起进场。•商谈进场时需提供相应的资料（价格，产品的外箱尺寸等）给到大润发的采购人员，然后他们会将信息传送到全国杂货采购总监审批，如果通过审批，信息将传递到营运总监进行登记生成大润发的内部产品编码，最终由门店发出新品订单（华东由大润发华东物流部门发出订单并负责配送到所属门店）系统业务操作简介新品管理:大润发采购在获得新品信息后可能会了解下列信息：•该产品上市销售的原因和目的？•该产品的目标客户是哪些？•如何吸引目标客户？•该产品在大润发上市后供应商会单独给大润发提供哪些吸引消费者或者增加消费者每次购买量的行动？•是否有媒体支持大润发的新品卖入过程：供应商根据新品需要进场的门店范围（如果是全国进场，则由公司总部KA负责与大润发全国采购商谈，如果是部分城市进场，则根据门店所在区域与大润发相关的区域采购商谈，一般情况下，大润发不接受在区域内选择门店进行新品进场）。商谈进场时需提供相应的资料（价格，产品的外箱尺寸等）给到大润发的采购人员，然后他们会将信息传送到全国杂货采购总监审批，如果通过审批，信息将传递到营运总监进行登记生成大润发的内部产品编码，最终由门店发出新品订单（华东由大润发华东物流部门发出订单并负责配送到所属门店）大润发采购在获得新品信息后可能会了解下列信息：系统业务操作简介新品管理:大润发采购在获得新品信息后可能会了解下列信息：•该产品上市销售的原因和目的？•该产品的目标客户是哪些？•如何吸引目标客户？•该产品在大润发上市后供应商会单独给大润发提供哪些吸引消费者或者增加消费者每次购买量的行动？•是否有媒体支持大润发的新品卖入过程：供应商根据新品需要进场的门店范围（如果是全国进场，则由公司总部KA负责与大润发全国采购商谈，如果是部分城市进场，则根据门店所在区域与大润发相关的区域采购商谈，一般情况下，大润发不接受在区域内选择门店进行新品进场）。商谈进场时需提供相应的资料（价格，产品的外箱尺寸等）给到大润发的采购人员，然后他们会将信息传送到全国杂货采购总监审批，如果通过审批，信息将传递到营运总监进行登记生成大润发的内部产品编码，最终由门店发出新品订单（华东由大润发华东物流部门发出订单并负责配送到所属门店）大润发采购在获得新品信息后可能会了解下列信息：系统业务操作简介促销管理:大润发的促销堆头方式主要有以下几种：端头货架（TG）、落地堆头、供应商提供的专用陈列架。厂家销售人员可以根据需要与门店人员确认堆头形式。促销计划需至少提前4周提交采购，采购会要求进行书面确认。随后采购将与各门店营运进行联席会议，再次确认促销产品的品种，价格，促销形式等细节。大润发各区域营运会在促销活动前将需要进行堆头或其他特殊陈列的商品发文至各门店，要求门店执行。DM促销确定后由大润发系统专员书面知会各门店所在区域，各区域业务在得到海报促销信息后及时与门店进行沟通以保障执行。并且及时跟进并反馈信息。值得注意的是：大润发各区域采购会相互进行促销活动信息的沟通，因此如果有部分区域的促销