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XX公司程序文件版本：ACP.02记录控制程序修订:第0次Page1of5Version版次Update修订Page页码Update/ModifyReason制订/修订原因Author修订者Date日期Compile编制Dept.部门：Check审核Dept.部门：Approve批准Dept.部门：Name姓名：Name姓名：Name姓名：Date日期：Date日期：Date日期：Co-Signature会签Dept.部门：Name姓名：Date日期：XX公司程序文件版本：ACP.02记录控制程序修订:第0次Page2of5责任部门/人员活动/过程文件/相关程序记录文控中心记录开始责任人记录责任人记录表单责任人是否需更改/评审责任人审批文件资料管理员登录资料管理员文件销毁申请/审批单资料管理员发放收回或作废XX公司程序文件版本：ACP.02记录控制程序修订:第0次Page3of51.目的对记录进行控制和管理，为提供符合规定要求和体系有效运行提供客观证据，并为实现追溯提供依据。2.范围适用于以任何媒体记载的与体系有关的所有记录，包括供应商的记录、也包括顾客规定的记录。3.职责3.1管理者代表负责记录表单的编制、审核和实施并对记录的填写、保管和处理进行检查和指导。3.2各部门负责本部门记录的日常装订、保管和处理。3.3文控中心负责本程序的统一管理。4.工作程序4.1记录包括以下的内容，但不仅限于以下内容：a.管理评审记录b.产品要求的评审记录c.合同评审的证明d.检验与试验的证明e.产品认可/过程认可f.人员教育、培训、技能和经验的记录g.能力证明（人/机器包括模具/组织的能力）h.审核（体系、过程、产品审核）i.材料检验j.校准记录k.控制图l.预防性维护保养记录m.纠正预防实施的记录n.质量成本的证明o.供应商评价记录p.质量损失的证明q.索赔r.当有追溯要求时产品标识的记录s.顾客财产异常记录t.不合格记录XX公司程序文件版本：ACP.02记录控制程序修订:第0次Page4of5所有的上述所列内容都要经部门主管的批准。4.2记录表单的增改和取消：4.2.1根据顾客要求和本组织自身的体系要求，各部门主管有权向管理者代表提出记录表单的增删和改编的意见和建议。4.2.2管理者代表对提议进行审核，对认为合理可行的，对表单完善后进行一段时间的效果观察。对不合理的不予采纳或做出原有表单取消的决定。但是对于顾客要求的如果认为不合理应及时与顾客协商解决。4.2.3根据试行结果，试行效果好的由管理者代表纳入正式表单给予推行实施，如果效果不佳的重新提交管理者代表审核。4.2.4管理者代表应对所有的记录表单进行标识分类，并由文件管理中心登记于《受控表单清单》；4.2.5新表单在实施推行前，管理者代表必须对使用者讲解记录填写方式和记录的意义，对于重要的对外提供的表单还应编制表单填写指南或发放填写范例。4.3记录的填写、查阅、借阅4.3.1各部门在填写记录时必须按规定填写，字迹清晰、内容完整、反映实际。不能用铅笔书写。4.3.2已存档的记录，根据《文件控制程序》和本程序规定办理、查阅借阅手续。4.3.3未存档的记录，组织人员可在有关部门借阅相关记录。4.3.4对于需要查阅、借阅的记录，需要得到部门主管的同意以确保保密工作。4.4记录的标识、贮存、保护和检索4.4.1各部门对各项活动所涉及的记录应每日进行收集整理，将记录装订、登记、归档、并妥善保管。每月各部门主管必须对所有的记录进行分析，并将分析结果分发给相关部门。4.4.2各部门每季度应该归档的记录汇总到文控中心。各部门在归档时，记录应采取以能跟有关的产品和工序相对接的方式进行标识，以能对记录进行快速检索。文控中心需要按部门按月份对记录进行标识，并制定记录总览表，以利于检索。4.4.3对于产品生产件批准文件和对外提供的记录（报告）由文控中心按零件编号存档在一起，生产现场记录由各部门自行保管。4.4.4记录存放地点应干燥、通风、便于存取。文控中心的保管环境必须注意以下几点：a)防水、防火；b)存储介质（卷宗、缩微胶卷、数字处理存储器）还应做到防磁，并定期试用检查；c)如有必要，附加安全性存放（双重存档，安全性复制件等）。4.5记录保存期限和处置XX公司程序文件版本：ACP.02记录控制程序修订:第0次Page5of54.5.1记录保存期限如顾客无特殊规定按以下要求执行：a)生产件批准文件、工装记录、采购订单、修改单的保存时间应为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年；b)质量运行状态记录（如控制图表、检验试验结果）应保留十二年；c)审核和管理评审应保留四年；4.5.2对于需要特别存档的文件(受控项/安全项)，如：1)检验结果、检验判定、过程参数；2)检测器具的校验证明；3)人员培训、人员知识、人员职权和人员能力证明（例如：医疗检查，如：视力检查）；有存档责任特性的产品和特殊生产流程的产品保存期限为十二年，如客户有特殊要求，则按客户要求。在文控中心进行特别存档的文件保存时，应与其它的记录隔离摆放，保管箱应与保存其它记录的保管箱的颜色不同，本组织规定特别存档的文件用红色标记，并在保管箱外面标明是特别存档文件。4.5.3对政府有保存年限规定的记录必须以政府规定为准。具体记录保存年限按《受控表单清单》规定的保存期限执行。4.5.4对超过规定保存期限的记录各部门应登记《文件销毁申请/审批单》并经部门负责人审批后方可作销毁处理；4.5.5对重要保密性记录和资料应指定销毁方式，如碎纸机，不得另作它用。4.5.6当合同约定时，本组织将向顾客提供记录，对于向顾客提供的记录，只允许顾客在文控中心内进行查阅，如果顾客需要复印，需征得营销部业务主管人员的同意。5相关/支持性文件5.1《受控表单清单》5.2《文件控制程序》6记录6.1《文件销毁申请/审批单》