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监理资料管理业务培训手册2010年版1项目监理组监理档案资料整编及归档管理暂行规定一、总则1、工程监理文件档案资料的收集、整理、归档，是项目监理组的一项重要工作，为提高和规范项目监理组监理文件档案资料的整编、移交和归档工作，制定本规定。2、本规定适用于2010年7月1日后的项目监理组资料文件，部分未归档的项目监理组资料文件的整编、移交和归档工作参照执行。3、本公司建设工程监理文件的归档除执行本规定外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2000）等规范或文件的规定、地方城建档案部门的要求（如在南京市内建设的工程项目应符合南京市城市建设档案馆的《建筑工程竣工档案归档须知》），另外还应符合合同要求。4、工程建设监理文件档案资料，是项目监理组在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。监理文件档案资料管理是否规范，是公司对项目监理组工作考核的主要内容之一。各项目监理组必须按公司统一要求认真做好此项工作。5、本规定中，“宜”为应以表格中为基础，可根据工程情况进行调整；“应”为必须按照本规定中的示范表格进行使用。二、基本规定1、项目监理组应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。2、项目监理组监理文件档案资料的管理由总监理工程师负责,落实专人具体实施。3、为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。同时应配合建设单位与城建档案部门进行联系，明确具体要求。4、监理文件档案资料的日常管理应做到：注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。5、日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签，首先，应由资料员或专业监理工程师审核该表格的使用是否符合要求，填写是否规范，无误后专业监理工程师签署意见。专业监理工程师主要审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求，确认签字后提交监理资料管理业务培训手册2010年版2总监签字确认。总监签字后返还资料员，资料员将签认过的资料保留一份，其余返还施工单位。6、总工办、工程部应对项目监理组监理文件的整编工作进行监督、检查、指导。在工程监理过程中应进行资料的检查。交公司归档前，工程部应对工程监理文件进行验收。三、监理文件的归档范围及质量要求1、监理文件的归档范围1.1对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷后归档；1.2工程监理文件的具体归档范围应符合本规定表5、表7的要求。2、归档监理文件的质量要求2.1监理文件的完整性有两方面：各类监理文件的完整性；文件内容记录的完整性。2.2工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、监理、施工等方面的技术规范、标准和规程。2.3工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，并应及时记录。2.4工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。2.5工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。监理发文不得随意涂改，确保发文的严肃性。2.6工程监理文件中文字材料一般幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅。2.7为保证文件的整洁美观统一，监理文件发文中，正文字体宜以小四号宋体为主，字体间距、加粗等情况视内容而定，字体、字号不应繁多，表格中字号不受限制。旁站记录、安全检查记录、文件归档目录等要求手写，表现或突出监理工作的过程控制。2.8公司归档的工程监理文件为复印件（原件应整理后交建设单位，由建设单位交城建档案部门归档）；2.9监理发文应在文件签收栏中填写签收人和签收日期，如无签收栏的应在表11中填写收发文记录。监理资料管理业务培训手册2010年版3四、日常管理中监理资料的具体分类、要求1、日常管理中监理资料的具体分类宜按表1进行；表1日常管理中监理资料的具体分类序号归档分类1监理组文件内部资料2日常工作3监理资料合同文件4监理规划及细则、方案5会议纪要6监理月报7监理日志8旁站记录9平行检查记录10安全管理及检查记录11监理工程师联系单12监理工程师通知单13投资控制14进度控制15材料见证取样登记台帐16相关单位来文17施工资料主体行为18开工报审文件19施工组织设计及方案20材料、构配件、设备报审表21工序报验申请表22工程测量放线报审文件23工程进度计划报审文件24混凝土浇筑报审表25工程验收文件监理资料管理业务培训手册2010年版42、日常管理中监理资料的具体要求（1）内部资料1.1项目监理组人员名单、总监授权委托书、总监代表授权委托书及各人员上岗证复印件（江宁区项目应附工程监理情况登记表，即项目人员备案表）1.2公司营业执照复印件、资质证书复印件；项目组财产清单（详见表9）及检测仪器清单（详见表12）1.3监理公司来文（2）日常工作：2.1总监工作计划及各监理人员工作计划；2.2监理组内部会议纪要（考虑到内部会议纪要不需要提供给建设单位）；（3）合同文件3.1监理合同；3.2施工合同（包括招投标文件、工程量清单）；3.3分包合同和其他合同（包括招投标文件、工程量清单）；3.4合同变更协议或补充协议文件；（4）监理规划及细则、方案；4.1监理规划4.2细则、方案一般包括：桩基；土方及防水工程；钢筋混凝土工程；砖石结构工程；地面与楼面工程；门窗工程；装饰工程；屋面工程；给排水；电气；外墙保温；安全督促监理方案；平行检验监理实施方案；旁站方案、投资控制方案等等。要求：监理规划和监理细则、方案应根据各工程实际情况编写，应有针对性、指导性，充分发挥出其作用。（5）会议纪要5.1例会纪要5.2专题会议纪要、其他与工程监理相关的会议纪要；要求：以上两类分别建立目录。会议纪要增设会议签到单（详见表10），封面与会人员一栏用电脑打印相关人员。（6）监理月报要求：对内容要完整填写，如有必要，费用控制和进度控制要与承包方核对，以保证月报的准确性。监理资料管理业务培训手册2010年版5（7）监理日志要求：手写当日内容，每月底将当月日志装订成册，封面样式及填写样式见示范用表。（8）旁站记录要求：手写旁站记录，填写内容见示范用表。（9）平行检查记录要求：手写记录，（10）安全管理及检查记录要求：手写记录，表格样式详见示范用表。要求每周至少出具一份检查记录。（11）监理工程师联系单要求：联系单不再细分为安全类、质量类、进度类，对建设单位联系单（B31）、对承包单位联系单（B32）、对设计单位联系单（B33）等等，而是按时间先后顺序统一建立目录，但在编号上将以上几类予以区分。目录应手写。（12）监理工程师通知单；要求：通知单不再细分为进度控制类（B21）、质量控制类（B22）、造价控制类（B23）、安全文明类（B24）、工程变更类（B25）等等，而是按时间先后顺序统一建立目录，但在编号上将以上几类予以区分。目录应手写。（13）投资控制13.1工程签证13.2工程费用索赔文件13.3设计变更文件13.4工程款支付申请表、工程款支付证书要求：专业监理工程师和总监要完整填写好审查意见，支付的依据（如根据合同的××条××款）。如果有暂扣的款项，应给出计算公式和相应的理由。。（14）进度控制14.1工程进度差异分析14.2工程进度情况汇报14.3相关进度控制类文件（15）材料见证取样登记台帐要求：表格样式详见示范用表。（详见表13）监理资料管理业务培训手册2010年版6（16）相关单位来文16.1业主来文16.2承包商、分包单位来文（若为通知单的回复等应附到通知单后一页，形成闭合）16.3政府管理部门来文（质监站、安监站等来文）16.4协作单位来文（沉降观测等）要求：以上应按文件归档目录分别整理，各项目组可根据实际情况，是按《各单位来文》归档，或是分类按《业主来文》《承包商来文》《政府管理部门来文》等归档装入档案盒。（17）主体行为17.1《建设工程质量责任主体质量行为监督抽查记录》17.2规划许可证、施工许可证等相关手续（18）开工报审文件18.1工程开工申报表18.2工程复工申报表要求：①工程施工组织设计、工程用材料和设备、施工用大型机械设备、首道工序的分项施工方案、施工测量等工作完成（以上内容不在开工文件内归档，应归档到其相应目录内），②应附项目经理部到岗人员情况一览表及有关证件等的复印件；工长与特殊工种的姓名、职称、上岗证一览表及有关证件的复印件；进场材料、设备名称、数量、规格、性能一览表（以上应对原件进行核查，并要求复印件加盖单位公章），施工合同（放入合同文件中）。③总包单位（分包单位）资质资料（19）施工组织设计及方案19.1开工报告中的施工组织设计19.2分项工程施工方案19.3特殊工程专项施工方案（20）材料、构配件、设备报审表；要求：有清单（如名称、产地、规格、数量等）；出厂合格证、质保书、检测报告、复试报告等。对需要见证取样送检的材料应要求送检，并建立相应台帐。（21）工序报验申请表；监理资料管理业务培训手册2010年版7要求：详见示范用表。（22）工程测量放线报审文件；要求：详见示范用表。（23）工程进度计划报审文件。23.1工程进度计划报审表23.2延长工期申报表要求：详见示范用表。（24）混凝土浇筑报审表要求：详见示范用表（25）工程验收文件25.1工程桩基、基础、主体结构工程等中间验收文件；25.2工程竣工预验收文件；25.3.人防工程验收记录；25.4消防工程验收记录；25.5单位工程验收记录；25.6工程质量评估报告；25.7工程照片及声像资料。要求：各项目组要注意收集，主体竣工验收报告（提供给公司后，到招标办注销项目总监，该总监可以进行下一个项目的投标工作）、工程竣工验收报告（尤其是质监站所发竣工合格证明文件）。五、监理文件的整理和归档（一）现场项目监理组的整理和归档1、一个项目监理组承担两个及以上单项工程时，文件应按单项工程组卷。即为甲方单独招标、由不同的承包商独立承担建设的项目应分别建立档案，如大型建设项目中的一期、二期，或一组团、二组团等等。承包单位的报验资料可按单幢归档。2、卷内目录的编制应符合下列规定：2.1卷内目录式样应符合本规定表2的要求；2.2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；2.3文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；2.4文件内容或事由：填写文件的中心内容或事由；监理资料管理业务培训手册2010年版82.5日期：填写文件形成的日期或发文的日期；2.6备注：填写其他需说明事项。3、卷盒封面的编制应符合下列规定：3.1卷盒封面的式样应符合表3的要求；沿黑色方框剪下后粘贴在档案盒上，位置如表3所示；3.2工程名称和具体内容（示范表格为监理工程师联系单）根据实际填写，字号分别为宋体小二号和小初，并加黑；3.3为保证整洁和增加档案盒的周转使用次数，除框内内容外，档案盒封面上不得再手写、粘贴其他内容。3.4该封面适用于国家档案局监制和江苏省档案局监制的纸质《档案盒》，如遇规格型号有差异时，可做适当调整。4、卷盒脊背的编制应符合下列规定：4.1卷盒脊背的式样宜符合表4的要求；沿黑色方框剪下后粘贴在档案盒脊背上，位置如表4所示；4.2具体内容（示范表格为监理工程师联系单）根据实际填写，字号为宋体小初，并加黑；档号字体为小二号宋体，并加黑；4.3档号的编制是为区分统一分类下有多册，或一个项目存在多期、多组团等问题，如HYL-01为和燕路项目第一组团；HYL-01为和燕路第一期工序报验单；HYL-TJ-01为和燕路第一期土建工序报验单；HYL-SD-01为和燕路第一期水电工序报验单；具体档号的编排应以实用为主，根据项目实际情况编制，最后对应档号列出监理资料总目录，目录清晰、查找方便。4.4该卷盒脊背适用于国家档案局监制和江苏省档案局监制的纸质《档案盒》，如遇规格型号有差异时，可做适当调整。6、公司归档6.1向公司归档资料的内容见表5；6.2向公司递交的资料由A4纸装订；6.3封面