流程图与数据字典

业务流程分析业务流程分析是在系统调查的基础上，利用系统调查的资料将业务流程用一个完整的图形串起来做进一步的分析。对每一业务弄清其输入、处理、存贮、输出、立即存取要求，收集相应资料。理顺各个岗位、各个业务流程之间的关系。除去不必要的环节，对重复的环节进行合并，对新的环节进行增补。确定哪些是今后计算机系统要处理的环节。◆概述业务流程分析的工具一——业务流程图概念业务流程图（TransactionFlowDiagram，TFD）就是用一组规定的符号和连线来表示某个具体业务流程的图形。换句话来说，就是“一本”用图形方式来反映实际业务处理流程的“流水帐”。对现行系统的业务流程进行描述时，不用繁琐的语言来描述，而是用画图的方式，简单明确地进行表达。图形直观地描述系统，避免用语言描述所带来的理解上的偏差。图形工具是分析人员与用户、分析与设计人员之间的“通信手段”。•业务流程图的基本符号业务处理单位业务处理功能描述表格/报表制作数据/文件存档收集/统计数据信息传递过程•业务流程图绘制图表B2系统分析B2.2表格名称业务流程第图/共张图业务名称：制图：审核：单位名称：核对：年月日图例说明业务处理单位业务处理描述表格制作传递存储收集资料（本框内容为具体流程）•业务流程图绘制举例计划处银行技改处各部门各单位局领导上级领导投资总规划更新改造贷款规模开会讨论报表审批综合平衡（讨论）批准下达各单位各部门正式计划计划各单位上报表计划处各部门各单位技改处银行各部门各单位存档课堂练习某工厂成品库管理的业务过程如下：成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账。发货时，发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库并发货，同时填写三份出库单，其中一份交给成品库保管员，由他按此出库单登记库存台帐，出库单的另外两联分别送销售科和会计科。试按以上业务过程画出业务流程图。成品库管理的业务流程图如下：车间入库单保管员库存台帐销售科发货通知单发货员会计科出库单出库单登记出库发货出库单业务流程分析工具二——表格分配图为了传递信息，管理部门经常将某种单据或报告复印多份分发到其他多个部门，在这种情况下，可以采用表格分配图来描述有关业务。表格分配图表达清楚，可以帮助系统分析人员描述系统中复制多份的报告或单据的数量以及这些报告或单据都与哪些部门发生业务联系。例：采购业务表格分配图采购部门财务部门收购部门准备采购单采购单4采购单3采购单2采购单1登记待收货待收货登记表应付款处理应付账存档供应单位数据流程分析概述数据是信息的载体，是今后系统处理的主要对象。因此必须对系统调查中所收集的数据以及统计和处理数据的过程进行分析和整理。数据流程分析就是把数据在原系统内部的流动情况抽象的独立出来，从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式。内容数据流程分析主要包括对数据的输入、输出、传递、处理、存储等的分析。目的数据流程分析的目的就是要发现和解决数据流通中的问题，这些问题包括：数据流程不畅前后数据匹配数据处理过程不合理步骤按照业务流程图整理出业务流程顺序，将相应调查过程中所掌握的数据处理过程，绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘图，一边核对相应的数据和报表、模型等。特点抽象性概括性不考虑具体的物理因素,如：组织结构、工作场所、物流、存储介质、具体的处理方法和技术手段等内容,只是抽象地反映信息的流动、加工、存储和使用的情况,能抽象地总结出MIS的任务,以及各项任务之间的顺序和关系,从信息处理的角度将一个复杂的实际系统抽象成一个逻辑模型。把系统对各种不同的业务的处理过程联系起来,形成一个总体,具有很强的概括性。数据流程图（DataFlowDiagram，DFD）基本符号外部项（实体）数据流数据处理（加工）数据存储（文件）基本符号的解释外部项位于系统之外的信息提供者或使用者,称为外部项。即存在于系统之外的人员或组织。如“学务科”等说明数据输入的源点(数据源)或数据输出的终点(数据终点)数据流表示数据和数据流向,由一组固定成分的数据组成如“选课单”由“学号、姓名、课程编号、课程名”等成分组成数据流可从加工流向加工，也可在加工与数据存储或外部项之间流动；两个加工之间可有多股数据流画数据流应注意的问题不要把控制流作为数据流如：下图中读下张卡属于控制流，不应画出。不要标出激发条件合法卡片卡片信息读入卡片卡片校验读下张卡工资单工资率计算工资每月1号职工档案加工表示对数据进行的操作,如“处理选课单”、“产生发票”加工的编号，说明这个加工在层次分解中的位置加工的命名顶层的加工名就是整个系统项目的名字尽量最好使用动宾词组，也可用主谓词组不要使用空洞的动词储户处理1帐户数据1数据2储户检查合理性帐户取款单合理取款单无意义的名字较好的命名：数据存储表示需要保存的数据流向,如“学生档案”、“课程表”数据存储与加工的方向“读出”、“写入”命名方法与数据流相似库存台帐商品目录检索商品信息修改库存信息画数据流程图的注意事项1)注意处理（加工）与存储（文件）之间的连线箭头的方向2)对加工的命名要恰当并且要给出适当的编号3)对流进文件或从文件流出的数据流不需要标出数据流的名称4)画图时，数据流大体上遵循自上而下，自左至右的原则5)数据流程图不反映判断和控制条件，不应在数据流程图上出现表明控制逻辑的数据流几种错误数据源加工加工数据源数据源数据源数据源数据存储数据存储数据源数据存储数据存储每个加工至少有一个输入数据流和一个输出数据流数据流必须要么从某个加工流出、要么流入某个加工，而不能直接从外部项流向数据存储等等。例1——采购管理业务通过系统调查，给出采购管理业务如下：采购员从仓库收到缺货通知单后立即进行订货处理即查阅订货合同单，若已订货，则向供货单位发出催货单，否则，填写订货单送供货单位。供货单位发运货物后，立即向采购员发出取货通知。根据以上采购管理业务过程绘制数据流程图仓库订货P1供货单位订货合同F1例1采购管理业务的数据流程图缺货通知单订货单催货单取货通知例2——银行存取款管理业务通过系统调查，给出银行存取款管理业务如下：储户将填好的存（取）单及存折交储蓄所职员进行分类处理，分类按三种情况分别处理。如果存（取）单填写不合格，则将存（取）单返回给储户；如果是存款，则将存折及存款单交给存款处职员进行存款处理，即由他取出账目登记后，将存折退还给储户；如果是取款，则将存折及取款单送交取款处职员进行取款处理，由他取出账目记帐后，将存折与现金付给储户。根据以上存取款业务过程绘制数据流程图储户存折存折存折取款单存折存款单存折存(取)单业务分类处理P1存款处理P2取款处理P3账目F1不合格的存(取)单例2银行存取款业务的数据流程图作业（1）某企业生产加工中刀具准备流程如下：车间根据生产计划科制定的派工单和工艺部制定的工艺规程单来制定装刀通知单并送装刀间；装刀间根据装刀通知单填写刀具领用单并送至库房；库房对库存刀具进行检查，如果有所需刀具则刀具出库并填写刀具出库单：一份交给装刀间，另一份库房存档；如果没有所需刀具，则填写刀具短缺品种表：一份交给工艺部来更改工艺规程单，另一份交给采购部来进行刀具采购。1.画出刀具准备流程图2.分析该流程存在什么问题，如何改进作业（2）通过系统调查，给出库存管理业务如下：产品入库管理的过程是：各生产车间随时将制造出来的产品连同填写好的入库单一起送至仓库。仓库人员进行检验，检验合格的产品立即进行产品入库处理，同时登记产品入库流水账；检验不合格的产品要及时退回车间。产品出库管理的过程是：仓库保管员根据销售科开出的有效产品出库单及时发货，并判明是零售出库还是成批销售出库，以便及时登记相应的产品出库流水账。每天出入库处理结束后，记账员就根据入库流水账和出库流水账进行累计，以便将本日内发生的累计数填入库存台帐。最后由库存台帐制作出库存收发存月报表。根据上述库存业务过程绘制数据流程图业务流程图与数据流程图有何区别？管理业务流程图和数据流程图的共同特点是他们都是描述管理中信息流动和存储过程和情况。但是他们有很明显的区别：管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理流向。因此它具备形象性的特点，但由于其具体化的特点，它仍没有完全脱离一些物质要素（如货物、产品等）。数据流程图则便于用计算机进行信息管理。相比起管理业务流程图，它具有抽象性和概括性，完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动。数据流程图的主要作用是什么？数据流程图的主要作用有：它是一种全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况，将信息中的各种不同业务处理过程联系起来，形成一个整体。在一个管理信息系统中，数据流程图能够较简便地将企业的业务都表示出来，形成有效运用计算机的管理系统。数据字典（DataDictionary,DD）概述在数据流程图中，通过数据流、文件和加工描述了一个系统的业务过程，但它还只是系统的框架。图中没有表达也很难表达出很多具体细节。数据字典就是为描述这些细节而建立的，它是数据流程图的辅助资料，对数据流程图起注解作用。数据字典是在新的信息系统数据流程图的基础上,进一步定义和描述系统逻辑内容的工具。数据流数据项处理逻辑（加工）文件（数据存储）数据字典包含的内容简单的说：数据字典其实就是对上述内容的定义和详细说明数据流表明系统中数据的逻辑流向，主要包括：编号、数据流名称、组成、流量、来源、去向等。例如：数据流“产品入库单”描述为数据流编号：DF-KC-09数据流名称：产品入库单组成：日期+产品代码+名称+入库数量流量：50张/天来源：生产车间去向：产品入库处理数据项数据流的组成元素，主要包括：编号、名称、类型、长度、取值范围等例如：数据项“入库数量”可以描述为数据项编号：D-KC-19数据项名称：入库数量类型：数值长度：6取值范围：1—999999处理逻辑（加工）对处理逻辑的过程进行详细说明，主要包括：编号、处理逻辑名称、输入数据、输出数据、处理逻辑等。例如：加工“科目汇总”可以描述为处理逻辑编号：P-CW-16处理逻辑名称：科目汇总输入数据：记账凭证（批）输出数据：科目汇总表处理逻辑：将整批记账凭证按照总账科目分借、贷方对金额进行汇总，并作借、贷方平衡检查，最后输出科目汇总表。文件（数据存储）主要包括：编号、名称、组成、存储方式、存取频率等。例如：文件“现金日记账”可以描述为文件编号：F-CW-29文件名称：现金日记账文件组成：月份+日期+摘要+收入+支出+结存存储方式：顺序存取频率：20笔/天数据字典的建立数据字典的建立可以有两种方式，一是由人工将有关内容记录在一些卡片上，对卡片进行分类、排序，从而得到数据字典；二是利用计算机使用交互式数据字典系统来建立（很多MIS软件开发包都提供此工具）。对于中小型管理信息系统的开发，人工建立数据字典较为合适，对于大型管理信息系统，必须利用计算机来建立数据字典，以缩短开发周期提高工作效率。处理逻辑的表达方法概述数据字典对数据流程图中的诸要素都进行了详细地说明（如：数据流、数据项、文件等），但对于处理逻辑的说明还不够准确清楚，下面看个例子：处理逻辑“计算折扣”描述如下：顾客每年的交易额在5万元以上和支付信用好或已经与公司交易了20年以上，给予15%的折扣优惠决策树决策树是用树形图来表示处理逻辑的一种工具。现以某公司折扣政策为例，用决策树表示其处理逻辑，如下图所示。折扣政策每年交易额〉5万元每年交易额〈=5万元最近三个月无欠款最近三个月有欠款与公司交易〉20年与公司交易〈=20年折扣率15%折扣率10%折扣率5%无折扣决策表决策表是采用表格来表示处理逻辑的一种工具，当处理比较复杂的逻辑时，使用决策表比决策树更加有效和清晰。还以某公司折扣政策为例，用决策表表示如下。12345678C1:交易额5万YYYYNNNNC2:最近3个月无拖欠YYNNYYNNC3:与本公司交易2