试论娃哈哈公司的会计信息系统设计

1试论娃哈哈公司的会计信息系统设计摘要：杭州娃哈哈集团有限公司创建于1987年，目前为中国最大的食品饮料生产企业，全球第四大饮料生产企业，仅次于可口可乐、百事可乐、吉百利这3家跨国公司。主要从事食品饮料的开发、生产和销售，主要生产含乳饮料、瓶装水、碳酸饮料、茶饮料、果汁饮料、罐头食品、医药保健品、休闲食品等八大类近100个品种的产品。[1]娃哈哈创始人是如何从白手起家做到现在的世界企业500强，经济效益以惊人速度递增的，其完整的管理信息系统是必不可少的。企业管理上层次，财务管理首当其冲。财务管理涉及到企业营运的各个环节，通过对原材料的采购成本、材料的库存成本、生产环节材料、人工、耗费成本、销售费用及管理费用等一系列的预算和核算，全面掌握企业运作状况。本论文通过对娃哈哈公司的会计信息系统设计分析来认识其公司是如何运营成功的。关键词：账务处理系统；工资管理系统；销售与应收系统；固定资产管理系统；库存与存货核算系统；采购与应付款系统随着现代信息技术的不断进步与发展,会计信息系统也已经由传统的手工化逐步转变为现在基于计算机的形式,从会计部门的个体考虑已经逐步转变为站在企业整体的角度上考虑,根据经济环境不断地改变,以更好的提供综合、全面、系统的会计信息。所以，一个完整的会计信息系统对企业的运营是至关重要的。娃哈哈企业通过对国内的账务处理软件比较分析，仔细研究，最终选择了杭州新中大软件股份有限公司的管理型财务管理软件。[2]1财务处理系统1.1其财务处理系统的流程为：业务人员把原始凭证提供给凭证录入人员，录入人员根据原始凭证填制记账凭证或转账凭证，如涉及现金流量的的凭证传递给出纳签字，然后审核人员根据合格的记账/转账凭证给予审核。接着记账人员根据已审核凭证给予记账，分别填制各类总账明细账，现金日记账和银行日记账。月末根据总账明细账自动计算生成资产负债表，利润表和现金流量表。同时出纳根据银行传递过来的银行对账单和企业的银行日记账编制余额调节表。最后把生成的会计报表和余额调节表提供给信息需求者。[3]1.2其账务处理业务流程图为：1.3其财务处理系统的可行性：娃哈哈在账务处理中，取消了传统的手工记账程序。传统的记账程序繁重，凌乱，消耗时间大，同时滞后的财务信息不能及时发现实际生产过程中出现的种种问题，满足不了管理决策层对企业发展的信息需求。而娃哈哈的财务处理系统不仅能节约人力物力时间，减少人为的错误，更能准确生成能够辅助管理决策层需要的丰富的信息。并且能够把以往花费在登帐的时间节约出来去对其他销售环节进行更多的监督与管理。1.4其实施策略：首先要安装财务软件，进行系统运行和维护。接着就是对系统进行初始设置，进行人员分工，权限分配。然后进行数据初始准备，输入基础档案。最后就是日2常业务处理的输入。在使用账务处理系统中，可以发现其计算具有准确性，快速性的特点，给信息需要者一份准确、值得信赖的会计数据，准确反应企业的运营情况。1.5该系统在公司运营中所起的作用以及相关需要改进的地方：财务处理系统在整个系统中处于的核心地位，其他子系统的数据最终要传递到这里进行登帐。其日常业务处理也几乎都在此系统进行处理，该系统计算的准确性以及快速性，不仅给娃哈哈公司节约了很多资源，降低产品成本，保护资产资源不流失，并且其数据能够反应娃哈哈的运营情况。但是，在这种流程下一旦出错，将很难发现，这也给了人舞弊的机会。所以我建议在原始凭证环节增加一个审核程序，审核原始凭证的真实性、合法性：票据符合税法要求、记录的经济活动真实、合法；以及原始凭证的准确性、完整性：填写规范、大小写一致、有时间、付款单位、有收款盖章。2工资管理系统2.1工资管理系统流程：娃哈哈员工工资、奖金由各部门每月在公司额定的人数及公司工资奖金计算标准来制定员工的月工资，并根据业绩来制定月奖金，年末由本年度业绩来计算分红，以及根据员工持股数分配股份所得，方案由公司批准后执行。公司要求各部门对员工进行严格考勤，并由该部门根据员工情况计算扣款数。公司人事部在人员招聘、工资发放等情况下如果发现存在吃空饷、弄虚作假的事实，公司将开除责任销售人员，并扣罚责任区域经理、省级经理一定的扣款。计算出工资汇总表后在工资管理系统进行工资分摊，扣除个人所得税，并计提福利费，教育附加费等费用，生成转账凭证传递到财务处理系统进行登帐。并根据工资汇总表由银行代发工资给员工。2.2工资管理系统流程图：2.3工资管理系统的可行性以及实施策略：娃哈哈工资管理部门根据严格的考勤和多劳多得的分配制度来计算扣款额和工资、奖金额，对每个员工都公平、公正，有理可依。并且系统计算准确，确业务人员原始凭证录入人员未审核凭证审核人员已审凭证记账人员现金日记账企业银行日记账会计报表信息需求者出纳余额调节表1、财务处理系统流程图各类总账、明细账银行对账单3保了员工的最根本利益。在娃哈哈的ERP管理中，设立了一个“管理变革小组”，其要做的工作就是“怎样把系统所带来的流程、管理思想的变革，能让更多人接受”。2.4该系统在公司运营中所起的作用以及相关需要改进的地方：工资管理系统在公司运营中也起着至关重要的作用。工资过高会使公司成本增加，年末计算利润就会减少；工资过低会使员工失去斗志，形成不了激励效果，使公司业绩下降。合理正确地计算工资既能够维护员工利益，也能控制公司的人力成本，提高公司利润。在2000年的股份改制中，娃哈哈实现“全员持股”。当时的股份分配，采用了“根据工龄、职务、贡献，评定工分，确定员工持有股份数量以及购买价格”的办法。在娃哈哈，普通员工“年底分红都能拿上4万—5万”。全员持股成为大锅饭，究其根源，是因为“股份所得已经超过工资奖金所得，尤其是少部分员工股份收入已成为其收入的主要来源”。[4]这导致娃哈哈员工的收入大部分都与岗位有关，与工作努力与否、业绩如何关系不大，形不成激励。所以娃哈哈应该调整其员工收入构成，让其所得酬劳与他付出的劳动成正比关系，这样才能激励员工在其岗位上精益求精，让一支所向披靡的队伍恢复狼性，促进公司的发展。3销售与应收系统3.1销售与应收系统流程：娃哈哈经销商拿货必须提前付款，娃哈哈先付利息，销售结束后，娃哈哈返还抵押款，并给经销商返利。在销售业务方面，经销商向娃哈哈公司销售部发出订单，哇哈哈终端收到货款后，把订单录入电脑系统，发货指令调度到全国各地各部门各部门人事部月工资、奖金表考勤信息人员舞弊行为记录表办公室工资汇总表批准费用分配表工资分摊凭证个人所得税扣缴申报表代扣税凭证福利费、教育附加费分配表计提福利费教育附加费凭证财务处理系统银行员工代发工资2工资管理系统流程图4的分厂，仓库员根据订单发货给运输公司运输到经销商处。同时销售公司开具发票，销售凭证自动入账。整个销售流程都在销售与应收系统中完成。[5]3.2销售业务流程图：3.3该系统的可行性和实施策略：每天下午5点，娃哈哈集团的决策层企业决策层就可以在销售与应收系统中了解到当天的销售订单情况、当天的资金回笼情况。该系统让管理层快速的得到产品销售情况，并且整个过程环环相扣，使得销售变得有效率。销售管理系统实施完成后，需要一套有效的运营管理制度来保障系统的运行。运营管理的各项制度实际上是一个需要持续发展、不断完善的过程，需要在系统运营过程中不断地改进、充实、完善。必须做到整个运营管理工作有章可循，有规可遵。3.4该系统在公司运营中所起的作用以及相关需要改进的地方：销售与应收系统在公司中也处于非常重要的位置，一个完善的销售系统不仅能够加快产品销售速度，更能让管理者在第一时间知道销售情况，并针对销售薄弱部分进行改进，使公司产品的销售网越织越大。在娃哈哈的销售流程可以看出，哇哈哈是没有应收环节的，经销商订货需要先汇款，娃哈哈收到汇款后再发货，这样无疑是减少了应收账款的成本，但是也因为这样，娃哈哈可能失去更多的商业机会，通过学习财务管理可知，增加应收账款环节可以增加公司的销售收入，我觉得娃哈哈可以增加应收环节，调节应收控制，减少应收成本与坏账准备，并从中获得最大收益。4固定资产管理系统4.1固定资产管理系统流程：4.1.1固定资产增加时：部门提交固定资产增加原始单据给财务部，财务部审核固定资产增加单后在固定资产系统录入固定资产卡片：使用部门，使用年限，原值以及预计净残值率等。接着给固定资产贴上条形码。系统自动生成凭证传递传递到财务处理系统。4.1.2固定资产减少时：部门提交固定资产减少原始单据给财务部，财务部审核固定资产减少单后在订单经销商销售部门汇款全国各地分厂发货指令出库单仓管员运输公司发票销售与应收系统返利3销售系统流程图5固定资产系统录入固定资产卡片：固定资产条形码，原值，使用年限，已提折旧，减少原因等。再填制固定资产减少的会计凭证，做固定资产清理处理。系统自动把凭证传递到财务处理系统。[6]4.1.3固定资产折旧：月末在固定资产管理系统中做折旧处理，根据增加固定资产时录入的折旧方法，系统自动进行折旧处理，并生成折旧凭证，传递到财务处理系统。5库存与存货核算系统5.1库存与存货流程：事实上，娃哈哈根据一套完善的信息系统，实现了零库存的目标。在经销商给终端发出订单后，终端根据经销商的位置给当地的分厂发出订单，当地分厂接收到订单马上投入生产，[7]也就是说，娃哈哈的每一瓶水都是根据订单生产，没有一瓶挤压。这样的零库存目标使得娃哈哈里的每一个人员都与投产时间赛跑，大家都跑在时间流程的前面，各环节之间实现无缝连接。每天中午11点，企业决策层就可以看到截止到当天早上6点为止全国所有二十多家生产分厂前一天的生产、发货情况。6采购与应付款系统6.1采购与应付系统流程：原辅材料采购方面，供应部门在管理信息系统的帮助下，完全按照月度生产计划、采购周期、库存情况结合市场供需情况制定月度采购计划，并根据实际的生产进度安排实际采购，保证了合理的原辅材料库存。[8]其主要流程为：采购员通过共享的计算机系统生成采购订单，把采购订单传递给供应商，供应商将货物送到库房，验货员根据共享系统中的订单验收货物，验货员将处理结果返回共享系统。系统自动生成凭证，并开具支票给供应商。6.2采购与应付系统的可行性：该系统会根据娃哈哈公司的销售订单和预测信息，向生产分公司下达生产计划，分公司根据自身产能和具体情况进行计划调整，并根据调整后的生产计划生成采购需求，供应部根据分公司的采购需求下达采购订单，原材料仓库根据采购订单才能收货。财务处理系统根据采购订单、验收合格入库过帐形成的入库凭证进行发票校验后方可向供应商支付货款。[9]娃哈哈是目前中国国内食品饮料行业当之无愧的龙头企业，经过17年的发展，无论从企业规模、营销能力、财务能力、赢利能力在国内食品饮料行业首屈一指。[10]就算是世界饮料巨头号称世界第一品牌的可口可乐在华所有装瓶厂利润之和也未必及得上现在的娃哈哈。娃哈哈的确有资格为自己感到骄傲，也值得国人感到骄傲和自豪。对娃哈哈的赞誉在这个以成败论英雄的世界实在是太多了，希望娃哈哈越走越好，给世界一个警钟：中国企业正在崛起，并且不断完善不断壮大，正以飞快的速度赶超欧美企业。参考文献[1]佚名.娃哈哈简介[EB/OL].，2010-12-17.[2]佚名.娃哈哈采用新中大财务管理软件[EB/OL].，2010-12-17.[3]程鸿.娃哈哈成败咫尺间[EB/OL].[4]张静.2004,娃哈哈的非常变革[J].21世纪商业评论，2004，02.[5]黄浩.信息化娃哈哈可以公开的秘密[J].中国信息化，2010，28（1）：1～2.[6]尚阳.娃哈哈密码[M].北京:北京大学,2005-09.[7]罗建幸.宗庆后与娃哈哈[M].北京：机械工业出版社，2008-05.[8]ZT.娃哈哈集团：ERP实施极大改善业