文档管理制度

··XXXX有限公司正式文档管理办法WDGL-01-20180817-V1.0/0001编制：人力资源部审核：批准：使用部门：2018年01月8日发布2018年01月8日实施XXXX有限公司批准1··XXXX有限公司文档管理办法目的为加强公司文件的标准化管理，完善公司的质量管理制度，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。范围适用于本公司质量管理体系要求的文件与外来文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。责任质量负责人本企业各项质量管理文件的起草、修订、审核、分发、保管，以及收集意见对各文件的修改、撤销、替换、销毁。各部门负责人负责本部门管理制度文件的具体执行，在评审意见分歧较大时，通过传阅或会审提供意见和建议。总经理负责对本制度的批准与废除、并督促各部门对本制度的实施。项目文档编写规范文档版本管理1文档状态变迁规则2··项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时，其状态为“草稿”。文档通过评审后，其状态变为“正式”。此后若更改文档，其状态变为“修改”。修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。2文档版本号文档的版本号规则与文档的状态相关。（1）处于“草稿”状态的文档版本号格式为V0.YZ，YZ的数字范围为01~99，随着文档草稿的修正，YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由文档创建人或修改人自己把握。（2）处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X为主版本号，取值范围为1~9。Y为次版本号，取值范围为0~9。文档第一次成为“正式”文件时，版本号为V1.0。如果文档的升级幅度较小，版本号Y值可适量增加，Y值增加一定程度，X值将适量增加。档文档升级幅度较大时，才允许直接增大X值。（3）处于“修改”状态的文档版本号格式为VX.YZ，文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变。当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式”时，将Z值设为0，增加X.Y值。参见上述规则（2）。文档标识项目所产生的文档都有唯一、特定的编码，其构成如下：项目标识-文档类型-日期标号-版本号/序号。其中：项目标志：本项目的标识，表明本项目是“XXXX”；文档类型：商务文档00，项目管理文档01，项目开发文档02。日期编号：文档创建日期；版本号：本文档的版本号。序号：四位数字编码，指明该文档在项目文档库的总序号。一个文档编码的例子为：RDXM-01-20111111-V1.0/0015。项目文档管理制度项目文档按内容分为三类，商务文档，项目开发文档，项目管理文档3··其中，项目商务文档有合同及附件、招标书、投标书、技术方案、谈判会议纪要、厂商报价清单、厂商技术方案、厂商授权书、财务的制度等；项目开发文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试记录及测试报告（单元测试、业务联测）、用户使用手册、培训材料、项目相关专业文档、技术验收报告、业务验收报告及其它相关文档；项目管理文档有项目章程、项目管理计划、项目范围说明书、WBS、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件。文档的保密和安全。根据文档安全管理需要，大致可划分为三个保密级别Ⅰ级：具有比较高的保密需求，仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意，包括各种项目商务类文档、各类软件授权许可。Ⅱ级：限制性保密需求文档，只允许项目组内部相关人员操作使用的文档，包括需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档等开发文档及项目成本相关管理文档，如因工作和业务需要，须经过严格地审批程序才能外发。Ⅲ级：一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档，包括项目计划、项目进度等。项目文档归档项目经理必须在项目开发过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。项目组文档管理员在文档管理服务器上生成文档存放目录，项目组其他相关人员仅设置只读权限。项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员。文档管理员审核后上传至文档管理服务器。项目组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。项目文档调阅公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写《项目文档借阅单》（见附件一），经所在项目组经理批准后提交各项目组文档管理员，经本组项目经理审核后，开放调阅权限。4··调阅的权限统一设置为：只读。对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭。对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时归还。如需延期借阅，需重新办理相关手续。第十条项目文档保存方式分为电子和纸质，原则上应以电子方式保存。电子文件应尽量转换成PDF格式，统一设置为“不能修改”模式，并视需要设置为“不能打印”模式。应确保相关电子文档无病毒感染。第十一条项目组文档管理员应按对项目文档进行清点，核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档，并视作该项目归档工作的完成。若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的，项目组文档管理员有权要求对文档重新进行编制和完善，直至符合归档规范。第十二条项目组文档管理员对项目文档实施统一保管，并负责定期进行刻盘备份，保证归档项目文档的安全可靠。档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。5··（二）销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。6··附件一项目管理文档借阅单项目文档借阅单编号：借阅日期：计划归还日期：借阅事由：序文件编号及名称媒质密级实际归还日期12345679借阅人签字：项目负责人签字：部门负责人意见（高涉密文件借阅）：备注：借阅人应对所借阅的文件妥善保管，并及时归还。非密文件的借阅应由项目负责人签字授权，涉密文件的借阅应由部门负责人签字授权。涉密文件的使用，根据有关规定涉密文件只可以纸质方式存在，且非经允许不可复印流转。附件（共_页）：无报送：发送：年月日7