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文件類別管制程序文件編號P-DB-03頁次1/3文件名稱品質記錄制修日期2000-12-20版次A0目錄壹、目的………………………………………………………………………….2貳、範圍………………………………………………………………………….2參、權責………………………………………………………………………….2肆、定義………………………………………………………………………….2伍、作業內容…………………………………………………………………….2陸、相關文件……………….……………………………………………………3柒、相關表單……………….……………………………………………………3文件類別管制程序文件編號P-DB-03頁次2/3文件名稱品質記錄制修日期2000-12-20版次A0壹、目的：制訂品質記錄管理權責方法，以利品質系統的有效運作及證明，並確保品質系統記錄易於閱讀識別及查閱，作為日後品質改善和追溯之依據。貳、範圍：本校於品質系統下，各相關部門運作產生之各項記錄與報表、表單均適用之。參、權責：各項記錄之填寫及保存。───各相關單位。肆、定義：無。伍、作業內容：一、品質記錄之產生：（一）表格之設計由各相關單位按作業需求負責設計之，以扼要簡明完整為原則，並隨同程序作業規劃書，一同經各部門會審通過後實施。（二）表格之修改依『文件與資料管制作業程序』之修定方式，經授權人員核准後始得修改。（三）舊有之外製印刷式表單（本程序未實施或未修改前），如不影響主要功能，可以用完後再使用新格式表單。（四）表格所列項目由使用人員依作業實施情況填寫，且依各程序規定有核准權限之人員審查、核准後始為有效之正式文件，然後由承辦人員依規定分送各相關單位，各相關單位依程序文件規定處理完畢後，將記錄按文件類別或編號、日期、性質收集存檔以便調閱，並須製作『品質記錄一覽表』，以便管理。二、品質記錄儲存：（一）各單位專責人員自行保管，各式記錄於收集一定周期後或記錄累積過多時，須予以打包儲存，保存周期內應適當存放，並適當標識以利調閱避免遺失。（二）所有品質記錄保存期限，以『品質記錄一覽表』上所填入的保存期限為基準。（三）所有電腦相關之品質資料均須轉書面記錄保存，若無法或無必要轉成書面記錄，得以電子媒體加以儲存，並保持最新版本，由各單位相關人員，負保管之責。（四）若為傳真之記錄如有必要保存時，則應另行影印保存。文件類別管制程序文件編號P-DB-03頁次3/3文件名稱品質記錄制修日期2000-12-20版次A0（五）到期之記錄由負責保管部門予以銷毀。陸、相關文件：●文件與資料管制作業程序。柒、相關表單：●品質記錄一覽表（P-DB-03-01-A）文件制訂、修訂、廢止申請單■制訂□修訂□廢止申請單位總務處文書組申請日期８９年１２月２０日文件名稱品質記錄管制程序文件編號P-DB-03原因說明制訂品質記錄管理權責方法，以利品質系統的有效運作及證明，並確保品質系統記錄易於閱讀識別及查閱，作為日後品質改善和追溯之依據。會簽單位意見簽章核准審查制訂校長副校長管理代表總務長組長承辦人文件類別管制程序文件編號P-DB-03頁次5/3文件名稱品質記錄制修日期2000-12-20版次A0NO:P-DB-01-01-A文件類別管制程序文件編號P-DB-03頁次6/3文件名稱品質記錄制修日期2000-12-20版次A0文件名稱品質記錄管制程序文件編號P-DB-03制訂單位總務處文書組制訂日期８９年１２月２０日分發單位教務學務總務秘書技合推廣人事會計圖資科系通識○○○○○○○○○修訂紀錄修訂日期申請編號修訂內容摘要頁次版本／次文件類別管制程序文件編號P-DB-03頁次7/3文件名稱品質記錄制修日期2000-12-20版次A0對外發行章戳作廢章戳發行章戳NO:P-DB-01-02-A