科室会操作方案

科室会操作方案一、定义针对临床医院科室进行企业及产品介绍，增加临床医生对产品的认可度，提高产品知晓率、产品知识普及率及处方量，有效促进销售，提高产品品牌影响力的学术推广活动。二、召开前提1、新开发目标科室，处方医生对产品缺乏了解。2、科室增长潜力好，医生对产品有疑问，影响处方量。3、产品有新的学术研究点向医生推荐。三、召开目的1、通过公司的专业推广人员准确传递产品信息，引导临床医生正确处方。2、从个别医生处方向全科处方扩展，增加处方量。3、将新的学术研究观点传递给医生，提高医生对产品的认可度，增加处方机会。4、答谢维护、保持或继续增加处方量。四、组织实施要求1、市场新开发等级医院，产品开发进入医院科室后，一个月内必须组织开展科室学术推广活动。2、申请科室会的科室必须具备公司重点产品销售为基础，做好科室会会前调研工作，尤其是以开发医院、品种上量、品种进院为依据，确保科室会后产品能够开发、进院、上量。3、市场已开发医院，处方量稳定的科室，原则上季度进行科室会学术推广，做好客情关系，或者根据产品新的学术研究观点进行专题性的科室学术推广活动。4、科室会由分销经理/省总通过OA进行申请，（包括时间、地点、医院、医院级别、科室、科会内容、召开时间、参会人数、产品名称、处方销量、业务代表姓名、电话、会议类别等）经公司各销售部负责人、学术推广部负责人审批执行。5、科室会原则上由科室主任/副主任主持，会后科室主任/副主任总结。科会出席对象：科室主任/副主任，主治医师、住院医生、进修医生、科室护士长、主管护师。参会科室人员必须由公司医药代表/分销经理负责安排服务到位，产品经理负责企业及产品的宣讲。五、操作流程1、会前预约1.1、分销经理会前一个月与代理商/业务代表沟通，初步达成科室会召开意向，完成科室会预约。1.2、每月30日前各省总上报次月科室会预约表（见附件1）至学术推广部负责人，学术推广部负责人根据时间、区域、人员等情况在次月5日前给予省总回复。1.3、学术推广部同意后，分销经理通知代理商/业务代表与目标科室按预约表时间预约科室会，确定沟通科室会召开形式（院内或院外）、召开日期、参会人数等相关事宜。备注：建议科室会议时间为科室周例会时间、科室早会时间、中午午休时间、下午下班前等。分销经理在与代理商沟通时，必须强调会议形式（院内或院外）、公司支持（费用或礼品）、费用支付（垫付）形式、会议流程（介绍企业和产品）、费用核销标准及流程等，以免产生不必要的纠纷及不良影响，有损个人或企业形象。2、科会审批2.1、会前7天分销经理/省总依据预约表完成科室会申请，并上报各销售部负责人，各销售部负责人在3天内完成审批转至学术推广部负责人，无预约表直接提交申请表引起会议时间冲突，申请人自行调整日期。2.2、学术推广部负责人在3天内完成审批，安排产品经理落实执行。2.3、产品经理在3天内电话回复分销经理，沟通科室会议事项。2.4科室会审批流程如下：分销经理申请省区负责人审核销售负责人审批学术推广部审批产品经理知晓结算部知晓结算会计执行备注：为提高工作效率，建议一个地区一次性申请最低不能少于3场，且每场会议的间隔时间不能超过1天。3、会前准备3.1、分销经理与代理商/业务代表要保持沟通，要求代理商/业务代表在会前一周和科室主任再次确认会议召开时间，地点，邀请并说服科主任/科室副主任主持会议；对已经处方产品的关键人物，需扩大处方量；建立处方习惯的关键人物；暂时的对立人物、专家等进行拜访沟通进行会议宣传。3.2、分销经理将科室状况及科室用药水平、竞争品种及该科主要推广手段，竞争品种在该科室认可程度，医生对产品的认可度、科室主要诊疗疾病等与学术推广部产品经理进行沟通，针对性的准备科室会PPT，预测会议效果。3.3、产品经理与分销经理要保持沟通，务必会前一周完成各项准备工作，包括行程安排、车票、会议物料、设备等。3.4、为了保证会议按时顺利召开，分销经理、业务代表必须全程跟会。4、物料准备4.1分销经理/代理商准备事项：产品宣传资料、资料袋（笔、本）、投影仪、插线板。4.2学术推广部准备事项电脑、激光笔、PPT课件、科室会签到表、科室会跟踪表、科主任拜访表（见附件2、3、4）、礼品等。4.3科室会需要的物料及礼品，各省办根据科室会召开计划提前申请，保证科室会的正常有序进行。5、会中控制5.1会议相关人员至少提前半小时携带相关物料（签到表、礼品、宣传材料、电脑、投影仪、插线板等）到达会场，作好会场布置工作。备注：院外科室会需提前落实酒店是否具备投影条件，不具备条件由分销经理提前准备投影用幕布（可用白布替代）。5.2开会前医药代表/分销经理组织好科室医生参会。5.3安排专人进行医生签到（确保签到参会医生信息清晰、准确）、拍照和宣传材料发放，并由专人维持会议秩序。5.4会议流程5.4.1科室主任/副主任主持开场；5.4.2产品经理开场问候；5.4.3企业及产品知识介绍；5.4.4产品答疑；5.4.5科室主任/副主任总结科会；5.4.6科会结束，产品经理致辞感谢。5.5礼品发放时机：会议完毕后发放礼品。5.6结束会议：收回科室会签到表（见附件2），整理设备。5.7会中选择合适时机用手机拍照。6、会后跟踪6.1会后的第一次拜访安排在当天下午或次日的上午，目的在于了解会议对医师的初步效果。6.2第二次拜访安排在会后的第三天，目的是要及时解答医师在初步使用药品中的问题，了解用药情况。6.3第三次拜访安排在会议后的七天，争取科室内处方药品医师人数的扩大以及处方量的增加。6.4会后一个月内应增加拜访频率，促进销售上量，形成良好处方习惯后逐步实现用药常规化。备注：分销经理和产品经理要做好代理商/医药代表会后跟踪监督工作，要求代理商/医药代表完成科室会后跟踪表（见附件3）。7、会后评估7.1科室会召开前后，分销经理要做好代理商/医药代表对科主任进行拜访，了解处方用药情况，完成科主任拜访表（见附件4）。7.2分销经理会后要及时跟踪沟通会议情况，了解会议效果；学术推广部产品经理要对科室会中存在的问题及医生反馈与代表沟通，总结经验，定期形成书面报告。7.3学术推广部根据流向对科室会会后三个月销量进行统计分析，编制科室会会后评估报告，对于会后处方量多次无增长或增长不明显的医院，学术推广部有权对其医院科室会召开数量进行压缩。8、费用及费用核销要求8.1费用及礼品8.1.1院内科室会：院内科室会公司只提供礼品/盒饭，不提供其它费用。8.1.2院外科室会：院外科室会需要用餐的根据医院级别不同，公司提供费用及礼品，费用标准如下表（附表）：8.2费用核销要求8.2.1费用由代理商/业务代表先行支付，会议结束后，代理商/业务代表将发票及相关资料转分销经理，分销经理核实后邮寄至公司（学术推广部/结算部）。8.2.2核销资料要求：具有公司名称发票（以财务要求为准），科室会签到表（见附件2）、科会会后跟踪表（见附件3），科主任拜访表（见附件4），会议现场照片（包含产品经理讲课及全部参会人员）。以上资料必须齐全，并按要求签字，参会人数以签到表及照片相对应人数为准，否则不予核销。8.2.3会后分销经理及时通过OA进行学术费用核销。核销流程如下：六、监督处罚各销售部门必须按照规定严格执行，对于虚报参会人数增加费用的行为一经发现查实将进行严厉处罚，处罚标准如下：分销经理虚报参会人数，每多报一人次，将按照费用标准的双倍金额进行处罚，三级医院200元/人次，二级医院160元/人次。对于3次以上虚报参会人数行为，学术推广部将提交销售部门负责人及公司领导处理。七、指标考核考核指标包含医院、人数、场次三项，每场参会医生不少于5人，平均参会人数不少于7人。为提高工作效率，降低科室会议成本，各销售部门务必严格按要求执行。八、附件1、《科室会预约表》2、《科室会签到表》3、《科会会后跟踪表》4、《科主任拜访表》本方案自XXXX年X月日起执行。陕西丽彩药业有限公司学术推广部XXXX年X月X日分销经理申请产品经理审核省区负责人审销售负责人审结算会计审核结算负责人审结算会计付款学术推广部知晓晓分销经理知晓