中铁四局质量、环境、职业健康安全管理体系程序文件汇编

企业标准-1-依据GB/T19001-2008idtISO9001:2008标准GB/T24001-2004idtISO14001：2004标准GB/T28001-2001(OHSAS18001:1999)标准质量、环境、职业健康安全管理体系程序文件汇编发布日期：2009-06-01实施日期：2009-06-01中铁四局集团有限公司企业标准-2-程序文件修订说明本次集团公司程序文件的修改是根据GB/T19001-2008IDTISO9001:2008标准换版及集团公司组织机构发生变化而进行，在本次修改过程重点关注了体系文件在实际运作过程中的操作性，确保集团公司各单位能够更好地实施。本次程序文件修改过程中得到了局各职能部门的充分配合，尤其是在文件定稿过程中得到：马红宾、赵南平、程昊、鲁成章、赵贤青、黄秀杨、程斌、占小锁、陈伟康、许保舟、路军、阎艳芬、王叶松、季文斌、杨光武等同志认真审核，提出了许多宝贵的意见，在此表示感谢！同时对于上述人员中在印刷过程中未将名字在体系文件汇编中列入的，在此表示深深地歉意。企业标准-3-目录01、文件控制程序QB/CTCE-MP-01.....................................502、记录控制程序QB/CTCE-MP-02....................................1103、目标、指标和管理方案控制程序QB/CTCE-MP-03.......................1304、环境因素的识别与评价程序QB/CTCE-MP-04..........................1705、危险源的辨识和风险评价与策划控制程序QB/CTCE-MP-05...............2406、法律、法规和其他应遵守要求控制程序QB/CTCE-MP-06.................3107、管理评审工作程序QB/CTCE-MP-07................................3408、人力资源管理程序QB/CTCE-MP-08................................3809、施工机械设备管理程序QB/CTCE-MP-09...........................4210、协商、沟通与信息交流控制程序QB/CTCE-MP-10.......................4811、产品要求评审程序QB/CTCE-MP-11...............................5112、物资采购和管理程序QB/CTCE-MP-12................................5813、工程/劳务分包方控制程序QB/CTCE-MP-13..........................7414、施工过程控制程序QB/CTCE-MP-14..................................8015环境和职业健康安全运行控制程序QB/CTCE-MP-15......................9216、产品防护和交付程序QB/CTCE-MP-16...............................9617、应急准备与响应管理程序QB/CTCE-MP-17...........................10218、顾客满意监视和测量控制程序QB/CTCE-MP-18......................10619、内部审核管理程序QB/CTCE-MP-19................................112企业标准-4-20、产品监视和测量程序QB/CTCE-MP-20..............................11721、环境和职业健康安全管理绩效监视和测量程序QB/CTCE-MP-21.........12022、不合格品控制程序QB/CTCE-MP-22................................12423、事件、事故、不符合、纠正和预防措施控制程序QB/CTCE-MP-23.......130企业标准-5-01、文件控制程序QB/CTCE-MP-011目的为加强对文件的控制，确保集团公司内与管理体系有关的各个场所都能及时获得和使用有效的文件。2适用范围适用于集团公司与管理体系有关的文件控制和管理。3职责3.1集团公司办公室负责集团公司行政文件的控制和管理；负责对集团公司各单位/部门行政文件的控制和管理进行检查和监督，并保留检查记录。3.2集团公司技术中心负责集团公司技术文件和测量管理体系文件的控制和管理；负责对集团公司各单位/部门技术文件的控制和管理进行检查和监督，并保留检查记录。3.3集团公司企业管理部负责质量、环境和职业健康安全管理体系文件的编制、修改、换版和发放。3.4集团公司各部门负责本部门文件的控制和管理。3.5集团公司各档案部门负责文件的归档和管理工作。3.6分公司、工程指挥部、项目经理部按照与集团公司对口关系，负责本单位各类文件的控制和管理。4工作程序4.1文件的分类：文件分为内部文件和外部文件两大类。4.1.1内部文件：指集团公司内部形成的文件，包括：a)行政管理文件；b)管理手册（含集团公司管理方针）、管理目标、程序文件和记录（包括测量管理体系的文件和记录）；c)项目策划文件（施工组织设计或质量计划、施工方案、环境保护方案、职业健康安全管理方案）；作业指导书；自行编制的技术标准和规范、工法、管理制度；d）管理体系运行过程产生的记录。4.1.2外部文件：指来自集团公司外部的文件，包括：a)国家和地方的法律、法规和规定；b)国家和行业规范、标准；c)上级单位、地方政府部门、行业协会等发放的文件；d)施工图纸、标准图集、变更设计通知书等。企业标准-6-4.2文件的编号4.2.1文件的编号分为文号和发放号。4.2.2集团公司和分公司行政管理文件的文号由集团公司办公室和分公司办公室统一编号。4.2.3体系文件、管理性文件、技术性文件、测量管理体系文件、各类合同等由文件编制/产生部门/单位统一编号。4.2.4文件的发放号由文件发放部门/单位统一编号。4.3文件的编制、审批4.3.1管理手册（质量、环境和职业健康安全管理手册）由集团公司企业管理部负责编制，管理者代表审核，总经理批准发布实施；计量管理手册由集团公司技术中心负责编制，计量检测体系管理者代表审核，总经理批准发布实施。4.3.2质量、环境和职业健康安全程序文件由集团公司企业管理部组织有关部门编制，分管领导审核，集团公司管理者代表批准后实施；计量管理相关的程序文件由技术中心负责组织相关部门编制，计量管理体系管理者代表批准后实施。4.3.3技术文件、测量管理体系文件由集团公司各级技术部门、检测、试验单位组织编制，各级总工程师审批。4.3.4其他文件由相关部门/单位组织编制，分管领导审批。必要时报集团公司总经理或分公司总经理审批。4.4文件的发放及控制4.4.1文件的发放由各文件编制或管理部门/单位负责，按确定的发放范围发放文件，确保各有关场所都能得到文件的相关版本。集团公司各单位通过协同办公平台（OA系统）发布文件时，发送人和接收人员均应做好发文和收文记录。4.4.2文件的发放应做好发放记录。重要的文件应编号发放。行政文件收发工作按照《中铁四局集团有限公司公文处理办法》执行。4.4.3文件实行分层次控制管理，各单位/部门应编制本单位/部门的“适用文件清单”，以便对适用的有效文件进行控制。4.4.4当文件丢失或破损并影响使用时，应到文件管理部门办理补发或更换手续，文件管理员要做好记录并将破损文件按有关规定销毁。4.4.5新成立的工程指挥部、项目经理部或单位应根据需要配备管理体系文件向体系文件管理部门申请补发管理体系文件；行政管理文件可以从集团公司内部网站获取。发放部门应对发放的文件做好发放记录。企业标准-7-4.4.6施工图纸、变更设计的发放：a)由各单位工程技术部门指定专人管理，建立目录清单；b)建立发放记录，经各单位技术负责人批准发至有关人员；c)施工中的变更设计书、设计变更图纸按上述a、b款办理；d)重大的变更设计应通知集团公司工程管理中心、技术中心、工经部和分公司工程部、技术部和工经部；e)工程竣工后，施工图纸、变更设计与竣工文件一并交集团公司/分公司档案室。4.5文件的评审、更改、换版、作废、销毁4.5.1当国家的法律法规、顾客及相关方要求、施工工艺方案、组织机构等发生变化时，各级文件主管部门应对文件适宜性进行评审。如认为文件已不适宜使用，各级文件主管部门应对该文件进行修改。4.5.2需要更改的文件应由更改部门提出申请，经分管领导审核后，进行修改。并按照本程序4.3条款的要求批准。4.5.3文件更改经批准后，按“文件审批/发放表”的名单发放文件修改通知单，各单位、部门文件管理员据此修改。文件更改时要注明更改标识和更改生效时间。标识采用修改码（从0到9）。4.5.4文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，换发新版本。原版次文件作废。4.5.5集团公司文件的修改、换版应在新发文件中注明，各对口部门收文后立即撤换作废文件，并做好记录。对于集团公司办公室下发的行政管理文件，当有修改并重新发文时，应在新的文件中申明以前的文件作废。4.5.6作废文件的处理：a)为了防止误用作废文件，文件管理部门通过发布“作废文件通知”，通知各有关部门/单位，立即从使用场所撤回已作废的文件，各单位在“适用文件清单”中加以注明。b)对于需作资料保存的作废文件，文件管理员要在“适用文件清单”中注明“保留”，并在保留的作废文件上注明“保留资料”字样。4.5.7需销毁的作废文件由各部门/单位文件管理员填写“文件销毁申请单”，经所在部门/单位负责人批准后，自行销毁。4.6文件保管和借阅4.6.1文件的保管：a)部门按照文件分类单独立卷保管。卷盒应编目，卷内应有目录，便于查找；企业标准-8-b)外来文件应尽可能单独立卷存放；c)文件应有良好的存放环境，并整齐有序。4.6.2文件借阅：a)集团公司内部人员借阅文件，应在“文件借阅登记表”上登记，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还者由文件管理员收回；b)集团公司外部人员借阅文件，必须经分管领导批准。4.7外部文件的控制：体系策划和运行所需的法律法规和其他应遵守的要求按《法律法规和其他应遵守的要求控制程序》执行，对于管理体系策划和运行所需的其他外来文件由文件接收和管理单位负责识别外来文件的适宜性和有效性，经识别外来文件适宜和有效后，发放给相关使用单位使用，并做好文件发放记录。需要转发的各类外部文件，由文件对口管理部门提出，经分管领导批准后转发。文件的发放及管理按照本程序执行。4.8文件管理4.8.1要坚持“使用方便，控制重点”的原则，各主责部门、分公司、工程指挥部、项目经理部应设专/兼职文件管理员，负责文件的收集、整理、归档工作。4.8.2各单位/部门的文件管理员应及时对本单位/部门的“适用文件清单”进行更新和补充，同时便于文件的查阅，以达到有效控制文件的目的。4.8.3各单位/部门的文件管理员应每季度对文件的管理进行自查，发现问题及时处理；集团公司办公室和技术中心分别对各单位/部门行政文件和技术文件的编制、审批、发放、作废等管理情况进行抽查，并做好检查记录。自查和监督检查中发现的问题应进行认真整改。5相关/支持性文件5.1《中铁四局集团有限公司公文处理办法》（中铁四办[2008]255号）6记录6.1文件审批/发放表R1-16.2文件修改通知单R1-26.3文件借阅登记表R1-36.4文件销毁登记表R1-46.5适用文件清单表R1-56.6作废文件通知6.7文件检查记录6.8归档登记表按档案部门规定格式企业标准-9-文件审批/发放表R1-1编号：文件名称文件编号文件管理部门审核意见领导审批发放编号领用部门份数签收人发放编号领用部