竣工文件整理方法和案卷质量要求

-1-附件4：竣工文件整理方法和案卷质量要求竣工文件的文整,是将收集的组成竣工文件的相关资料通过加工整理组成保管单位。整理的主要任务是：将应收集归档的施工资料编排好次序，加上竣工文件软封面装订成册；绘制竣工图纸，按尺寸要求进行折叠或装订；对施工日志进行整理，去掉空白页，对重要内容进行摘抄，加上软封面装订成册；对卷内施工资料、施工日志、图纸编张号，填写卷内目录、备考表、装入铁道部统一规定的科技档案盒内（竣工文件移交及整理采用表格参照《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档〔2002〕8号）的有关要求）。现分述如下：一、资料的整理。1．对已形成单位工程的施工资料进行排列，装订成册。其排列顺序是：（1）开、竣工报告及批复文件（2）工程施工小结（3）竣工工程数量表（4）变更设计通知单（5）建交表（6）各种检查证（程检表或检验批质量验收记录表）（7）各种原始记录-2-（8）各种原材料、成品出厂合格证（9）各种动力机械、设备图纸、出厂合格证、说明书（10）单位工程质量验收记录表（11）竣工验收记录表（12）其他报表和文字材料（13）施工日志（14）竣工图（按专业、图号排列）以上各项内容如组在同一卷内，由于保管期限不同，整个案卷保管期限应从长。2．资料装订厚度控制在15毫米～20毫米内，装订为左上下角1.5mm×1.5mm四孔位，细尼龙线沿左线装订，装订前先除去金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份、表格文头是否一律向上或向左，资料装订线是否预留，小于A4开纸是否粘贴在A4开纸上。文件材料采用尼龙细线在左侧装订，以打4个眼为宜，装订后用胶水粘上铁道部统一规定的竣工文件软封面。装订后要求结实牢固、整齐美观。二、竣工图的绘制。1．竣工图上的里程应为竣工统一里程（不是施工里程），线路平、纵断面图上应将桥、涵、站、水准基点、曲线始终点、百米标、公里标等都应为统一里程（或称竣工里程）。路基设计宽度也应为实际宽度。-3-2．平、纵断面缩图，不能按施工管段分段绘制的，应由建设单位统一组织绘制，以免影响使用效果。3．桥梁、房建专业在施工中如部分采用定型图、通用图，施工单位只需在竣工图上标明采用的图号即可，如整个建筑（房屋、水塔等）全部采用定型图、通用图时，施工单位应向维修部门提供一套完整的图纸。4．新绘制的竣工图标,要加强审核,防止笔误,其图幅要按国标GB4457～4460～84执行。5．如用新晒的设计蓝图修改成竣工图，修改时应用碳素笔，不得用红色笔或圆珠笔。6．新绘制或用设计图修改的竣工图，都应将原图标更换成正规的竣工图标，大小尺寸应以能遮盖原图标为准，图标内施工负责人等要签署齐全，法律手续完备。竣工图标应包括以下几项内容。（1）施工单位全称（2）工程项目名称（3）工程地点及单项工程名称、图纸所示部位（4）施工、竣工里程（5）开、竣工日期（6）比例尺（7）竣工图号（将设计图的“施”字改成“竣”字即可）（8）制图、复核、主管工程师、项目负责人、项目总工程-4-师、监理工程师等签字。三、竣工图的整理。1．图纸折叠及装订方法，请参考GB10609.3-89《技术制图复制图的折叠方法》。（1）竣工图纸一般散装在盒内，不装订。竣工图折叠尺寸为297x210毫米，为便于查阅，要求将图纸先折成210毫米手风琴式，然后再折成297毫米。为使图标外露，叠图时应从图标处往后叠。（2）成套性使用的图纸应进行装订，如通信信号、各种标准、安装图册、装订尺寸为420x297毫米，厚度不超过20毫米。图纸装订成册后对折在盒内。2．进铁道部档案馆的竣工底图，将一个单项工程图纸集中在一起，卷成卷，包上牛皮纸，编上临时卷号，交大西公司转交铁道部档案馆。四、施工日志的整理。1．去掉空白页及“流水帐”，留下有参考价值的内容，必要时对内容进行摘抄。2．小桥、涵渠等按区间组成保管单位（卷）内的单项工程其施工日志，可集中在一起用尼龙细绳进行装订，厚度不超过20毫米，粘上统一规定的软封面。五、卷内施工资料、施工日志、图纸编张号。将整理好的施工资料、施工日志、图纸按组成保管单位的-5-要求装入统一规定的科技档案盒内，然后再编张号。一个保管单位内按施工资料、施工日志、图纸的先后顺序排列，统一编一个张号，不是一个保管单位，不能连续编张号。1．卷内张号的位置是：施工资料及施工日志在每一张的右上角（双面字页编一个张号，在正面上）；图纸在图标的右上方。2．张号用打号机打印，或用碳素笔、蓝黑钢笔编写。3．一个保管单位内如只有图纸，且本身有张号，可不必另行编张号，如图纸与施工资料放在一个盒内，不管图纸是否有目录，应统一编张号。4．张号从施工资料的内容开始，统一用阿拉伯数字，从001起编；卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。六、填写卷内目录。每一个保管单位，均应填写卷内目录，以揭示每一个案卷的内容。1．卷内目录“名称”栏第一格应填写单项工程名称。2．将盒内每份施工资料、施工日志、图纸的内容逐项登在卷内目录“名称”栏第二格以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起、止号、但最终件注起止号（如最后一项内容只有一张是30号，也要填上30-30），这样能知道卷内总张数。3．文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的图号或文件号栏内填写清楚。-6-4．卷内目录可以机打或用碳素笔或蓝黑钢笔填写，要求字迹工整、清晰、文面整洁不得涂改。5．卷内目录应放在一个保管单位文件材料的前面（一式两份、不装订、不得复写和复印）。七、填写备考表。每个保管单位内均应填写一份备考表，便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内存在的问题。备考表放在一个保管单位文件材料图纸的后面。八、竣工文件装盒。竣工文件按已组好的保管单位装入铁道部统一规定的盒内，装盒的顺序是：卷内目录、施工资料、施工日志、图纸、备考表。九、案卷封面和脊背的填写。1．案卷封面分为案卷软封面和案卷盒封两种，案卷盒封面为科技档案盒封面，案卷软封面在原科技档案盒封面基础上增加了施工里程和竣工里程两项，其他各项内容与科技档案盒封面的内容相同。2．案卷标题：主要包括项目名称、单位工程内容、是文件材料还是图纸三要素。3．施工里程：为施工设计时采用的里程一般用DK表示。4．竣工里程：为建设项目竣工后统一丈量的里程一般用K表示。-7-5．形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者。6．形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可）。7．保管期限：根据内容重要程度按（81）铁办字53号文件规定划定保管期限。8．密级：根据国家和铁道部有关规定填写。9．案卷软封面的案卷标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期、密级各项内容由施工单位填写；单位代号、种类代号、档案号、保管期限由接收单位填写。10．案卷标题的填写，案卷标题的拟写应体现地域、性质、阶段、文件种类名称。具体做法如下：如一卷内仅是施工阶段的文字材料，该卷的案卷标题可拟写为：大西铁路客运专线××站新建工程施工记录。如一卷内既包括施工阶段的文字材料，又包括竣工阶段的文字材料，该卷的案卷标题可拟写为：大西铁路客运专线××大桥施、竣工记录。如一卷内既包括施、竣工的文字材料又包括竣工图，该卷的案卷标题可拟写为：大西铁路客运专线××公里至××公里线路新建工程竣工文件。如一卷内全部是竣工图纸，该卷的案卷标题可拟写为：大西铁路客运专线××变电所新建工程竣工图。11．案卷盒封面及脊背各项内容由接收单位填写。移交单-8-位只需填写各项内容写成纸条别在纸盒封面即。十、其他要求:文字资料组卷时应受控前五项①按开工报告、②竣工验收报告、③施工小结（按规定格式书写）、④工程数量表（同时具备施工图设计数量和工程竣工数量）、⑤变更、洽商、协议。之后可按文件材料形成时间、重要程度排序，检验批必须编置于最后。归档文件中开工报告、竣工验收报告、工程数量表（逐张加盖）、施工小结以及案卷软封面、备考表、移交目录、移交证明书均需加盖法律受控章。