房地产评估公司档案管理制度

房地产评估公司档案管理制度为维护本公司利益和各方当事人的合法利益，规范估价操作行为，及时做好估价资料整理归档，方便内部和外部审核，并且防范风险或解决有关估价争议，根据《房地产估价规范》和国家、省、市的相关规定，结合本公司实际，制订如下评估报告档案管理制度。一、估价项目档案管理的主要工作原则在加强房地产估价资料归档管理中，遵循下述工作原则：1、及时性原则估价人员在出具估价报告后的3天内，及时将一切必要的资料整理归档，避免出错或丢失资料。2、真实性原则估价项目档案具有依据凭证作用，必须强调归档资料的原始、合法和真实性。3、完整性原则估价项目档案应涵盖全部估价活动，具有较好的完整性，以确保对整个估价活动过程的可追溯性。4、可操作性原则估价项目资料应便于整理归档，切忌过于繁琐和盲目求全；应便于查找保管，并满足保密的要求；应便于开发利用。二、估价资料管理措施1、评估报告的台帐建立要建立格式和内容一致的估价报告微机登记台帐和书面登记台帐，摘录各份估价报告的项目名称、委托人、评估项目、项目规模、估价时点、估价结果等事项，其栏目要与房地产估价机构信用档案中的“估价项目基本情况”内容保持一致，以减少上报信用档案的工作量。估价报告的台帐建立，应自接受委托时开始逐项登记。2、明确归档估价资料的内容估价报告的归档备案估价报告交付后，应及时归档备案，并采用微机存档和书面存档两种方式。1)微机存档的估价报告，应包括以下内容：a)《房地产估价结果报告》；b)《房地产估价技术报告》；c)现场勘察数码照片。2)书面存档的估价报告，下列资料必须完善：a)《房地产估价委托书》；b)《房地产估价报告》（必须附有技术报告）：c)《房地产估价现场勘察表》；d)《房地产估价收费通知单》存根联；e)房地产估价《业务流程单》；f)委托人提供的相关权证资料等附件。有保存价值的一切必要资料都应整理归档。将应归档资料分为下述四类，并在档案目录中明示：(1)估价报告类：包括估价结果报告和估价技术报告，含必要的附件资料。(2)工作流程类：包括估价项目受理审定表、委托协议书、估价项目安排表、估价工作计划书、估价报告三级审核及重大估价问题讨论记录表、估价报告流转签发及修改记录表、委托方签收及评价意见表、评估工作小结。(3)备查资料类：现场查勘记录、估价调查资料及其他估价有关参考资料、委托方提供的资料清单、未列入估价报告附件的委托方提供资料。(4)档案管理类：立档审查表和估价报告电子文档查找编目。3、归档的时间要求估价人员在出具估价报告后两周内，应按有关要求将该项目一切必要的资料整理归档。部门经理在每个月的月底，应对估价人员已出具估价报告的项目资料整理归档情况进行督促检查。估价人员整理好有关资料、准备归档时，项目负责人、部门经理和档案管理人员，应按立档审查要求(含归档资料种类、数量及其内容质量等方面的要求)，对拟归档资料认真进行审查，如确认符合要求，方可在填妥立档审查表后，准予立档入库。4、档案室的硬件和软件建设在硬件建设方面，主要抓下列事项：(1)设专门的档案室(有专人管理，有严格的档案入库审查和借阅制度)。档案室内严禁吸烟，坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。保持一定的室温和适当通风。(2)纸质档案的保管，采用目前档案管理系统较先进的手动密集架，以便最充分地利用档案室的有限空间，存放尽可能多的档案资料。(3)书面归档资料应选用较好的纸张。所有签字不准用园珠笔。归档纸质资料的装订，首先是用打洞机打洞，然后用我公司特地定做的带蛇形金属软条(可穿过纸孔)的硬面档案夹，很方便地装订成册。这样装订的档案可在密集架上整齐地摆放。(4)电子文档采用质量好的耐久光盘脱机保存。每张光盘均可存放一定数量估价项目的归档资料。光盘集中存放在一个专用的铁皮柜内。所有光盘均有备份，并另行存放。在软件建设方面，主要抓下列事项：(1)制订和不断完善一整套涉及归档、立档、保管、使用和销毁等各个环节的档案管理制度文件和程序文件，以指导档案管理各项具体工作。(2)制订和不断完善有关纸质文档和电子文档的编目，以便查找。(3)制订和不断完善有关档案资料二次信息开发利用的具体技术路线、电子表格和编目，以便开发利用和查找。三、档案管理制度为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：（一）、档案借阅管理制度1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。（二）、档案销毁制度１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。2、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。3、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。4、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。