研发部技术资料管理规定

资料管理流程资资文资料料件料归借收保档阅发密文图照电光工图工变备技会归件片片子盘程书程更忘术审档材文图资图单录核纪资料档纸料纸定要料资单料研发部技术资料管理规定管理规定目的：规范管理办法，方便查找、借阅、使用。规定制定依据：公司现有管理工作流程、企业文化内涵、相关单位及部门相关规定。1、档案资料管理人员工作标准1.1档案人员上岗前按下列要求对本部门形成的文件材料进行验收。1.1.1验收时必须按目录逐件逐张清点，保证文件材料的完整性、系统性和准确性。1.1.2文件材料归档必须按规定逐级签字，字迹必须工整。1.2档案管理人员工作责任与权限1.2.1对文件材料的完整、准确、系统和满足工程需要，负有管理责任。1.2.2档案人员负责档案文件的接收、保管、管理和发放。1.3检查与考核1.3.1由本部门领导配合行政人事部负责检查与考核；1.3.2依据本标准进行检查与考核。2、借阅资料规定：2.1资料管理的职责：资料的安全管理，提供方便快捷科学的资料查阅服务，建立公司技术信息资源库。2.2资料管理的内容：建筑设计方案图、施工图、厂区工程图、景观图等由设计单位提供的设计技术资料、设计变更单、各种备忘录、预算答疑、招标文件、地质勘察报告、地基检测报告、合同文本、各种电子文件，图书资料、监察通报、以及公司和研发部其他文件、资料。2.3办理借阅时间：原则上每天上午9：00—11：00间，下午2：30—4：30间，特殊情况另行安排。2.4图书类资料借阅时间为三个月，超过三个月应办理续借手续，续借时间为两个月，丢失资料应在10日内赔偿，不能购买者处2倍赔偿，破损资料照价赔偿，对违反规定者资料管理人员有权上报相关领导并提出处理要求或建议。2.5以下资料不得擅自带出本公司对外使用，特殊情况经研发部领导批准方可带出使用，○1、设计单位设计的各种图纸、变更；○2、研发部内部研发的技术资料；○3、本公司制定研发的各种规章制度类资料；○4、公司其他部门承文的技术类、信息类资料；○5、其他有保密要求的资料。2．6借阅办法：借阅资料应先书面或口头通知资料管理员，经资料管理员同意办理登记借用手续，登记书写应便于辨认,对于字迹极其潦草难以辨认者资料管理人员有权拒绝借阅；任何人不得未经允许擅自进入资料室先拿资料后办理借用手续。3、传真收发规定：3.1收传真应先登记并复印存档后，将传真件资料交相关人员及领导审核处理。3.2发传真时应仔细检查传真内容是否符合要求，并督促相关人员或管理员自己落实传真接收情况；凡以本部门组织行为所发传真必须存档。4、备忘录收发规定：4.1所有备忘录应按照收、发单位不同及内容不同进行分类，以便查询。4.2收发备忘录应以文件编号+关键内容来登记。4.3资料编号由资料管理员编定。5、设计院施工图、变更单收发规定：5.1变更单的下发应严格执行公司规定，由专业工程师审查并经技术负责人批准后下发。5.2施工资料的下发应及时、不积压，须下发的资料在经相关人员认可及时发放到有关部门。6、印签管理办法:6.1印章要妥善保管，不准滥用，由资料管理员负责保管和正确使用，不得委托他人代管代用，特殊情况时应经研发部领导授权方可委托他人代管代用，若因印章被盗用或未经批准而私用，所产生的后果由管印人员负全部责任。6.2使用印章要十分审慎，使用前要履行用印审批登记手续，要确切了解用印内容是否在规定范围内，不允许不看内容盲目盖印，要审核是否符合用印手续。6.3不允许出现盖有印章的空白纸张，使用印章应在办公室内，不准将印章携出办公室使用。7、底图管理办法:7.1资料管理员对底图实行集中统一管理。7.2负责底图的完整与安全，延长其寿命，并及时准确提供利用服务。8、电子文档管理办法8.1本部门各类电子文档由资料管理员负责归档管理。8.2各类电子文档的归档及借用：8.2.1凡电子文件资料都应及时存档。8.2.2外来电子文档时应先交给工程师审核,再由资料员及时存档。8.2.3研发部各专业工程师要在每半月将自己的电子文档整理好，然后交由资料员归档到研发部电子文档内；注：①自己的电子文档包括备忘录、变更单、审查意见、贴图等业务相关的资料；②备忘录、变更单电子文件起名应以文件编号+关键内容。8.2.4本部门人员查阅电子文档时，可根据鑫苑研发部电子文档树型目录来查寻。8.2.5外来人员借用电子文档时，须经部门领导批准。8.2.6专业工程师在电子文件使用过程中，应做好保管工作，不泄密、不丢失，以免给公司带来损失。9、打印、复印、翻晒图纸管理办法：9.1打印文本或图形资料应填写登记表。9.2外来人员未经允许不得私自打印。9.3打印文件或技术资料字迹应清晰，对打印作废的资料应立即销毁或注上作废字样，打印相同内容的资料原则上只准打一遍，需增加份数时应复印。9.4打印大量文本文件，在时间允许的情况下应使用非喷墨打印机打印。9.5翻晒底图资料：资料管理员根据图纸资料所需情况确定图纸翻晒份数，报经领导批准后翻晒图纸。翻晒图纸应有准确记录，严格审核图纸翻晒质量、数量。凡A3幅面大小以下的蓝图资料应在本公司复印，以减少复印费用。10、资料分类标准及办法：资料按市场技术资料和设计施工技术档案资料、图书资料、公司工作运作联系资料四部分进行分类。市场技术资料是指由厂家或专业公司提供的供施工设计使用的技术参考资料。设计施工技术档案类资料指必须经登记注册并存档以备查找的技术类档案，包括：方案图、初设图、施工图、设计变更单、与工程建设有关的传真、备忘录等。图书资料类是指技术类书集。11、资料存档标准：符合以下要求的资料应存档：11.1各种由设计单位设计的施工图、方案图、设计变更单，设计单位发来的传真、便函等资料。11.2公司各部门发来的备忘录及其他需要存档的资料。11.3研发部所下发的各类文件。11.4公司下发的各种文件资料。11.5研发部在对外合作中的合同、协议及往来传真等。12、资料存档及检索办法：12.1资料存档前先进行详细验收，验收合格后进行登记，根据资料类别进行归档，并请示领导决定处理意见。12.2查找资料时先弄清楚资料所属类别，根据类别查找准确位置，办理相关手续。13、领用办公物品规定：13.1领用办公用品应提前向资料员口头通知或以便笺形式通知。13.2办公用品领用时间每周二、周六（更换签字笔芯除外）。13.3非首次领用消耗性用品时应向资料管理员出示已使用完或已损坏的用品，经资料管理人员检查方可办理领用手续。研发部2013-11-8