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IT信息部项目文档管理办法第一部分总则随着信息化项目的开展，相关信息会以书面文件、电子文档等形式流转到项目实施方。为了保证项目实施过程中的信息安全，防止公司企业机密信息的泄漏，特针对项目中的电子文档制定文档管理办法。第二部分适用范围信息化项目中需要交接到实施方的电子文档（包括各种电子表格，文档，图片等）。第三部分职责与分工1.项目组成员1.1.项目文档的按时提交1.2.其他项目文档查询的申请发起2.各项目经理2.1.项目文档申请的审批2.2.此管理办法的监督执行2.3.管理办法的后续修订完善3.文档管理员3.1.项目文档的收集,整理,加密,归档3.2.对审批申请的文档进行授权发放以及回收第四部分关键事项说明1.项目电子文档的收集、整理、加密、存档使用SVN+RMS来完成。2.文档收集与归档2.1.流程图项目文档归档流程RMS服务器SVN服务器文档管理员项目组成员形成文档归档成员n本机SVN工作目录n形成文档归档本机SVN工作目录2成员2成员1本机SVN工作目录1形成文档归档对应成员工作目录1定期提交对应成员工作目录2对应成员工作目录n定期提交定期提交收集，整理归档目录1归档目录2归档目录3归档目录4归档目录n归档加密2.2.文档的整理2.2.1.所有的电子文档必须要以Office文档，比如Word,Excel等格式来提交保存和加密。2.2.2.文档名要按照文档命名规则来命名，禁止随意命名(参照支持文件:敏捷集团_信息化项目实施标准化文档清单_v1.2.xlsx)。2.2.3.各项目成员必须在本机建立SVN工作目录。2.2.4.所有符合项目文档范畴之内的电子文档的建立、修改、必须在SVN工作目录中进行操作。2.3.提交与收集2.3.1.各项目成员有责任按时（每天下午4点）提交项目相关电子文档。2.3.2.文档管理员有责任进行催收。2.3.3.项目电子文档以天为单位进行收集、整理（加密与归档的准备工作），如果同一天内同一文档有多份，则要加01,02…后缀编号来区分。2.4.加密与归档2.4.1.文档管理员要在当天对各项目成员提交的电子文档在RMS服务框架内进行加密；2.4.2.根据文档分类相关的规定，将项目文档归档到SVN服务器内相应的保存目录（内部文档目录，不对外开放任何权限）。3.文档申请与发放3.1.流程图项目文档申请及发放流程RMS服务器项目经理文档管理员SVN服务器项目组成员本机建立SVN工作目录查找所需的文档审核提交申请需求登记知会对应成员工作目录归档文件目录授权（查看、修改、打印、收回）发放成员在SVN客户端自行Checkout到本地3.2.申请与审批3.2.1.当项目组成员需要查阅其他相关项目电子文档时，可向项目经理申请，项目经理对申请进行审批3.2.2.所有电子文档在交接到项目组成员前，电子文档必须处于已加密或集成身份验证状态。3.3.授权（解密）与发放3.3.1.审批后交由文档管理员按照审批的情况对文档进行提取和授权，然后将授权后的文档反馈给项目组成员。3.3.2.文档管理员对于交接到项目组成员的电子文档用清单的形式进行登记，记录内容应包括如下内容：文件名称，版本，文件介质，文件内容概述，用途，接收人，接收时间，回收人，回收时间；3.3.3.文档管理员必须对每次申请和授权的文档进行登记，如果授权中已注明要收回的文档，在使用完毕后，根据登记的文档清单，文档管理员有责任催收，项目组成员有责任交回。3.4.电子文档申请的权限项应包括：可查看，可修改，可打印，需收回。第五部分支持文件1.敏捷集团_信息化项目实施标准化文档清单_v1.2.xlsx第六部分相关工具无