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1/13杭州南车城市轨道交通车辆有限公司NC-ERP合同管理解决方案用友软件股份有限公司南京分公司2014年6月2/13文档说明伴随着杭州南车对NC-ERP的深入应用以及对日常业务管理要求的逐步提升，在合同管理范畴对企业的合同管理提出了更高的要求，要求能够及时监控合同的收付执行情况、根据合同收付款协议进行收付款预警提醒，并能根据付款时间生成对应的资金付款计划等。一、用友NC合同管理标准功能介绍用友NC系统所指合同包括采购合同、销售合同、其它合同，既可以是用户与客户签订的具有法律约束力的合同又可以是不具有法律约束力的意向合同。采购合同和销售合同分别与采购订单和销售订单建立对应关系，通过采购订单和销售订单的管理，可有效监督采购合同及销售合同的执行情况。采购合同支持跨公司采购业务或委外业务处理；其它合同既可以是“收付方向”为“付”的合同，也可以是“收付方向”为“收”的合同。NC合同管理主要完成合同的录入、保存、审核、生效、变更、冻结、废止、终止及查询、预收/付款等功能。合同的录入界面分为六个页签：合同基本、合同条款、合同费用、合同大事记、变更历史和执行过程。3/13NC合同管理功能范围1.1合同管理与其他系统接口与采购管理接口采购管理系统中的采购订单可以通过采购合同生成，继而在采购系统走后续采购流程；与电子采购接口电子采购系统主要完成企业的招投标管理，采购决策完成确定供应商行成中标结果后可以推式生成采购合同；与销售管理接口销售管理系统中的销售合同可以参照销售合同生成，并且对销售的应收产生数据传递；与委外加工接口委外加工系统的委外订单可以参照有委外标志的采购合同生成；自制委外订单时会自动匹配采购合同取合同价作为委外订单的价格；与应付管理接口支持采购合同直接生成付款单；流程配置中支持其它合同推式、拉式生成应付单；支持其它合同直接生成付款单；与应收管理接口支持销售合同直接生成收款单；流程配置中支持其它合同推式、拉式生成应收单；支持其它合同直接生成收款单；4/131.2合同管理在供应链中的角色1.2合同管理应用价值5/131.3NC系统合同管理基础定义1.3.1流程平台设置如果采购订单来源为采购合同则需要在流程配置中将采购订单的来源配置为采购合同。如果销售订单来源为销售合同则需要在流程配置中将销售订单的来源配置为销售合同。如果委外订单来源为采购合同则需要在流程配置中将委外订单的来源配置为采购合同，如果需要根据合同进行收付款，则在流程配置中需要配置根据相应的收付款流程。在流程平台中，采购合同、销售合同、其他合同还包含了相关组件，主要有存货检查、合同行存货重复检查、检查供应商是否核准的采购供应商、不允许修改、删除其他人的单据，同时可以在流程配置中对合同的保存、审批等进行动作约束配置。6/131.3.2预警设置1、合同生效日期预警：按照设置好的合同分类、预警天数对即将生效的合同进行预警；2、合同失效日期预警：按照设置好的合同分类、预警天数对即将失效的合同进行预警；3、合同收付款到期日预警：按照合同收付款协议对即将到期的收付款进行预警；4、合同到期自动终止预警：如果当前系统日期大于合同计划终止日期，则将此合同自动终止。7/131.3.3合同类型合同类型定义主要对合同的分类、收付方向、存货的控制方式、订单的控制方式、是否控制订单等做相关的定义。类型定义主要是确定采购合同、销售合同相关的属性1.3.4合同条款及合同费用8/13提供对合同的条款类型和合同条款进行分别定义，条款管理可以明细到每个条款的内容；合同的费用定义主要指在合同签订期间所发生的费用。合同的条款及合同费用，杭州南车在实际使用过程中根据合同实际情况进行相关项目定义。1.4NC采购合同展示9/13上图为NC系统标准产品采购合同界面，提供了合同基本信息、合同条款、合同费用、合同大事记、变更历史及执行过程，六个页签的数据记录和跟踪。包括附件的上传、合同状态的变更、审批及付款均围绕采购合同在一张单据上进行操作和完成。合同单据模板界面也提供了丰富的自定义项目供后期杭州南车在使用时进行按需定义。在根据采购合同进行付款时可参照收付款协议进行按阶段进行付款，同时每次合同付款时均进行金额的回写，包括合同的执行情况均在采购合同上进行显示。10/13销售合同是主要关注本企业对外部客户销售合同的管理，主要以客户为维度，标准产品提供的界面与采购合同类似，销售合同可以根据收款协议的阶段进行收款处理，同时可为下游销售订单的价格及销售信息提供来源依据。其他合同则负责处理除采购、销售合同以外的合同类型，与采购、销售合同不同的是其他合同可进行收款处理也可进行付款处理。1.5NC合同管理查询报表展示11/13执行情况报表主要可以反应以该合同为源头的整个下游业务执行情况，包括订单、出库、发票、收款的明细信息，从而实现对销售合同执行情况的监控，同时对合同的订货数量、采购数量、付款金额等实现全面的查询。以上为NC系统标准产品所实现的合同管理内容，供杭州南车进行初步了解，根据之前所了解的合同管理的需求，未来在为杭州南车打造符合企业管理要求的合同管理解决方案时用友公司将采取标准产品应用加个性化需求开发的解决思路，进而打造具有杭州南车个性化特色的合同管理系统。二、杭州南车合同管理解决方案为满足杭州南车对于合同管理的需求，本次合同管理的解决方案采用NC软件标准产品加二次开发来实现。2.1杭州南车合同模块的整体方案杭州南车合同管理解决方案流程示意图合同管理预付/付款单付款协议数据回写采购订单委外订单引用合同价付款计划付款协议日期采购流程委外流程供应链流程月度资金计划汇总形成财务凭证自动生成12/132.1.1需求分析对已生效的合同全部纳入到NC系统进行管理，实现合同的基本信息管理，按付款阶段进行维护付款协议。1、根据合同付款协议中的付款时间，在合同付款前7天进行预警提醒；2、每月月末生成下月的资金付款计划表；3、根据合同付款协议进行付款，且付款金额回写合同，合同金额、已付金额、未付金额、余额进行清晰反映；4、合同需要下达采购订单的，采购订单价格必须源自采购合同；5、合同台账、合同执行情况综合查询表等报表。2.1.2开发方案经用友讨论：决定采用对采购合同进行二次开发，实现杭州南车合同管理的需求目标。1、开发节点—采购付款协议:字段内容：编码，协议名称（首付款、验收、发票、质保金等付款进度），付款比例，提前提醒日期（按天）；2、采购合同开发新的页签-进度付款协议：进度付款协议参照开发的采购付款协议节点的内容，一份合同对应多条付款协议，总比例保证在100%；字段内容：编码，协议名称（首付款、验收、发票、质保金等付款进度），付款比例，付款金额，已付款金额，预计付款日期；3、应付管理-采购付款单表体开发增加一个字段：付款协议，要求每一行内容都必须对应付款协议。该单据保存后，按金额回写合同已付款金额。4、月度资金计划表根据付款协议中的进度付款协议付款日期，进行按月取数，当月取下月付款协议对应的13/13合同付款金额，继而形成下月的资金付款计划表。5、预警插件开发合同付款提醒的插件，根据约定即将到期的付款合同进行预警提示。6、统计分析提供按合同及付款协议查询的业务统计报表。2.1.3应用价值合同管理的深入应用，能够对所有合同进行台账查询管理，根据系统功能设计能及时有效掌握企业对外欠款情况，随时查看每笔合同的合同金额、已付、未付等情况，可即时生成企业资金计划表，主动把握企业现金流。同时合同的所有数据为后期分析执行情况，历史价格等均有决策意义。以下无正文。