关于进一步加强横向项目质量保证体系

关于进一步加强横向项目质量保证体系文件记录及项目归档管理的通知各项目组、各项目负责人：（一）为进一步加强横向项目的过程管理，有效实施质量监控，根据所管理者代表对横向项目质量保证体系文件记录的管理要求，自2008年6月签订的所有横向项目均需按照《质量管理体系ISO9001：2000》的要求完善所有过程控制的质量记录，并按时间、过程节点逐步审核（见“质量记录编目目录”）。项目组在成果、报告等提交前，须将所有过程质量控制记录交予质量管理部审核，由质量管理部在“调查过程与室内分析质量统计表”中审核签字后，方能进行部门的审核签章工作。我处将依照项目实施进程开展对顾客满意度的调查工作，收集委托方对我所横向项目合作情况的意见，以达到持续改进，提高技术水平与服务质量的目的。（二）为进一步加强横向项目的归档管理工作，凡2007年1月起签订的所有横向项目，在项目完成后均须按时、按归档要求提交项目归档材料（参见“科研课题档案归档说明书”），交由我处审核后归档。横向项目质量保证体系文件记录及项目档案归档工作是项目有效完成与否的重要组成部分，请各项目组认真落实相关工作，有何问题及时与我处联系。相关质量记录表格可从所网“院地合作”中下载。附件一：“质量记录编目目录”；附件二：“科研课题档案归档说明书”。院地合作与开发处2008年8月25日附件一：质量记录编目目录（2007版）编号记录名称备注页码1项目委托书（如果有）2技术服务（咨询）合同书3合同评审记录（项目组）表SMP064合同评审记录（质管部）表SMP065合同评审记录（人教处）表SMP066合同评审记录（工程中心）表SMP067合同评审记录（设备管理组）表SMP068合同评审报告（开发处）表SMP069文件和资料发放清单（开发处）10项目调查实施计划程序SMP0811项目质量保证大纲程序SMP0512项目调查方案审批记录表表SMP0813项目调查方案交底会议记录（签到）表SMP08，签到表14船舶租用评价记录表表SMP0715海洋调查日志与现场采样记录表SMP0916调查过程质量监督记录表表SMP0917外业调查资料、样品验收与评定记录表SMP0918室内分析检查记录表SMP0919样品/标本变质、损坏处理报告（如果有）表SMP0920样品/标本送检登记表表SMP1021样品分析数据表22不合格品报告（如果有）表SMP1423纠正/预防措施报告（如果有）表SMP1624调查过程与室内分析质量统计表表SMP0925成果评审记录表、专家审核意见表SMP1226产品（成果）交付审批记录表表SMP1127顾客满意调查表表SMP0628合同修改记录表（如果有）29项目报告书（电子版、纸质版）相关质量记录表格可从所网“院地合作”中下载。附件二：“科研课题档案归档说明书”档号科研课题档案归档说明书第1页项目名称任务来源课题名称课题编号研究工作起止时间自年月至年月止课题进展1.阶段完成2.最终完成3.中断或停止室组名称协作单位项目负责人课题负责人课题目的研究经过、主要结果及经费来源、开支情况简介第2页档案数量本课题档案共卷档案整体价值鉴定级别1．重大2．重要3．一般参加本项研究工作人员名单序号姓名职务或职称承担何工作工作起止时间备注自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月以上各项由课题负责人填写。课题负责人签字：年月日第3页档案审查意见档案审查的主要内容：本课题档案是否完整、准确，是否整理系统，便于保存和利用。课题组负责人签字：年月日研究室负责人签字：年月日单位主管领导负责人签字：年月日综合档案室负责人签字：年月日课题验收或鉴定日期年月日验收或鉴定主持单位成果获奖等情况填写人签字：年月日档号卷内目录共页第页序号文件题名文件编号责任人(执笔人)制成日期页数备注123456科研档案材料移交清单课题名称：共页第页序号档号科研档案材料名称课题负责人件数页数密级保管期限备注123456移交单位：移交人：交接日期：年月日接收单位：接收人：课题案卷信息国家分类号HA课题编号成果编号课题名称课题负责人委托单位保管期限短期15年、长期50年、永久（请确定）任务来源密级公开、内部、秘密、机密（请划定）研究工作起止时间归档部门课题进展1、阶段完成2、最终完成3、中断或停止归档时间课题归档后获奖情况奖励类型等级授奖日期授奖单位专利批准号专利批准日档案价值鉴定级别：重大、重要、一般本课题档案共卷本课题案卷序号档号本卷名称起止年月件数总页数责任人（执笔人）第1卷第2卷第3卷中科院科研课题文件归档范围（供课题归档参考）一、研究准备阶段1、文献调研、考察报告、综述报告2、应用前景调研报告3、设计、实验、调查、考察方案等4、开题报告与论证文件5、科研课题申请书及批件6、任务书、协议书、科研合同、会议纪要和重要往来函件7、科研课题研究计划二、研究实验阶段1、实验任务书、实验大纲2、实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告3、计算文件、数据处理文件4、设计文件和图纸5、照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、影片拷贝、光盘、磁盘等声像、电子文件6、样品、标本等实物的目录7、科研课题研究计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件8、阶段研究工作小结三、总结鉴定验收阶段1、研究报告、研制报告2、论文、专著3、工艺技术报告4、科研课题经费决算文件5、科技成果验收、鉴定、评审文件，鉴定会文件6、鉴定证书或视同鉴定证书的文件7、经济效益和社会效益证明文件8、课题工作总结四、成果申报奖励阶段1、科技成果登记表2、科技成果申报表及附件3、科技成果奖励申报表和审批文件4、获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件5、专利受理文件和专利证书的原件或影印件五、成果推广应用阶段1、市场调查、分析报告2、开发和推广应用方案3、扩大试生产技术文件4、技术转让合同、协议书5、国内外学术交流、同行评议及使用意见信息6、成果宣传媒体报告文件备注：归档文件要求交原件，存储归档电子文件的光盘应附有标注。光盘标注档号：件号：密别：课题名称：文件题名：作者：文件属性：产生时间：存储格式：适应的系统程序平台：硬件环境：