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C04-122-11管理职责1.1行政办全面负责酒店电子文档的形成、积累、鉴定、归档及保管。1.2各部门负责人或指定人员具体负责本部门电子文档的管理工作。1.3网络策划部对各部门电子文档的管理进行指导和监督。2质量要求真实、安全、有效、完整。3电子文档的类型文本(合同、报告)、图形、图像、视频、音频、数据、多媒体、计算机程序。4电子文档的保存4.1酒店文档4.4.1由行政办专职负责管理工作。1）按电子文档形成的时间、内容、类型建立文件夹进行保存。2）各部门按要求及时配合行政办制作、整理电子文档上交行政办整理保存。4.2部门文档4.2.1由各部门负责人或指定专人负责管理工作。1）按文件形成的年度及月份分开，不同年度的文件不得混在一起存放。2）按文件内容所反映的不同问题或不同类型区分开。5归档要求5.1明确归档时间、归档范围、类型、格式等，以保证电子文档的质量。5.2为保证电子文档的可利用性，要确保其信息的真实性、安全性和完整性。6部门保存要求6.1各部门形成的电子文档是酒店公用的，存放于公共盘对外公开中。6.2电子文档是本部门所用的，存放于公共盘对本部门公开中。6.3对其它部门进行文件传阅时，将文档存放于公共盘相对应部门的收文中，并电话通知相应部门查收。7电子文档的定期处理7.1行政办专职负责对酒店的电子文档的处理，清理修改、编写后并确认有保存价值或有重要凭证作用的电子文档每周进行一次备份。7.2各部门对本部门的电子文档每周进行一次整理、保存，及时清理修改、编写后的电子文档并上传至服务器保存。C04-122-28保密要求8.1电子档案管理人员必须严格按照保密原则，不得私自泄漏、拷贝有关酒店的任何资料。