第四章 材料采购管理

1第四章材料采购管理第一节材料采购管理概述一、材料采购管理的概念材料采购管理就是通过各种渠道，采取各种措施把施工生产所需要的各种材料、原料、能源和工器具购买进来，以保证施工生产的顺利进行。材料采购业务很重要，采购过程中渠道能否做出正确的选择、采购对象的确定以及采购批量的确定都是关键问题，它将影响到工程成本、工程质量，这是提高企业经济效益的重要环节之一。2二、材料采购决策材料采购决策的内容：1、确定采购材料的品、规格、质量2、确定计划期的采购总量3、选择供应渠道及供应单位4、选择采购的形式和方法如：期货或现货同一品种材料是向一家采购，还是多家采购，定期采购，还是随机采购等。5、决定采购批量6、决定采购时间和进货时间以上各项内容，主要是由材料计划部门，以施工生产的需要为基础，根据市场反馈信息，进行比较分析，综合决策，会同采购人员制定采购计划，及时展开采购工作。3三、建筑材料采购的范围建筑企业材料采购范围大致分为以下几大类：1、工程用料包括土建、水电设备及其他一切专业工程的用料。2、暂设工程用料包括工地的活动房屋或固定房屋的材料、临时水电和道路工程及临时生产加工设施的用料。3、周转材料和消耗性材料4、机电设备包括工程本身的设备和施工机械设备5、其他办公家具、仪器等4四、材料采购应遵循的原则1、遵守政策法规的原则材料采购必须遵守国家、地方的政策、法规。采购是一种社会行为、涉及到物资、国有物资管理政策。那么，就要遵守相应的管理政策。同时，采购又需要资金，是一种经济活动。那么，就要遵守经济管理法。采购又是一种买卖的商业行为，那么，还要遵守税务部门及工商管理部门的有关规定。同时，采购活动双方要签订合同，那么，合同要规范，要熟悉《合同法》。52、计划采购的原则施工生产时连续的，但施工生产是分阶段的，那么就要按照材料采购计划，结合施工进度、施工现场条件及资金情况来确定一定阶段内采购材料的品种、规格、数量、进场时间和料款结算方式。3、降低成本的原则为了实现经济目标，在满足设计功能和质量要求的前提下，要不断降低采购成本。做到“三比一算”比质量、比价格、比运距，算成本。6五、影响材料采购的因素流通环节的不断发展，社会物资资源渠道增多，企业内部项目管理办法的普遍实施等，使材料采购受企业内，外诸多因素的影响。在组织材料采购时，应综合各方面、各部门利益，保证企业整体利益。（1）企业外部影响因素①建筑市场的影响材料采购工作会受到建筑市场发展程度的影响建筑市场化水平比较低时，材料的采购权限，材料的价格水平方面、施工企业管理控制能力相应的会比较低，当建筑市场化水平比较高时，材料的获取上将会有更多的主动性。7②市场资源渠道的影响采购时，会涉及到材料的采购渠道，采购渠道的多少也会对采购工作产生影响，采购渠道多，对采购工作的正常运行影响小。按照建材流通经过的环节，资源渠道一般包括三类。建材生产企业：供应稳定、价格较低、环节少，并可以根据需要，对材料进行处理。此渠道材料保障力比较强。建材流通企业：这种企业专业从事建材买卖、专业性很强，货源广、综合配套能力强。建材需用企业：企业内部的材料管理组织，配合生产使用，专业性保障较高。8③宏观经济政策的影响国家宏观政策也会影响企业材料采购。物资指导性、指令性、市场调节管理办法，物资分配有统配物资、部管物资、地方管理物资。物资分配范围和管理办法的改变势必引起市场资源的供求关系，导致价格的变动，导致采购活动的变化。（2）企业内部影响因素1）生产组织形式的影响目前,主要生产组织形式为：大型企业总承包、专业型企业专业施工分承包、劳务型企业的劳务分承包，这样的组织形式，通常会形成总施包方负责主要材料的采购管理，专业分承包负责专业材料的采购管理，劳务分承包方通常只负责材料的使用而不承担材料采购职能的管理模式。92）材料储备能力的影响仓库的堆放能力会影响采购的批量，进一步影响采购时间间隔，从而会影响采购价格。3)资金支付能力的影响资金充足时，采购批量相对较大，材料采购价格会相对降低，规模效益明显，资金缺口较大，供货方不准许拖欠料款时，采购批量较小，采购方式和权限也有可能受到影响。本来建设单位负责的材料有可能就让施工单位负责。4）施工生产因素建筑施工情况复杂，材料需用量也会受到影响，从而影响到材料的采购工作。5）采购人员自身素质6)其他因素如：材料质量、机构设置等。10六、材料采购管理的分工材料采购的分工与企业机构设置、业务分工及核算体制都有关系。目前，我国多数建筑企业的材料采购分工，有两种主要模式：1、集中采购管理将材料采购权限集中在某一级组织，材料需用部门没有采购权限或只有部分辅助材料、零散材料的采购权限。利与弊：利：1）规模优势明显，较容易获得较低的采购单价。2）资金利润率较高材料集中采购，必然造成大量资金集中，资金运作能力强，对市场影响大。113)有利于采购管理水平的提高。采购权限集中于某一组织。这个组织为了有效的管理大量材料，势必要配备专业人员并提高人员的专业素质。同时，为了获得各种材料就要广开渠道。在采购过程中，运输、供应的管理水平也要求提高。弊：1)增加了中间环节这一中间环节的工作效率和采购管理水平以及与材料使用者之间的配合承担都会影响施工生产。2）材料采购量大，资金需用量也大当企业流动资金紧张时，会造成支付困难，材料供应困难，甚至停滞。3）支出费用增加环节多，相应的中间环节的人员费用、管理费用、办公费用就要支出。122、分散采购相对分散的材料需用部门直接采购。利：1）采购者的积极性、主动性可以充分的发挥，有利于各项经济指标的实现。2）工作效率较高采购者和使用者属于同一个组织，因此，信息传递和业务衔接零距离。3）债务分散、资金压力小13弊：1）难以形成采购批量，无法形成规模优势2)资金分散，占用多采购部门多，资金的总体效益利用率较低3)采购人员队伍不稳定采购人员随项目的分散与组合而流动。因此，队伍不稳定，专业管理水平较低。具体采用哪一种采购方式，是由建筑市场的发展程度，基本建设投资管理体制和企业内部管理机制等因素决定的。1）现场型施工企业：集中采购2）城市型施工企业：统一调控，分级管理3）区域性施工企业：集中采购与分散采购配合14第二节材料采购管理的内容材料采购管理涉及采购全过程。首先是材料采购信息的管理。一、材料采购信息管理1、信息的分类按信息的内容分，材料采购信息一般有以下几种：（1）资源信息（2）供应信息（3）价格信息(4)市场信息（5）新技术、新产品信息（6）政策信息15（1）资源信息资源分布、生产、流通生产企业的生产能力，产品结构、产品质量流通企业的规模和经营范围（2）供应信息材料的供应方式与手段、供应效果，将受到建筑企业内部采购供应管理体制，基本建设管理体制，同行业材料管理体制的影响。因此，我们要了解供应动态。（3）价格信息了解国家现行价格政策熟悉生产企业出厂价格，批发价格、市场交易价格等，有没有优惠政策。同时，还要掌握地区建筑主管部门颁发的预算价格。涉及境外交易的要了解外汇交易价格。16(4)市场信息市场的分布情况，市场的规模，市场占有率，提供材料的企业资质情况。市场供求现状及变化趋势，国家有关生产资料市场的政策等。5）新技术、新产品信息新技术、新产品的技术指标，性能指标，应用方法和使用范围。（6）政策信息新政策的信息172、信息的来源时效性、可靠性、适用性（1）各种报刊、杂志和专业性商业情报刊载的资料（2）有关学术、技术交流会提供的资料（3）各种供货会、展销会、交流会提供的资料（4）广告资料、网络信息（5）政府部门发布的计划、通报及情况报告（6）采购人员提供的资料及自行调查取得的信息资料3、信息的管理建立起信息管理体系，以便随时查询，分析及更新采购信息整理常用的方法有：18（1）运用统计报表的形式进行整理按照需用的内容，从有关资料中取得有关数据，分类汇总，得到想要的信息。（2）建立信息资料库对某些较重要的、经常变化的信息，做好动态记录，反映信息发展状况。如：按各供应项目分别设立采购供应台帐，随时可以查询供应完成情况。（3）以调查报告的形式，对某一类信息进行全面的调查，分析和预测，为企业经营决策提供依据。例如：是否采用新产品，得出“是”与“否”的结论。194、信息的使用迅速反馈给有关部门，进行比较分析、研究，制定合理策略和方案。二、材料采购及加工订货程序建筑企业材料采购和加工订货业务是按照采购和加工订货计划进行的，主要分为准备、谈判、成交、执行、和结算五个阶段。1、准备（1）落实需用采购和加工订货的材料品种、规格、数量、质量、使用时间、送货地点、进货批量和价格限制（2）了解资源情况、考察供应商的企业资质、供应能力、价格水平及售后服务内容，提供采购建议。20（3）选择和确定采购和加工企业。按照企业采购工作管理程序办理相关签认手续。（4）编制采购和加工订货实施计划，报请有关领导批准.2、材料采购和加工订货业务的谈判材料采购和加工订货计划批准后，即可开展业务谈判活动。材料采购业务谈判的主要内容：（1）明确采购材料的名称、品种、规格、型号。（2）明确采购材料的数量、单价、相关费用及结算方式。（3）确定采购材料的质量标准和验收方法(4）确定采购材料的交货地点、交货方式、交货状态、包装方式、交货日期等21（5）确定运输方式、运输工具及运输费用。如：需方自理或者供方代送。（6）确定违约责任、纠纷解决办法及其他事项。加工订货业务谈判的主要内容：（1）明确加工品的名称、品种、规格（2）确定加工品数量（3）确定原材料供料方式、品种、规格、供应时间等。（4）确定加工品和原材料的技术性能和质量要求，以及技术标准和验收方法。22（5）确定加工品的加工费用和自筹材料的材料费用以及最终产品价格。（6）确定原材料和加工品的运输办法及费用负担。（7）由需用单位提供加工样品的，确定样品提供时间及地点。需用方提供图纸资料的，明确图纸送达时间及交底时间，加工品必须按图纸加工，生产技术比较复杂，要求先期试制的，明确样品试制周期和鉴定时间，经双方共同认定合格后，才可成批生产。（8）确定加工品的交货地点、方式、办法及交货日期及包装要求。（9）确定双方应承担的责任233、材料采购和加工订货的成交成交的形式：目前有：签订购销合同、签发提货单据、现货现购等形式。4、材料采购和加工业务的执行（1）交货日期供应方按规定日期交货、需用方按规定日期收（提）货。（2）材料验收数量、质量（3）材料交货地点（4）材料交货形式（5）材料运输245、材料加工订货的核算货款、加工费、运输费、装卸费、保管费、其他费异地结算、同城结算异地结算：异地托收承付结算、信汇结算、承兑汇票结算同城结算：同城托收承付结算、委托银行付款结算、承兑汇票结算、支票结算、现金结算异地结算：供需双方在不同的城市间进行的结算。同城结算：指供需双方在同一个城市内的结算。25托收承付结算：是由收款单位根据合同规定发货后，委托银行向付款单位收取货款，付款单位根据合同核对收货凭证和付款凭证无误后，在承付期内承付的结算方式。信汇结算：是由收款单位在发货后，将收款凭证和有关发货凭证，用挂号函件寄给付款单位，经付款单位审核无误后，通过银行汇给收款单位。委托银行付款结算：是由付款单位按采购和加工订货所需款项，委托银行从本单位帐户中将款项转入指定的收款单位帐户的一种同城结算方式。26承兑汇票结算：由付款单位开据在一定期限后才可兑现的支票付给收款单位，兑现期到后，由银行将所指款项由付款帐户转入收款方帐户。支票结算：由付款单位签发支票，由收款单位通过银行，凭支票从付款单位帐户中支付款项的一种同城结算方式。现金结算：由采购或加工方持现金直接交供应方，但每笔现金金额不应超过当地银行规定的现金限额。27三、材料采购合同的管理1、材料采购合同的作用2、签订材料采购合同的原则遵守国家法律、法规、符合国家政策和要求平等互利、协