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P&P-FIN-023(V0)哑房使用管理规定第1页质量文件文件名称：哑房使用管理规定文件编号：P&P-FIN-023(V0)生效日期：2014年12月日共6页拟稿：审核：批准：目的：为加强哑房操作规范，及时结账，有效控制坏账、跑单、内部私自转账、作弊等问题的发生，特制定本规定。程序/制度/方法：1、哑房是酒店实际不存在的，由系统虚拟出来的房间。在系统中的操作同正常房间一样，有空房和占用房的概念，可以做C/I（入住）和C/O（退房）的操作，但不参与出租率的计算，没有清扫的概念。一般用作灵活处理账务和放置团队、会议的公付费用等。2、酒店哑房账户存在的形式2.1待结账账户：客人离店因特殊情况不能立刻结算需延后结算的房间，为释放客房房间投入正常使用，将其转入待结账哑房处理。此哑房的房类代码标记为“*+房号”；2.2前台哑房：包括前台账务操作哑房(9998非住店客人消费、9020调账账户哑房等)。前台账务操作哑房用于处理当日非住店客人现结消费业务；2.3团队主单：因公付团队统一结算要求而产生，公付团中所有房间的公付消费项目，包括餐饮、会议、康乐、消费均会自动记入团队主单哑房账户，方便最后结算；2.4销售代表哑房：（如9001王宇、9004高文晶哑房等）非住店宾客账，用于记录销售代表接待的但当时不能进行账务处理。销售代表负责签字担保的哑房账户；2.5销售代表签字担保的哑房账户月累计金额不能超过5000元，结算周期不能超过5天。挂账时须有销售人员与承付人签字的《临时挂账协议》，并将填写完整无误的《临时挂账协议》交由前台，前台人员根据协议内容进行账务操作。操作后将该协议复印一份跟随当日该操作员其他账务一同交予夜审复核。3、哑房结算规定3.1前台账务操作哑房：仅限于客人在酒店发生现结业务时进行账务操作，每天由大堂经P&P-FIN-023(V0)哑房使用管理规定第2页理/前台主管监督前台账务操作哑房是否清账，结余为零。禁止将住宿客人的消费项目转至此类哑房存放；3.2待结账账户（*+房号）：有押金客人离店时未到前台结账的账目，且押金有余款的，由前台主管提出申请，报前厅部经理审批后转至待结账户；3.3因收款员操作不当造成错账、跑账的账目，需由结账人自行承担；3.4团队主单：因团队统一结算需要，随销售人员制定的该团队《团体预订单》。由预订员预订时产生，有销售代表负责跟踪结算（结算方法可根据预订单协议方法结算）；3.5销售员哑房：如有客房、宴会、餐饮等客人需统一结算的账目发生时，待每日消费后由销售人员根据本章第三条第4款规则签批后，可由前台人员转入销售员哑房。4、哑房结算周期规定4.1前台、客房账务操作哑房：必须按日清理，前台主管每天下班前对哑房进行查对，确保每日夜审时余额为零；4.2有销售部门担保的账目：在转至待结账户5日之内进行结账、退房处理。超期不能收款结账的，担保人负责结算；4.3有押金的，在转至待结账户（包括团队和会议主单），7日后未到前台结账，由前台主管将客人的押金及消费明细做强行结账处理，打印明细账单，并详细说明原因及处理办法，与所有附单一起单独放入信封，转财务部。前台需复印留存一份明细账单放置在相关销售经理账户专用帐夹中；4.4已转到财务部的待结账余款，待客人来取余款时，由前台或销售人员带领客人到财务部领取余款。遇节假日在客人确认费用的情况下，由前台在‘调账账户哑房’中做退款处理，打印明细账单，由客人签字确认后，经手人在账单上注明“代财务对已结账户退款”，将此账单单独放入信封，转财务部并上班后通知财务部已结账户的相关信息。（若非紧急必须进行的退款手续，可要求客人工作日直接前往财务后台进行退款申请）；4.5团队主单哑房：根据该团队《团体预订单》的结算周期进行结算；4.6销售员哑房里如遇到宴会或餐饮较大金额需要先挂账后结算的，必须有《临时挂账协议》。5、哑房的管理职责5.1建立各类哑房，必须按本办法上述规定的范围和权限进行；5.2哑房未做结账处理前，财务部应定期向各销售经理和前厅经理发放《哑房分类统计表》，并高标显示注明即将逾期的、应进行下一步处理的哑房。销售人员应及时按规定时间处理哑房待结账目；P&P-FIN-023(V0)哑房使用管理规定第3页5.3财务部、前厅部、销售部根据需要可定期召开哑房沟通会议，互相配合、监督哑房款项的收回工作；5.4各销售人员应根据前厅经理/大堂经理、应收会计的提醒，做好哑房的催收工作；5.5财务部负责对各前台哑房管理执行情况进行监督，并督促前厅经理/大堂经理、销售人员做好哑房的清理及账款的催收工作，对检查出的问题及时向有关领导汇报。6、附件6.1《临时挂账协议》6.3《哑房分类统计表》6.4《团体预订单》文件状态：新增文件□更新文件□文件作废□备案人：日期：P&P-FIN-023(V0)哑房使用管理规定第4页临时挂账申请书北京百富怡大酒店管理有限公司：兹证明本人负责下列挂账付款，于年月日结算账款。如在规定日期内未结清账款或出现其它问题导致账款不能收回时，本人将协助追缴此笔费用并承担全部经济损失。挂账公司/团队名称：挂账公司地址：挂账公司联系人/承付人：联系人/承付人电话：挂账项目发生日期：挂账项目：房号/账号/团队名称：挂账原因：备注：1.挂账单位联系人/承付人须在账单上签字并附签字人身份证复印件，签字时须使用正体书写，包括公司名称，联系人/承付人姓名。2.临时挂账期限为10个工作日。公司承付人签字：酒店担保人签字：销售部总监批准：日期：P&P-FIN-023(V0)哑房使用管理规定第5页哑房分类统计表销售员姓名/团名房号/账号金额账期/天备注销售员1哑房A账单90011月30日哑房哑房B账单900131-60哑房XX团队00团队主单应收小计0销售员2哑房A账单90021月30日哑房哑房B账单900231-60哑房XX团队00团队主单应收小计0哑房A账单90031月30日哑房销售员3哑房B账单900331-60哑房XX团队00团队主单应收小计0销售员4哑房A账单90041月30日哑房哑房B账单900431-60哑房XX团队01月30日团队主单应收小计0合计：0P&P-FIN-023(V0)哑房使用管理规定第6页