设备采购控制程序

北京金州工程有限公司BeijingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.设备采购控制程序ProcessControlofEquipmentProcurement（materials）编制部门：水务部编制日期：二零零四年六月北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第2页共17页目录一、管理原则二、设备采购程序三、设备付款程序四、设备采购质量管理程序五、相关文件六、质量记录（相关表格）北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第3页共17页一、管理原则规范采购程序，提高设备质量，降低工程成本，完善的售后服务和质量保证。二、设备采购程序规范采购程序，提高设备质量，降低工程成本，设备采购应严守以下程序：（1）确定采购范围和编制采购计划（2）编制供货厂商列表、询价及评审，获得业主认可主合同采购清单项目采购程序采购计划项目经理批准计划采购经理编制计划公司厂商名录非公司名录的厂商项目供货厂商列表采购工程师设计、采购、项目管理人员询价文件采购经理编制设计提供设计文件、技术规范报价文件设备厂商综合评审报告设计部门技术评审、评比水务部、采购、项目经理商务评审初拟定设备供货商业主认可项目经理提交北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第4页共17页（3）供货商澄清会、合同评审及签订（4）与厂商协调、车间检验、试验、现场检验和验收设备厂商澄清会设计的技术澄清采购及项目的商务澄清订货版文件设计订货版文件采购及项目订货版商务文件合同评审主管领导主管的部门经理财务及公司相关部门法律部门签订合同供货厂商采购经理或项目经理厂商设计协调会设计部门供货厂商项目经理采购部门生产计划进度采购负责人供货厂商检验通知单采购负责人供货厂商车间检验，测试供货厂商检试验人员设计部门专业负责人采购部门工程师业主工程师出厂、发货运输供货厂商接收、现场开箱检验与交接供货厂商安装分包方业主采购负责人项目经理部北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第5页共17页（5）设备安装、现场测试及单机验收报告三、设备付款程序设备安装供货厂商工程师设备安装分包商项目经理部单机试车供货厂商工程师业主设备安装分包商项目经理部设备验收报告业主设备供应商项目经理部项目经理部提交用款计划设备采购部门审批财务部门审批主管领导审批付款北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第6页共17页四、设备采购质量管理设备采购质量管理的五个环节包括：设备采购的前期准备（设备选型、设计评审等）、设备分承包商的选择与订货、设备制造过程中的监制与检验、库场保管、安装调试和试运行检验的现场服务等。为保证设备质量自始至终得以控制，不断提高，设备采购部必须将质量管理的五个环节活动贯穿于设备供应管理的全过程，不仅加强对设备订货、制造过程、到货等环节的质量控制，而且要做好定货前期和设备的现场服务工作。1.设备采购的前期准备1.1编制设备采购单A.《设备采购单》由设计部门负责编制。设计部门提出《设备采购单》，设备采购部应与设计部密切联系，参与设计审核，对设备选型及设备清单及时提出意见，为确保设备质量及采购利润创造先决条件。B.《设备采购单》应标明设备详细技术参数，名称、数量和材质，不允许在图纸上或以书面形式指定唯一设备厂家。对于需预先确定设备尺寸才能进行设计的设备，也不允许在图纸上注明厂家，只能与设备采购部进行沟通，并做好保密工作。。C.对于复杂设备的技术要求，应以《设备采购单》附件的形式提出。D.对于非标设备，应绘制详细加工图纸。E.对于业主要求（如指定厂家、材质、国产或进口、备品备件等）应在《设备采购单》中标明。F.所有采购单均应经编制、校对、审核签字后方能发出。G.项目经理应对设计部项目负责人提供的《设备采购单》进行复核，并提供《设备采购预算》给设备采购部。1.2设备采购部接受采购单A.设备采购部接收《设备采购单》后，应根据设计图纸对采购单进行核对，确认无误后方可进入下一道程序。B.如《设备采购单》未满足采购要求，应就相关问题请设计人员明确，对于相关变更应形成文字记录作为《设备采购单》附件留存。C.项目经理提交的《设备采购预算》应当作为设备采购部实施设备采购的依据。北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第7页共17页1.3采购前期准备A、设备采购部应及时进行采购前期的实际调查工作，分析、研究各种影响设备供应的有关因素，特别是大型主体设备以及技术复杂、制造周期长的设备，在保证设备质量的前提下，确保设备供应计划与项目进度计划相衔接。保证项目按进度计划实施。B、避免三边工程（边设计、边施工、边订货）的产生，以减少失误、降低风险，确保设备质量。2.设备分承包商的选择和订货订货步骤：发出设备材料询价书；组织报价、议标或谈判；签定订货合同及技术协议。2.1设备招标招标形式：公开招标、邀请招标及谈判招标等。招标原则：程序公开、公平竞争、符合惯例、机会均等（1）设备招标由设备采购部完成。（2）采购人员根据采购单，编制《设备招标书》或《设备材料询价书》。（3）设备采购部在《合格分承包商》名录中对各类设备至少选择3家厂商，将《设备材料询价书》传递厂家，进行招标。（4）可以传真和当面提交方式发出《设备招标书》或《设备材料询价书》，厂家必须以文字形式回复，对于厂家回复文件应存档。（5）对于专业要求较强的设备（如电气、自控设备），应由设计人员共同对厂商进行技术交底，并形成记录存档。（6）对于复杂设备或首次选用的主要设备，设备采购部应会同项目经理、设计部和最终用户共同对设备供货商进行考察，并形成考察报告。（7）首次询价结束后，设备采购部应汇总形成《设备询价情况表》在此阶段，《设备采购单》及附件、《设备招标书》或《设备材料询价书》、《厂商报价单》、《设备询价情况表》为此阶段留存的设备采购基础资料。2.2、合同谈判（1）首轮谈判A、首轮谈判由设备采购部进行。北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第8页共17页B、对于谈判结果应形成记录，填写《合同谈判记录》，内容应包括价格、付款方式、到货周期及相关技术材质情况等《设备招标书》或《设备材料询价书》中所涉及的问题，并提出综合评价意见；提交项目经理。（2）项目经理谈判审批由项目经理根据设备采购部提交文件，与设备分承包商谈判，并在《采购审批单》记录谈判结果并签署意见。（3）总经理核准由总经理根据项目成本和项目资金情况对项目经理提交的谈判结果进行审核：符合，在《采购审批单》上签字交项目经理签定合同；不符合，总经理责成项目经理与供货商进行谈判至满足要求后，在《采购审批单》签字交项目经理签定合同。（4）如单项合同价款超出项目经理批准权限，则根据设备采购程序规定，继续实施总经理审批程序，并依据最终批准结果签定设备采购合同。2.3、合同签定1）合同起草合同起草由设备采购部根据最终审批结果进行，设备采购部在合同联系人一栏签字。合同内容应一经书就，生效即具有法律效力，受法律保护。合同执行过程中如发生技术或商务方面的问题，应正式行文通知对方，共同商定处理意见。2）合同签署由项目经理对合同文本进行审核，并在委托代理人处签字。3）盖合同章项目经理签字后，由人事行政部负责合同盖章。2.4、合同管理（1）《设备采购合同》正本及《采购审批单》原件由人事行政部负责存档。（2）项目经理、设备采购部、财务部留存合同复印件（3）《设备采购单》、《设备招标书》或《设备材料询价书》、《厂商报价单》、《合同谈判记录》、《采购审批单》等原始资料由设备采购部和项目经理各保存一份。（4）设备采购部应按照工程项目分别建立《设备台帐》2.5设备款支付1.项目经理根据设备采购合同和工程进度计划，编制付款计划。北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第9页共17页2.根据付款计划，设备采购部审核设备拨款单，提交财务总监。3.财务总监根据资金状况，统筹安排。4.设备采购部需留存设备拨款的相关凭证复印件。2.6设备催交由设备采购部负责设备日常的催交工作，并根据需要向项目经理和工程管理部提交设备计划到场日期，以便工程总体进度的协调。3.设备监制和验收3.1设备监制程序当根据合同及相关的技术规定（如技术协议、标准或制造图纸等的规定）需要对设备进行监制时，由设备采购部指派监制人员，监制人员应向公司有关部门定期或不定期提交书面报告和监制记录。3.2设备验收程序1）合同签定后，由设备采购部向工程现场代表提交《采购设备技术清单》，主要内容包括型号、数量、配件及合同到货日期。2）设备到场后，由项目经理授权人员根据《采购设备技术清单》和《厂商装箱单》对到场设备进行开箱检验，并填写《开箱检查单》。3）设备随箱文件由现场代表登记保存。3.3验收内容包括验收、核对凭证和检验实物三个方面的工作。3.3.1验收准备1）编制验收计划组织验收人员。对重点设备、成套设备或大批量设备的开箱验收，必须编制验收计划。如需设计、施工、使用部门以及供方代表参加开箱验收者，应预先按计划通知，有组织进行。2）准备相应的检验工具和开箱工具。所有检验工具、量具，必须事先检查校正，保证准确。3）收集整理、熟悉检验凭证和有关资料。4）对设备验收后的维护保管预先做出合理安排，尤其是重要设备，成套设备和大批量的设备。如确定存放地点、保管方法，计算和准备搬运装卸设备，工具及人力等，对特殊北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第10页共17页设备需准备防护设施。3.3.2核对资料、凭证凡到货及入库设备必须核对下列凭证和资料：1）订货合同、有关的监制报告、出厂会检记录等。2）供方单位提供的质量证明书、合格证、装箱单、图纸、发货明细单等。3）运输部门提供的运单，如在到货入库前或运输途中发生设备残损等情况时，应有商务记录或承运单位的货运记录。4）国内供货部分，其质量要求有国家或行业统一规定的标准者，应该对国家或部门、行业标准。3.3.3检验实物核对资料、证件都相符后，再进行实物检验。检验人员一般负责外观质量和数量的检验；对于设备的内在质量和性能的检验，验收人员应配合专业检验人员和有关各方共同进行，必要情况下，如需进行通电试验、耐压试验、绝缘检测、探伤、材质化验、金相检验等现场不能进行的测试项目时，须联系专业检验单位进行。对于不合格的设备，要与质量合格的分开，并做好识别标记，以待进一步处理。3.4拒付、退货、索赔在验收中，当发现到货设备型号规格不符，数量不足，配套件短缺，技术资料不齐和质量不合格等问题时，验收人员应及时做好验收记录并上报。设备供应部门拒此与供方单位或承运部门进行交涉，提出拒付、补交、赔偿、退货、换货等要求。特别对进口设备，更要按合同规定严格检验，不可掉以轻心。对外索赔经开箱检验确认的设备质量问题或其它问题，需据实完成书面检验记录，由需方检验代表与外商代表谈判，明确产生问题的责任方，商定处理方案，对外索赔须在一定期限内向责任方提出，这个期限应在订货合同、运输合同或保险合同内规定，逾期责任方可以不受理。因此，进口设备的检验工作一定要在规定日期内完成，避免超过索赔期限而遭受不应有的损失。4、库场保管经过开箱检验合格的设备，由验收人员填写入库单，并附上检验记录、产品合格证、装箱北京金州工程有限公司BeiJingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.第11页共17页单、图纸等有关资料凭证，一并交保管人员，以证实该设备已检验合格，可入库保管。仓库是设备集中保管的重地，对设备安全和质量保护关系重大。设备仓库必须达到四个基本要求，即，帐物相符；合理存放、科学保管；精心维护、设备完好；制度健全执行严格。5、设备