“其他应收款——员工借款”常见问题与管理对策

“其他应收款——员工借款”常见问题与管理对策【摘要】员工借款在企业中具有普遍性、经常性，其金额占其他应收款的比例较大，因其“债务人”是内部员工，相关部门碍于情面又往往追偿不及时，是许多企业的“老大难”问题。相对于企业全部流动资产而言，其金额一般不大，许多企业往往重视不够，一旦管理不善，其他应收款就很容易成为藏污纳垢的“垃圾桶”，甚至给营私舞弊、贪污腐败以可乘之机，因此必须加强对其他应收款的管理。文章从加强内部控制的角度，阐述了企业普遍存在的这一问题及危害性，并提出了相应的解决对策。【关键词】企业会计准则；内部控制；其他应收款项；员工借款企业会计准则规定其他应收款科目核算企业除应收票据、应收账款、预付账款等经营活动以外的其他各种应收、暂付的款项。实务中该科目的核算内容一般包括：（1）企业员工借款，如差旅费借款、零星采购借款等；（2）应收取的各种赔款、罚款，如办公车辆发生交通事故应收的保险公司赔款，员工迟到、早退应收的罚款；（3）存出的保证金、押金，如某些企业对外投标所存出的投标保证金；（4）应向职工收取的各种垫付款项，如为职工垫付的医药费、房租等；（5）已不符合预付账款性质而按规定转入的预付账款；（6）其他各类正常经营以外的应收、暂付款项。由上可见该科目的核算内容并不明确，除正常计入应收票据、应收账款、预付账款等科目外的各类应收、暂付款项均计入其他应收款科目，核算内容的复杂性增加了对其管理的难度，其他应收款很容易成为藏污纳垢的“垃圾桶”，甚至给营私舞弊、贪污腐败以可乘之机，因此必须加强对其他应收款的管理。上述6项内容中员工借款在各企业中具有普遍性、经常性，其金额占其他应收款的比例较大，且“债务人”是内部员工，相关部门碍于情面又往往追偿不及时，是许多企业的“老大难”，因此本文重点就其他应收款—员工借款（以下简称“员工借款”）的管理进行阐述。一、员工借款的常见问题与主要危害（一）员工借款常见的问题由于企业规模、性质不同，不同的企业对员工借款的管理手段是不同的，但员工借款仍存在一些共性的、常见的问题，表现在以下几个方面：1.借款程序违规有的借款人越级直接找到高层领导签批，仅凭高层领导的签字办理借款，这种情况是不可取的。借款程序一般有多位审批人组成，各审批人会站在不同角度上对借款的必要性、真实性等进行审批，高层领导未必对此笔业务充分了解，容易做出误判，而且越级审批一旦形成习惯，借款审批程序就形同虚设了。也有借款人以“事情紧急”或者“领导不在”为由不办理审批手续而直接要求财务部门支付借款，如果财务部门原则性不强，就容易在无审批手续的情况下借出资金。2.借款额度超标借款额度超标主要表现在三方面。（1）借款额度明显超过实际需要。如采购员到外地出差3天，按照以往经验或报销标准5000元即可满足需要，却借款10000元，远超出实际需要。（2）部分企业的借款额度有规定的上限，每次借款不得超出该上限。某些借款人为了借得更多现金，经常“化整为零”将一个较大的额度拆分为若干笔，分次借款，累计额度远超出借款上限。如某企业规定员工每次借款金额最多不超过10000元，某销售人员为自己使用方便想借15000元，便发起2份借款手续，分别为7000元、8000元，这样便顺利借到了15000元。（3）“其他应收款——员工借款”发生额大、余额大。尽管员工借款的频次和金额没有公认的标准，但与同类企业对比，还是能明显发现某些企业的员工借款累计发生额和挂账金额偏高。如某规模在100人左右的普通企业，月均员工借款达100多笔，金额50万左右，尤其是2011年末近50万元员工借款未报账冲账，形成对营运资金的严重占用。3.挪用借款员工借款只能用于申请借款时的既定事项，而不能挪作他用或随意更改用途。仔细审核借款人报销冲账的发票经常会发现挪用借款的迹象。如某销售人员因需到外地出差而借款10000元，但其报账还款时既无往返的交通费发票，也没有出差目的地的餐饮、住宿发票，而全是一些其他的发票，进一步调查发现该借款人并未出差，所借款项全部用于个人消费。4.长期不还部分借款人以“工作忙”或者“事情未办完”为由长时间不归还借款，目的不过是长期占用公款用于个人消费等，个别借款人直至离职也未归还借款，给企业带来损失。长期不归还借款的原因一般有如下几种：（1）借款被挪作己用，用于个人消费，无钱归还；（2）借款被用于一些非正常用途，如行贿等，无法取得合规的报销票据；（3）同一笔借款的借款人为多人，还款时借款人相互拆皮、推诿，均不偿还；（4）个别高管安排下属员工代为借款，借款人为员工，而使用人为该高管，员工无法偿还借款，相关部门碍于情面又不愿直接催收，只能长期挂账。实际工作中经常发现长期未归还的借款，如某企业一笔5000元的员工借款已挂账长达三年之久，询问得知该员工已经离职，从而成为坏账，给企业造成了直接经济损失。（二）员工借款常见问题带来的危害员工借款存在的常见问题如果积累到一定程度必然会对企业的生产经营产生不利影响甚至败坏企业的风气、滋生腐败，其主要危害如下：1.影响资金周转资金周转率=本期主营业务收入/[（期初占用资金+期末占用资金）/2]，员工借款作为对营运资金的一种占用，达到一定量便会降低资金的周转率，不利于降低资金成本，也不利于企业资产质量的提高。2.不利于节约成本员工借款多数都会经报销转化为企业的成本或费用，所以借款过多不利于企业节约费用、降低成本；另一方面人们往往有一种心理，如果拿自己个人的钱去消费一般会谨慎节约，但是如果花的是公家的钱就容易大手大脚，尤其在借款的情况下，公款到了个人手里，已经脱离了企业的监督，即使是用于正常生产经营也更容易产生奢侈和浪费。研究一些落马贪官的案例不难发现，先借款再挥霍比挥霍私款后公款报销的情况更多。3.容易滋生舞弊一些别有用心的人利用员工借款达到侵占公款的目的，尤其是借款大部分都是现金，更容易产生套现、贪污、挪用等风险，常见方式如下：（1）违法套现。借款人并未将钱款用于既定事项而是占为己有后通过非正规渠道获取假发票或套开、虚开的发票报销平账，这样便“空手套白狼”，将企业资金套转到了个人腰包，是明显将企业资金非法据为己有，性质严重。（2）公款私用。目前金融市场上股票、债券、彩票等投资理财产品种类繁多且收益诱人，个别人妄图“借鸡生蛋”，伪造事由借款后用于个人炒股票、买彩票等，有人拿公款赚了私财，再神不知鬼不觉的归还借款，也有人“鸡飞蛋打”，不仅未赚到私财最后所借公款也无法偿还，为此而身陷囹圄者也不乏其人。（3）建立“小金库”。个别部门、子公司等为了发放福利、奖金等目的经常设置账外“小金库”，员工借款便是小金库的收入来源之一，借款后款项纳入“小金库”，事后通过一些假发票等报销平账。二、员工借款常见问题的产生原因相对于企业全部流动资产而言，员工借款的金额一般不大，许多企业往往重视不够，因而未能建立起完善的内部控制体系，这是导致员工借款容易出现问题的主要原因。具体如下：（一）审批流程不合理许多企业的借款审批流程是先由经办人在借款审批单上签字，再由主管领导签批，后拿到会计人员处审核，而主管领导的职位一般高于会计人员，所以这种“先审批后审核”的程序不尽合理，会计人员往往以领导已经同意为由而不再进行严格审核。（二）会计审核不严格会计审核是借款流程的重要一环，严格会计审核才能将企业的借款额度控制在一定范围内，但是目前许多会计人员对于在借款审核中审什么、如何审并不专业，往往流于形式、就财务论财务，无法对借款的必要性、真实性、合理性做出正确判断。（三）报销制度不规范员工借款有两种偿还方式，一是报销冲账，即将使用借款取得的发票报销冲账，如报销金额多于借款，由财务部将多出部分支付给借款人，反之，借款人还回相应现金。二是现金还款，实际上现金还款所用的现金也是先行报销来的，所以报销制度对于挪用、侵吞借款的防治至关重要，但是目前许多企业的报销制度仍需进一步完善。同借款审批程序一样，我国许多企业的报销流程也存在不合理。企业报销的原始凭证往往先有主管领导签批，再由会计人员进行审核、付款、记账。但是相关负责人或领导签批的原始凭证不一定是正确的，不论是有意的还是无意的，这种高度集中地签批权限会给后续财务工作造成消极影响，甚至造成损失。当经过相关领导审批的原始凭证被会计人员判为不符合规定时，若不将凭证退回报销经办人则违反会计规定，若将凭证退回经办人，经办人往往会对“领导已经审批通过了，财务审批不通过”这一情况不理解，甚至起争执。部分企业没有报销标准，还款报销时报多报少没有上限，不利于借款人对款项的节约使用，加之一些企业在报销审核环节不进行发票验证，很容易导致一些人使用假发票报销还款。（四）追偿机制不完善员工借款同样是企业的一种债权，必须有一套完整的追偿机制，目前许多企业对员工借款的追偿重视不够，对于借款后能否归还、何时归还没有硬性约束。许多借款人长期不归还借款、甚至背负大量借款的情况下离职，导致一些员工借款成为坏账、死账。三、管理对策及建议加强员工借款管理的对策是建立有效的内部控制制度。员工借款的内控作为企业内控机制的一环有赖于整体内控的完善，比如健全监督机制、问责机制、奖惩机制等等。一般说来，整体内控水平高的企业对员工借款的管理也强，反之则弱。针对员工借款常见的问题，其内控建设应从如下方面予以完善。（一）理顺审批流程企业应建立起“先审核再审批”的合理审批流程，经办人签字后由会计人员进行审核（有条件的企业还应安排更高级的会计人员复核），再由主管领导审批。企业的岗位设置存在差异，借款审批流程不可能一个模式，但是“先审核再审批”应是通用原则。此外还应对借款审批权限做若干划分，额度越大最终审批人的级别应越高，不可一刀切，如某集团旗下子公司规定5000元以下的借款由公司总经理最终审批，5000元至10000元需要集团财务总监最终审批，10000元以上则应由集团总裁审批。企业的借款审批程序一经制定即应严格执行，凡不符合程序的借款申请审批人或审核人应予坚决退回，坚决杜绝无审批借款及只凭个别领导签字借款的情况。（二）强化会计审核会计人员应熟悉企业各项业务，在此基础上对借款必要性、真实性、合理性做出专业判断。必要性即待发生的事项有无必要借款；真实性即借款事由有无虚假，事由的填写必须完整规范，时间、地点、人员、事项等要素是否清楚齐全；合理性即借款金额是否适中，借款金额是否有虚增。凡没有必要借款的事项、借款事由不真实的事项一律不得借款；确实需要借款的也要对借款额度做合理的控制，首先同一事项的借款额度或同一事项分次借款的累加额度均不得超出企业对借款额度规定的上限；其次对于经常借款的业务，其借款额度不得与经验数额有过大差别。（三）严格报销制度员工借款最大的风险在于挪用、侵吞，一旦出现这种行为，借款人或长期不归还借款或在还款环节做手脚，前者须通过完善追偿机制予以解决，后者应通过严格报销制度予以杜绝。1.优化报销流程相关企业应再造审批流程，将财务审核环节前置，待财务审核后再由相关领导签批，二者顺序不可颠倒，以此来加强财务审核在报销环节的作用。2.制定报销标准报销金额必须有一个“度”，无限制的报销只会导致相互攀比，谋取灰色收入。企业应该根据自身情况制定费用标准，如企业规定每人每天的差旅费不得超过300元，凡超过报销标准的费用一律个人承担。报销标准的制定会使借款更为理性，而不是“多多益善”，在款项的使用上也会有所约束，避免大手大脚。3.严审报销票据报销票据的真实性、合理性反应了经济业务的真实性、合理性，必须对票据进行严格的审核。例如对发票的审核。首先应对其真伪性进行查询，只要发票是假的不管经济业务是否真实均不可报销；其次关注发票内容及开具时间，即便发票是真的，如果发票内容或开具时间与借款事由不吻合也不得报销。“假发票处理假业务”、“假发票处理真业务”、“真发票处理假业务”等情况均可能隐藏着公款私用、套取现金等行为。（四）完善追偿机制首先，从源头抓起，限定借款人范围。有权借款的人员必须是正式在编员工，编外员工、临时员工、其他编外人员等一概不允许借款，对于这些人员钱款一经借出，能否归还、何时归还难以保证且追偿难度与成