经销商订货会操作手册

错误!未指定书签。1订货会操作手册一、前言1、订货会的意义（1）订货会是针对社会中小型终端，利用公司促销政策，结合经销商资源，抢占终端有效资源，短时间内达到提升产品销量一种促销手段。（2）终端订货会，作为一种会议营销的模式的延伸，必须具备合理、务实、有效的特点。择机并适时地开展终端订货会，不但能实现分支机构、经销商和终端的三赢局面，而且还能够提高区域市场的运营效率，减少员工终端工作量，提升团队士气。2、订货会的召开前提订货会召开的必要前提是满足经销商的利益需求，包含经销商对利润、现金流、知名度等方面的需求。因此会前对订货目标量、经销商终端覆盖、终端销售等方面做细致调查十分关键，从而确保订货会的召开与经销商利益需求相匹配。订货会的目标终端须以BC类终端为主，且经销商须与终端现款结算。二、订货会操作流程1、会前准备阶段（1）经销商沟通①要积极主动介入经销商的各种客户会议，主动了解各经销商春节订货会或年度答谢会的时间，以便各项工作安排。②和经销商商谈，整合经销商订货政策、会场布置、后期配送等资源。订货会可以为经销商带来什么：订货会能在短时间内使经销商产品库存变现，提高经销商资金利用率。订货会形式的促销政策能在短时间内完成产品分销及回款，实现利润。订货会能提高经销商在所辖区域内的知名度，提升地位，扩大市场份额。③订货会采用主场、专场、合办订货会等主场形式：即以我司产品为主，经销商其他产品为辅的订货会形式。专场形式：即仅有我司产品无其他品牌参与的订货会形式。合办形式：经销商客户答谢会或订货会，我司产品出一定政策参与。④费用分摊：订货会中存有的相关费用分摊遵循以经销商为主，我司为辅的原则。错误!未指定书签。2涉及订货会中的硬性费用由经销商承担，如会务用餐、场地费用等；涉及促销政策及宣传氛围的费用（如会务中返利、奖品、会场布景费用等）由经销商和分公司各承担50%。经销商利润需保障存有产品原有利润额的50%。例如：产品原有利润10元/盒，召开订货会后其利润不少于5元/盒。⑤订货会信息发布形式通过地方媒体资源进行订货会信息发布。利用制作订货会宣传资料（即宣传手册）形式进行订货会信息发布。宣传过程中可根据各地实际情况选择适合宣传手段，提前将订货会政策进行有效传达，为订货会规模造势。订货会务必达到对目标终端100%的宣传告之率。（2）订货会方案确定要素①订货会召开时间：订货会召开时间以销售旺季（节日时间点）前20-45天为宜。若当地市场有其他经销商或厂家也有召开订货会意向，也可适当调整订货会召开时间，确保提前抢占终端资金和库存空间。②目标终端的锁定：即参照经销商铺货的有效终端进行筛选，确立订货会目标终端名单。③订货会目标确定：即依据目标终端的历史进货数据设定最低可完成的订货量，原则参照市场选择要求：地区城市不低于30万，县级不低于15万。④目标终端走访：按照已确定终端目标进行订货下单意向走访。走访时间设定在订货会召开日的前20天起，走访分两轮进行，第一轮订货意向沟通，第二轮目标订单确定。具体可参见下表设定：注：目标终端的会前走访下单量必须达到订货会目标订货量的80%以上。即计划100万的订货目标量，会前走访下单量至少达到80万。（3）订货会的执行准备①会场选择终端手机二次三次……N次联系电话初步订单数量拜访沟通后的订单变化与目标订单相比序号终端名称终端地址店主姓名最终订单目标订单错误!未指定书签。3会场大小依参会人数确定，会场不宜过于拥挤，但也不要过于空旷，要注意营造满而不挤的会场效果。会场应预留产品展示、下单缴款的足够空间。为有效过滤无关人员，会场应选择封闭空间。会场应选择在交通便利、易于识别的地点。②参会人员确定各方代表：经销商负责人、当地分支机构负责人、终端负责人应以经销商、厂家、终端的代表身份出席会议，有条件的，分公司派员出席会议，以彰显订货会规格，提高终端订货率。业务人员：经销商及分支机构业务人员应担负现场追单工作，业务人员应充分利用与终端的客情基础，对口负责所辖终端的鼓励下单及深度沟通工作。工作人员：会前应根据会议流程设定相应工作人员，并对工作人员进行相关培训，明确其会议时直接上司，以备特殊情况发生时及时上报。机动人员：会议应安排1-2名机动人员，应对特殊情况的处理。③邀约形式及时间媒介宣传：有条件的分支机构在订货会前可利用当地小型媒体对订货会进行预热宣传，具体可采用电视游字、夹报等形式，于订货会前1个月开始不间断宣传。上门邀约：订货会召开前20天，业务员应以上门拜访形式开展终端邀约工作，上门邀约时要向终端送达会议邀请函、订货会优惠政策单、产品宣传单等资料，并就产品、订货会细节、优惠政策向终端做详细解读，最终确认终端是否参会，并尽可能争取终端会前下单（会前下单量应达到会议目标量的80%），保证订货会的预期目标顺利完成。上门邀约后，应对每家终端的反应态度进行详细记录，便于后续继续跟踪。为避免遗漏偏远区域和小型终端，上门邀约的顺序建议先远后近、先小后大。二次拜访：对于前期未确认参会或参会意图不明确的终端，业务人员应进行二次拜访，尽力说服。电话确认：此工作应在订货会召开前2天完成，对客户进一步提醒和确认。有必要在订货会现场对还未到会人员进行追访，确保到会。④氛围营造场外氛围：会场外应利用氢气球、拱门、横幅、拱门、花篮、气球柱等形式营造错误!未指定书签。4会议气氛。场内气氛：场内可利用主题背板、指示牌、POP、易拉宝、展示盒、跳跳贴、吊旗灯笼等宣传物料营造会场气氛。若订货会为多个厂家联合订货会，应力争展台位置最好、面积最大、宣传品最多、人员最专业。⑤物料准备迎宾处：迎宾台、签到本、签到笔、参会终端资料、终端名片收集箱、经销商名片、会议资料、参会人员胸牌。终端坐席处：笔纸、饮用水、水果、茶点。发言席：麦克风、投影仪、电脑、音响、发言台、发言稿。下单处：下单台、笔纸、已盖好章的收款收据、空白订单、钱款箱、有条件的可以安装POS机。工作人员：统一服装、工作人员胸牌、纸笔、名片。其他：抽奖器材、灯光设备、摄影摄像器材、活动纪念品、抽奖奖品等。⑥执行细节目标分解：会议前应对每个参会终端设定相应订单目标，目标以该终端前期销量为基数适当提高，但切不可盲目向终端压货，造成后期大量退货。设备调试：会前所有电子设备（灯光、音响、麦克风、电脑、投影仪、摄影器材）都应调试完备，有条件的可以准备备用设备。电脑资料测试：会议中要用到的影像资料、PPT等应提前在会议电脑中测试，避免由于软件引发的问题。所有资料及常用软件应有备份。会议演练：会议开始前，应提前演练，包括主持、抽奖环节、下单环节、节目串场等。⑦人员培训所有参会员工需准确了解此次订货会的会议目的、预期效果、责任分工、活动步骤、话术等所有信息，这对订货会的成败有着巨大影响。业务人员：会前对每个业务人员进行追单技巧培训，特别是如何利用会议气氛鼓动终端下单。工作人员：制订会议流，并落实到人。会前对工作人员做好人员分工，确保人尽其责。错误!未指定书签。52、订货会进行阶段（1）场外迎接：会议召开前，会场外应安排签到、迎宾人员，指引到会人员签到、入场、就坐，并注意有效过滤无关人员。（2）前期宣讲：厂家代表介绍产品、厂家的销售支持以及市场规划和预期，着重介绍本次订货会促销政策及相关事项。（3）互动娱乐环节：现场下单环节前可采用抽奖、有奖问答、娱乐节目等形式预热会场气氛。（4）现场下单环节：下单环节中应充分利用会前已经确认的终端订单激发现场气氛，每下一单现场主持人以唱单形式全场通报，跟单人员立即利用现场气氛进行催单。会前确认的终端订单的宣布应注意节奏，在会议前期或冷场时适时宣布。（5）现场付款：终端下单后，应由引导人员立即将终端老板带至付款区，现场主持人及工作人员此时应予以掌声配合。逐单立即付款，一方面避免终端事后反悔，另一方面保证付款区的资金安全。（6）会议结束：会议结束后应迎送终端客户，提醒参会人员不要遗漏随身物品，并在最后进行会场清理。（7）注意事项①订货会促销政策建议以货物、奖品形式兑现，特别不建议采用现金形式的促销政策，现金促销政策的弊端在于终端易于将现金促销直接在产品价格中摊减，影响产品价值认知或销售价格。②订货会付款方式尽量采用现款结算，确未随身携带钱款的终端老板，应要求其支付定金。③互动娱乐环节也应根据会场情况加入，在会前预热或会议冷场阶段可加入互动娱乐环节，若会议气氛一直较热烈，应取消会议中的互动娱乐节目，避免打破良好气氛。下单环节结束后不宜陡然结束会议，应利用互动娱乐节目进行过渡。④现场主持人唱单，除宣布某终端订货额外，可着重宣布该终端获得的优惠，如：“**烟酒店张老板现场下单10件，获得厂家奖励*****，价值****元。”⑤摄像师、摄影师对订货会进行全程拍摄，便于后期制作宣传资料，做活动见证、宣传造势之用。3、订货会后续跟进阶段（1）会后对订单进行统计，并督促、协助经销商及时配送货物和赠品，未结款的终端及时错误!未指定书签。6协助经销商追款。（2）会后应保持对终端的拜访，对销售情况好的终端跟踪补货，对销售情况较差的终端应协助其采取其他手段提升销量。（3）会后及时关注经销商库存，协助经销商补货。（4）会后协助经销商对后期货物滞销的终端进行货物调节，适当给予相应促销政策，避免大量退货。三、订货会效果评估1、评估时间订货会效果评估应以终端实际销售情况为核心依据，所以订货会效果评估时间应以订货会召开完成后2个月为宜。2、评估要素订货会效果评估应以经销商资金回笼比例、投产比、退货率为主要要素。经销商订货会评估表订货会实际销售额已结款额资金回笼比例万元万元订货会投入成本订货会销售利润订货会投产比万元万元订货会现场销售额已退货及欲退货额退货率万元万元注：订货会实际销量额=订货会现场销售额－已退货额订货会销售利润仅指订货会中产生的产品销售毛利，订货会投入成本不列入成本。已退货及欲退货额=评估时经销商已退货额＋评估时终端提出的退货额资金回笼比例=已结款额÷订货会实际销售额×100%订货会投产比=订货会销售利润÷订货会投入成本退货率=订货会现场销售额÷已退货及欲退货额×100%