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公文写作与处理中需要关注的一些问题办公室：王方元2011.05.25一、公文写作与处理的主要法律法规依据中国共产党机关公文处理条例人大机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）中国人民解放军机关公文处理条例中共中央办公厅公文主题词表国务院公文主题词表中华人民共和国国家通用语言文字法标点符号用法（GB/T15834－1995）出版物上数字用法的规定（GB/T15835－1995）长安银行的地位决定，我行应该参照执行《国家行政机关公文处理办法》来规范我行的公文写作。因为主管机构、监管机构参照执行的都是该规定。且《国家行政机关公文格式》为国家标准。中央人民政府（国务院）陕西省人民政府组成部门：中国人民银行直属事业单位（参照）：中国银监会人行西安分行长安银行股份有限公司省金融办陕西银监局（一）党的公文与国家行政机关公文比较党的机关公文国家行政机关公文处理依据中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法用纸规格16开型或A4型A4型种类14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要紧急程度文件：特急、加急，电报：特急、加急、平急文件：特急、急件，电报：特提、特急、加急、平急，标右上角。信函标在武文线下一行左边。密级位置份号下方（首页左上角）右上角，信函在武文线下左边。成文日期无规定，多用阿拉伯数字汉字（二）我行公文种类11种：决定、公告、通告、通知、通报、意见、请示、报告、函、批复、会议纪要全部包含在国家行政机关的13种中，无令、议案2种基本执行《国家行政机关公文处理办法》各项规定格式基本参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）二、主要文种格式及注意事项（一）公文的常用格式1.下行文2.上行文3.平行文4.会议纪要5.简报、送阅件下行公文首页格式上行公文首页格式（请示、报告）平行文（函与便函头比较）注：函为正式文件，但其文头上不加文件两个字。会议纪要工作简报及送阅件（四）文件相关要素注意事项1.紧急程度：紧急文件有“特急”、“急件”，紧急电报有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。2.发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。3.发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（2011不能简写成11），用六角中括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。4.签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。5.公文标题：红线下空2行，用2号小标宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。6.主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。全称或标准简称，内部用简称。7.公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不回行。8.附件：在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××”）；附件名称后不加标点符号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。9.成文时间：以有权人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。成文时间以最后签发机关的签发日期为准。电报，以发出日期为准。标法：用汉字将年、月、日标全；零写为“○，一般可用插入日期的方式解决。如下：二〇一一年五月二十五日10.公文生效标识：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm（半行），端正、居中下压成文时间，印章用红色。注意上套式用印与下套式用印区别。下套式（适合下弧无文字的印章）中套式（适合下弧有文字的印章）11.特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。12.附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。如：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。13.主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。14.抄送：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。15.印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。16.反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。17.版记的位置：版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行（附件之后）。18.印刷份数：格式没有明文规定，根据约定俗成，一般是在最后一条反线下一行，用3号仿宋体字，置于小括号内，右空1字。19.页码：用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“－1－”、“－2－”。空白页不标识页码。版记示意图内部发送、联系人、联系电话栏目属我行特色，为方便工作，可继续保留。三、特别注意关注的三类文体（一）请示（二）报告（三）函领导批示处适用于向直接上级请求指示、批准，必须事前行文。写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、不越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“请予审批”、“以上妥否，请批示”、“以上如无不当，请批准”等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（一）“请示”中需注意的问题（二）报告应注意的问题适用于向上级机构汇报工作、反映情况、答复询问、提出建议。可在事中、事后行文。报告一般不要求批复，特别要注意在其中不得夹杂任何请示事项。可以专们就某件事进行报告，也可综合报告多个事项。一般在结尾用“特此报告”，或在开头用“报告如下”，两者不同时用。报告可以抄送多个机构，包括上下级机构。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。（三）函应注意的问题四、公文写作的基本要求（一）公文的特征1.有序、有效的管理性；2.作者、读者的法定性；3.中心内容的约束性；4.鲜明的政策性；5.法定的权威性；6.体例格式运行的规范性。（二）公文的作用1.领导、指导作用；2.规范、准绳作用；3.沟通、协调作用；4.依据、凭证作用；5.宣传、教育作用。公文是公务文书的简称，“确有必要”时才发文。除了必须遵从诸如文通、字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外，公文写作还应遵循以下一些基本要求：1.合法2.求实3.合体4.简明5.严谨6.准确7.规范8.完整9.清晰（三）公文写作的基本要求（四）公文写作的基本原则旨戒杂、气戒破、局戒乱语戒繁、字戒僻、详略戒失宜、表述戒失实五、行文规则（一）遵守行文规则的客观必要性加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高工作效率。1．根据机关之间的工作关系准确行文机关之间的工作关系主要有四种类型：（1）领导与被领导关系；（2）指导与被指导关系；（3）平行关系；（4）不相隶属关系。（二）行文规则的主要内容机关之间的工作关系决定了公文传递的方向：处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。2．选择适宜的行文方式，不得越级行文。3．正确选择主送机关与抄送机关。下列情况不得抄送：（1）请示在上报同时不得向下级机关抄送；（2）接受抄送的不得再向其他机关抄送；（3）凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。4．坚持“党政分开”的原则5．联合行文时，联合单位应是“同级机关”6．行文前必须对有关问题协商一致7．严格控制公文数量，简化行文手续1．行文应当确有必要，注重效用。2．行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3．各部门依据职责可以向下一级机构的相关业务部门行文（我行禁止部门行文）；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级机构正式行文。部门的内设机构除办公室外不得对外正式行文。（三）公文行文规则4．同级机构、上级机构与下一级机构可以联合行文；机构与同级党委可以联合行文。5．须经总分行审批的事项，经总分行同意也可以办公室名义行文，文中须注明经总分行同意。6．拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请行领导协调或裁定。7．“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。8．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。9．受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。（四）公文审核的主要内容公文送领导人签发之前，应依次由业务主办部门负责人、文秘部门审核把关。文秘部门审核的重点是：是否需要行文，是否符合法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。承办部门对公文的真实性、准确性负责，文秘部门对公文的体例、格式负责。（五）退文的情形如有下列情况，可不作处理直接予以退回：请示内容明显违背国家法律、法规，不符合党和国家的方针、政策，又未