专利文档管理办法

专利文档管理办法1范围本标准规定了专利及其相关文件的管理办法，适应于公司科技管理部。2目的为正确把握专利申报、审批、维护中的相关信息，规范公司专利档案及数据库，制定本办法。3职责3.1专利管理员负责与代理机构及代办处联系，获得专利档案。3.2专利管理员负责专利纸质文件的保存、管理、和专利文档原件的归档。负责使用专利软件及辅助管理工具对公司专利的信息及时更新。3.3专利管理员负责为每个专利建立单独的档案，并负责整理、归集每年的专利文档材料。3.4科技管理部专利主管负责审核、批准技术人员查阅专利文档的申请和到期专利文档的销毁申请。4活动4.1文件备份每次提交专利局或专利代理机构的申请文件、审查中间回文及其他所有外发文件，均由提交人做复印件，并在文件首页的右上角标出提交日期（或加盖日期印戳），留存档案袋；并保证电子版（word版或扫描件）在电脑中归类留底。提交给专利代理机构的《专利申报审批登记表》中，要隐去部分内容，具体表格见附表2。4.2缴费凭证保存4.2.1采用邮局、银行汇款缴费的，缴费人将汇款申请单的复印件及汇款明细（公司内部审批）、收据（邮局、银行开具）的原件和发票（专利局开具）的复印件及时交科技管理部专利科归档；专利管理人员将上述凭证粘附于档案中的缴费项目或通知书的背面；4.2.2采用面交的，发票（专利局开具）的复印件及时交科技管理部专利科归档；4.2.3若有费用资助申请或报销的，发票原件交资助申请或报销经办人。4.2.4专利费用申请、缴纳、报销、退费等具体操作另见相关规定。4.3发文凭证保存4.3.1采用邮寄方式提交的，邮局的开局的收条的原件及时交科技管理部专利科归档，专利文档管理人员将上述凭证粘附于档案中的该收据相关发文的背面；4.3.2面交的，要求专利局办事处提供回执（专利申请书首页3份上盖章），并将回执及时交科技管理部专利科归档。4.4案卷的立卷一旦提交专利申报（公司内部），即建立一份案卷，由独立的档案袋完成。以该专利申请的申请号作为该案卷的主案卷号，公司编号为辅助案卷号。辅助案卷号的编号办法：部门代码（IP）+年号（2位数字）月号（2位数字）+序号（2位数字）；上述年号和月号为内部提交日期。即公司编号为内部的《专利申报审批表》编号。软件输入时仅为后6位数字。4.5案卷的排列及分类案卷的排列办法：法律状态（一级分类）—申请日（二级分类）4.5.1法律状态按照所处的法律状态进行分类，可分为以下5个阶段：A申请前阶段（内部申报及交底资料）；B申请阶段；C实审阶段（仅限于发明专利）；D授权维持阶段；E失效阶段；4.5.2处于同一法律状态的案卷，按照专利的申请日先后排列。4.5.3法律状态和申请日均相同的，按照公司编号进行排列。4.5.4就同一发明，同时提交实用新型和发明专利的；对具有优先权的专利；对前案分案的专利；在档案袋上注出连接专利。4.5.5PCT专利，国际阶段按照公司编号和国际专利申请号采取上述方法排列及分类；进入国家阶段后按照各国专利号进行分卷管理。若进入国家只有一个，仍放在上述的档案袋中。4.6档案袋的记载4.6.1文件的记载提出专利申请时首次提交的各种文件、受理通知书和缴纳申请费通知书或者费用减缓审批通知书复印件应当按照顺序装订。发明或者实用新型专利申请的装订顺序为：请求书、说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明书附图；外观设计专利申请的装订顺序为：请求书、图片或者照片、简要说明。4.6.2法律状态的记载专利申请的重要法律状态（主要有初审合格、视为撤回、撤回、公布、驳回、授权、视为放弃专利权、专利权终止、宣告专利权无效等），特别是结案状态，应当记载在档案袋封面的相应栏目内。4.6.3缴纳专利费用、提交相关文件的记载。4.6.4其他记载。分类号、所属立项项目名称或编号、各种标记（如优先权标记、实审请求标记、保密标记等）应当记载在档案袋封面相应栏目内。4.6.5记载方式档案袋上手工填写的记载应当使用蓝色或者黑色圆珠笔或者钢笔，不得使用铅笔等易擦去字迹的工具填写；盖章完成的记载，印章应当清晰。记载有误需要更正时，由专利管理员在更改处签字或者盖章，并使被更正的内容依然可见。4.7档案袋中文件的排列档案袋中的文件分三部分，各部分间通过标签分开，并依次排列。第一部分是向专利局提出专利申请时首次递交的各种文件（含专利申请文件和其他文件）、受理通知书和缴纳申请费通知书或者费用减缓审批通知书的复印件。第二部分是提出专利申请之后产生的其他文件，并按照各文件处理时间的先后顺序排列。尚未处理或者尚未处理完毕的各种文件属于第三部分。档案袋的封面用于记载主要的审批流程和法律状态，必要时可以在封底分别记载已缴纳费用的情况及收、发文件的名称等。4.8档案袋的查阅和复制公司员工均可向科技管理部专利科请求查阅和复制相关专利案卷，具体程序及登记办法见公司科技管理部档案馆对文献借阅的相关规定。4.9档案袋的保存期限和销毁4.9.1保存期限专利结案前的案卷由科技管理部专利科保管。专利结案后的案卷交科技管理部档案馆保管。未授权结案（视为撤回、撤回和驳回等）的案卷的保存期限为三年；授权后结案（视为放弃取得专利权、主动放弃专利权、未缴年费专利权终止、专利权期限届满和专利权被宣告全部无效等）的案卷的保存期限为五年。保存期限自结案日起算。有分案申请的原申请的案卷的保存期从最后结案的分案的结案日起算。做出不受理决定的专利申请文件保存期限为一年。保存期限自不受理通知书发出之日起算。4.9.2销毁销毁前通过计算机做出案卷销毁清册，该清册记载被销毁的案卷的案卷号、基本著录项目、销毁日期。清册经专利主管申请，报总经理签署同意销毁后，科技管理部专利科实施销毁工作。附录：1专利案卷封面登记项目2专利申报审批登记表附加说明：本标准由科技管理部提出。本标准由科技管理部起草。本标准主要起草人：XX。