项目投标管理制度

项目投标管理制度1目的为规范项目投标、投标文件制作检查、投标保证金的缴纳、退回、项目方案的制作检查流程，明确各环节的工作职责，特制定本制度。2适用范围公司所有的项目投标和项目方案的制作。3定义3.1投标：是指法定代表人或者项目授权人等相关人员在项目开标日，携带投标文件、公司证件等资料，参与采购方（含政府采购中心或招标代理公司）组织的开标过程。3.2投标文件：指按照采购方发出的招标文件的要求，制作、准备的投标文书、公司资料及其它所有要求提交的资料。4职责4.1业务拓展部业务人员：A.按照《项目信息采集表》的要求，通过与采购方沟通获取、现场勘察等方式，提供相应的信息资料给标书制作员；B.根据标书制作员的要求，及时补充相关的准确信息。C.负责招标项目的报名（需要报名时）。参与开标，必要时作为公司的授权代表参加开标。D.负责投标保证金退还手续的办理。E.项目中标后，主导与业主方签订项目合同。F.项目运作总结。G.若项目中标，协助运营部项目进场（主要是与业主方的衔接协调）。5.2业务拓展部标书制作员：A.根据项目的具体情况，向业务员提供《项目信息采集表》。B.了解当地的最低工资标准和社会保险缴纳标准，为项目报价收集素材。C.根据项目开标的各时间节点，组织投标文件的制作。基本原则是在开标日前两个工作日完成标书的制作和装订（特殊情形如采购变更等情况除外）。对于项目方案的制作，要在业务员要求日期的前两天，完成电子文档的定稿。D.根据制作投标文件和项目方案的需要，技术方案制作人员或者报价人员，要亲临作业现场进行勘察，确保技术方案有针对性，能有效决解作业区域实际存在的问题，使技术文件和报价贴合实际（报价基准由业务员提供业主预算为基准）。E.投标保证金汇出手续的办理，退还的跟进和协调。F.投标时所需要的公司原件借出、移交和归还手续的办理。在开标现场，投标授权代表人要做好公司原件与开标组织方的移交，收回时要现场确认原件的数量、是否完整或损坏。G.项目中标后，根据运营部的需要，整理好相关的资料给运营部，以方便运营部的进场准备工作。H.项目总结。4.3财务部A.项目投标报名费、投标保证金的支付。B.投标保证金退还的确认。C.中标服务费的支付D.履约保证金的支付。E.履约保证金退还的确认。F.投标文件、项目方案制作及投标过程中发生费用的支付或者报销。G．按月收取业主方支付的保洁作业服务费。4.4运营部A.项目中标后，履约保证金支付手续的办理及退还手续的办理和跟进。B.向业务拓展部提交进场需要的资料清单。C.组织项目进场，项目运营。D.关注业主对环卫现场要求的更新，争取多获得先进标段等荣誉证书。4.5综合管理部A.保存公司所有的证照、资质证书、荣誉证书、业绩合同、中标通知书等资料的原件。B.对保存的公司原件进行台帐管理，对于需年检和有有效期的，要在台帐中注明到期时间，并根据各证照年审、换证所需要的时间，提前做好各证照的年检和换证工作，确保所有公司证照都处在有效期内。车辆行驶证的年检，由使用部门自行负责。C.原件的借出和归还登记、查验等管理工作。5工作内容5.1项目方案5.1.1获取项目信息业务员根据所获取的信息，填写《项目信息采集表》，并注明方案需要完成的时间，经业务部负责人签字审核后，发给标书制作员。标书制作人员对《项目信息采集表》进行核对，对于信息遗漏或不完整、不清楚的，与业务员沟通及时补充完整。5.1.2作业区域的现场勘察业务员要对作业现场进行勘察，若业务员认为有必要让标书制作人员进入现场勘察的，业务部可邀请相关人员进行现场勘察，所产生的费用由业务承包费用中承担。勘察现场时应详细填写《现场勘察记录表》。5.1.3项目方案的制作标书制作人员收到业务员的《项目信息采集表》和《现场勘察记录表》后，确认信息收集和现场勘察的信息全面、完整。开始制作项目方案。A.根据业务部要求的时间，填写《标书、方案制作进度跟踪表》，确保方案制作稳步推进。B.投标主管每天确认方案制作的实际进展是否与《标书、方案制作进度跟踪表》计划的进度一致，一旦方案制作受阻或者滞后，应立即解决。要求方案电子版本最终定稿日期，比业务员要求的日期至少提前两天。C.方案的制作中，所有用到的扫描电子文档，必须采用彩色扫描，图片应清晰、完整。同类的扫描文档前面，必须编辑所放文档的目录，如在放置公司荣誉证书扫描件前，先编辑所要放置荣誉证书的目录，图片放置顺序与目录顺序一致。文档的编排序号，按照ISO：9001质量管理体系中关于文件编写序号规则要求编排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2......方案成型时，商务部分、技术部分和报价部分，正文内容选用12号宋体字，标题选用18号宋体加粗字体，副标题选用16号宋体加粗字体。D.方案电子文本的检查分为三个层次：自查、互查和总查。自查：就是负责商务、技术、报价的人员，对自己所负责制作的内容进行自检、自纠。互查：就是自己检查别人制作的内容，即商务负责人检查报价内容，技术负责人检查商务内容，报价负责人检查技术内容。总查：方案的电子文稿成型后，对完整的方案进行检查。总查由投标主管进行。E.检查记录互查和总查的结果，要详细记录在《标书、方案检查记录表》中，检查人和责任人都需签名确认。对于检查发现的问题，相应的负责人要立即进行纠正。F.方案经审核后，交标书制作员打印装订。5.1.4方案的打印和装订A.方案批量打印装订前，应先打印一份，进行检查：a.有无空白页。b.版面是否完整，纸张是否有褶皱。c.页码是否完整。d.打印颜色是否正常，纸质是否符合要求。e.以上各项均符合要求，再根据需要的份数进行打印。B.业务员要对方案详细阅读，以方便回答业主方针对方案提出的问题。5.2投标文件5.2.1投标信息的获取对于业务部前期跟进、运作的项目，业务员要在即将挂网公示的前夕，通知标书制作员具体挂网公示时间，以方便跟进。5.2.2项目报名A.项目挂网后，标书制作员要根据报名的截止日期，立即与部门领导沟通确定授权代表，并根据招标公告的要求准备报名所需要的资料。B.如果报名需要带相关的原件，由标书制作员向管理部办理原件借出手续：借出原件的名称、份数、使用地点、使用人、借出日期等，借出经办人和借证人均需签字存档。C.标书制作员在邮寄原件给业务员时，应附上原件清单和份数，并签名，且预留业务员签收和回寄签名的位置。D.业务员收到报名资料和所需要的原件后，立即报名购买招标文件。招标文件分为纸质文件和电子文档，业务员收到电子文档后，应第一时间发给投标主管。在报名资料快递来不及的情况下，投标主管可安排人员把资料送去报名。5.2.4投标文件制作5.2.4.1制作《标书、方案制作进度跟踪表》A.投标主管根据招标文件上注明的开标日期，填写《标书、方案制作进度跟踪表》，要求标书电子版本最终定稿日期，比开标日期至少提前两个工作日。B.投标主管每天确认标书制作的实际进展是否与《标书、方案制作进度跟踪表》计划的进度一致，一旦方案制作受阻或者滞后，应立即解决。确保标书制作稳步推进。5.2.4.2阅读招标文件在收到业务员的招标文件后，负责商务、技术和报价的人员应人手一份，认真阅读招标文件。A.标书商务负责人员要特别关注：a.对参与投标公司的资质要求、评分标准中商务部分的要求。b.投标保证金的数量、到账日期要求、汇款要求。c.需要带到开标现场的原件。d.授权委托书、法人身份证明书、开标一览表、承诺书等证明材料的封装要求、提交方式。E.标书正、副本的份数、装订方式、密封要求等。f.其它与商务标制作有关的要求。g.投标保证金的汇出，商务负责人负责投标保证金汇出手续的办理，并跟进到账情况。B.标书技术负责人要特别关注：a.车辆的数量和排班要求；人员的数量和排班要求。b.车辆、人员作业时间的要求。c.作业内容的要求d.作业质量的要求。6.2.4.3标书的制作要求e.道路情况的说明和现场勘察资料。f.关于作业和管理、质量的要求。g.其他与技术标制作有关的要求。C.标书报价负责人要特别关注：a.要求的人员、车辆数量。b.车辆作业时间、人工保洁时间的要求。c.工人待遇、福利的要求。d.作业质量的要求。e.其他与报价有关的要求。5.2.4.3标书制作中所有用到的扫描电子文档，必须采用彩色扫描，图片要清晰、完整。同类的扫描文档前面，必须编辑所放文档的目录，如在放置公司荣誉证书扫描件前，先编辑所要放置荣誉证书的目录。图片放置顺序与目录顺序一致。文档的编排序号，按照ISO：9001质量管理体系中关于文件编写序号规则的要求编排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2......方案成型时，商务部分、技术部分和报价部分，正文内容选用12号宋体字，标题选用18号宋体加粗字体，副标题选用16号宋体加粗字体。5.2.4.4标书的检查标书的检查分为电子文档的检查和纸质文档的检查两部分A.标书电子文档的检查电子文本的检查分为三个层次：自查、互查和总查。自查：就是负责商务部分、技术部分、报价部分的人员，对自己所负责制作的内容进行自检、自纠。互查：就是自己检查别人制作的部分，即商务负责人检查报价部分，技术负责人检查商务部分，报价负责人检查技术部分。总查：方案的电子文稿成型后，对完整的方案进行检查。总查由投标主管进行。B.检查记录互查和总查的结果，要详细记录在《标书、方案检查记录表》中，检查人和责任人都需签名确认。对于检查发现的问题，相应的负责人要立即进行纠正。5.2.4.5标书的打印投标主管安排专人负责标书的打印，并安排相应的人员协助。A.纸质文档的检查a.有无空白页。b.版面是否完整，纸张是否有褶皱。c.页码是否完整。d.打印颜色是否正常，纸质是否符合要求。e.以上各项均符合要求，再根据需要的份数进行打印。B.标书的签字、盖章a.在彩色打印的标书的每一页进行盖章。b.在盖章的同时，把需要授权代表和法人签字的地方按顺序签字。签字的地方，要加盖公章。c.签完字、盖好章后，要逐页的再检查一次，确定无误后，根据正、副本数量的要求进行彩色复印。每本标书的封面都要盖章，并需要盖骑缝章。以上检查的结果记录在《标书、方案检查记录表》中，并签字确认。5.2.4.6标书封装A.根据招标文件中关于正本、副本、开标一览表、法人授权委托书、法人身份证明书等的包装要求，对标书进行包装。包装要求方正、整齐、美观。B.按照招标文件的要求贴上封条。封条的书写要符合招标文件的要求。C.封套上所有缝的位置，都要盖上骑缝章。D.对于开标时需要的原件，若招标文件有包装的要求，要按要求包装。若没有具体要求，包装要能充分保护证件。里面要附上原件的清单，包装外面要贴上公司名称、项目名称等信息。5.2.4.7标书的运输标书和原件的运输时应用行李箱装好，避免标书在箱内移动。同时还应带上公章、牛皮纸、封条、双面胶等物品备用，在标书个别地方运输损坏时修复。5.3开标A.参与开标时，授权代表应至少提前半小时到达开标现场，办理相关手续。B.唱标时，对各参与单位的报价，应做好详细的记录。C.退还原件时，要当场核对确认，防止原件丢失和损坏。在开标过程中，授权代表对原件负责。5.4原件的退还开完标后，授权代表要把原件还给标书制作人。签收人与授权代表要当面确认。签收人回公司后，将原件还给管理部。管理部经办人确认签收后，需在原件借出记录表上签字。5.5投标保证金的退还及履约保证金的支付5.5.1开标结束后，应安排专人负责跟进投标保证金的退还，并建立台帐跟进。对于没有中标的标段，跟进人应于招标结果公示后第二个工作日，咨询投标保证金的退还手续。若需要去现场办理退还手续的，则要求业务员前去办理。跟进人要及时与财务沟通，确认投标保证金的到账情况。5.5.2对于中标的标段，若采购方要求将投标保证金转为履约保证金。则有几个原则：a.甲方写收据的付款方要是本公司。b.运营部补写相同金额的履约保证金付款申请单给财务部，财务做调账处理。c.需补交的履约保证金部分，由运营部办理支付手续。5.6总结开标结束后，业务拓展部要组织总结。5.6.1中标情况的总结A.报价的比较和分析B.技术、商务亮点的地方和可以继续改进的地方。C.把总