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金海环境技术股份有限公司质量/环境体系程序文件保密等级SL：保密QEP/HMDC-001/A1文件与资料控制程序2017-04-20发布2017-05-21实施浙江金海环境技术股份有限公司发布文件名称文件编号版本号文件与资料控制程序QEP/HMDC-001/A1E0权职部门DCC文控中心保密状态保密浙江金海环境技术股份有限公司共44页第1页编制部门/人:审核部门/人:批准部门/人:-----------------------------------------------（品质保证部）（管理者代表）（总裁）文件更改状态一览表REVISIONHISTORY序号原版号修订状态修订条款修订内容简述修订日期拟定人审核人批准人文件名称文件编号版本号文件与资料控制程序QEP/HMDC-001/A1E0权职部门DCC文控中心保密状态保密浙江金海环境技术股份有限公司共44页第2页1.0目的：为确保本司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使本司所有与体系类有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，以确保本司各职能部门均能依据质量和环境管理体系规定，对所持有文件和资料进行有效的管控；以此确保本司各部和各作业现场所持有的，且正在使用的文件、图样与技术资料均能及时获得最新且有效的版本，以免逾期失效的文件、图样与技术资料被非预期使用，故制定本程序。2.0范围：凡本公司质量和环境管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的外部文件与资料之制作、修废、分发、回收、申请及保存等作业之均属本程序管控范畴。3.0术语和定义：3.1体系管理文件：指适用于本司内的第一层次文件、第二层次文件、第三层次文件、第四层次文件和操作标准/操作规程/说明书、检验标准/检验规程、管理制度/实施办法等文件。3.1.1第一层次文件（一阶文件）：是指适用于本司之质量环境手册和环境手册或质量环境手册。3.1.2第二层次文件（二阶文件）：是指适用于本司之程序文件（某项活动或过程规范的文件）。3.1.3第三层次文件（三阶文件）：是指适用于本司之作业指导书（包括：操作标准/操作规程/说明书、检验标准/检验规程、在生产过程中所需的工艺文件和工序卡片、工程图样及技术文件资料与规定）等。3.1.4第四层次文件（四阶文件）：是指适用于本司的表单/表格、记录，也就是阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的表单文件。3.2技术文件：是指本司拟定的工程规范、工程标准和规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。文件名称文件编号版本号文件与资料控制程序QEP/HMDC-001/A1E0权职部门DCC文控中心保密状态保密浙江金海环境技术股份有限公司共44页第3页3.3电子文件：是指在数字设备及环境中生成，并以数码形式存储于磁带、磁盘、移动硬盘、光盘或（OA与ERP）系统等电子媒体为存储对象之载体文件，且且须依赖计算机数字设备进行阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件（包括：电子版文件、电子图纸及PDF形式贮存的所有文档和图文资料）等。3.4文件类型：3.1.1内部文件：按照质量管理体糸和环境管理体系要求制定的书面文件。3.1.2外来文件：是指顾客或公司外所输入的资料文件或文本书籍或图文样本（包括：国际或国家（包括安全与环保、质量检验与检疫）等部委之公文和告示、法律法规或规章条文规定、政府之文件、以及相关引用标准等。4.0职责与权限：4.1总裁4.1.1负责本司质量环境手册、质量环境程序文件的批准。4.1.2负责批准本司质量环境总方针和质量环境总目标的执行。4.1.3负责批准公司管理规定、公司管理制度/申请书/人事任免事项/红头文件/公告/通告/通知/管理规章/管理办法类文件。4.1.4负责批准年度《管理评审实施计划》和《管理评审报告》和《经营管理计划》。4.2管理者代表4.2.1负责组织权责部门进行拟定、修订和评审质量和环境管理体系类相关文件；4.2.1.1负责组织权责部门进行编制质量环境手册和质量环境程序文件；4.2.2.2负责审核权责部门编制的质量环境手册；4.2.2.3负责将拟定、修订和评审认可后的质量和环境管理体系类手册和程序文件递交总裁办理批准手续。4.2.3负责组织权责部门制定本司质量环境方针和质量环境目标及KPI关键绩效考核指标；4.2.4负责批准本司第三层次作业指导和管理制度类文件和技术指导类文件及附属相关表单记录类文件的使用。4.2.5负责批准年度《内部体系审核计划》和《内部体系审核报告》。4.2.6负责审核年度《管理评审实施计划》和《管理评审报告》。4.2.7负责制定年度《经营管理计划》。4.3总经理4.3.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类和管理制度类文件和技术指导类文件名称文件编号版本号文件与资料控制程序QEP/HMDC-001/A1E0权职部门DCC文控中心保密状态保密浙江金海环境技术股份有限公司共44页第4页文件及相关表单、表格类文件之使用的批准权。4.3.2负责落实和批准所属公司内各部的质量环境目标及KPI关键绩效目标值的执行工作；4.3.2.1对执行不达标的质量环境目标和KPI关键绩效目标值的部门，负责组织责任部门进行原因分析和制定更正措施；4.3.2.2确保责任部门得以及时有效执行整改措施，且有效保留相关记录文件和资料。4.4厂长4.4.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类和管理制度类文件及相关表单、表格类文件之使用的批准权。4.4.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类和管理制度类文件及相关表单、表格类文件之使用的批准权。4.4.2负责确保非审批认可后的、非受控的文件在现场被使用和误用；4.4.3负责落实所属部门的质量环境目标及KPI关键绩效目标值的执行工作；4.4.3.1质量环境目标和KPI关键绩效目标值执行未达标时，负责组织责任部门人员进行原因分析和制定更正措施，且得以有效执行更正措施；4.4.3.2确保权责部门有效保留更正措施之相关记录文件和资料。4.5DCC文控中心（Documentcontrolcenter）：4.5.1负责各体系运作文件发布前的编制(或修订)之审核与批准流程，确保其书写格式、字体、识别编码和版本号及有修改情形时之修改页内容的准确性；4.5.2负责对确认无误，且准许发行之各体系运作文件（修改后，重新发行的文件）之加盖受控印章（发行章），且确保其发行数量在可控的有效范围,并负责保持相关发放记录；4.5.3负责与本公司产品有关的法律、法规、标准和上级领导机关、顾客或供方的公文、公函等外来文件的标识、传递、归档；4.5.4负责办理本司/各厂（研究院）/各部所持有的体系类/技术类/管理制度类文件的收集与归档工作；4.5.5负责本司/各厂（研究院）/各部门内之公文、公函的编号、归档和发放工作；4.5.6负责项目论证之技术图文资料在归档前的监督和检查，以及产品销售形成前后与顾客和供方往来文件,如《销售合同》和《采购合同》和《技术协议》和《质量保证协议》等文件或图文资料的归口管理工作；4.5.7负责做好本司/本厂（研究院）/部门内的受控（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）等文件或记录表单的领用、分发、整理、稽核、汇总和保存及废止文件和记录的回收处置等相关工作，确保其达成；4.5.8确保本司或本厂（研究院）或部内内各作业现场所使用的受控文件均适用于现场，且文件名称文件编号版本号文件与资料控制程序QEP/HMDC-001/A1E0权职部门DCC文控中心保密状态保密浙江金海环境技术股份有限公司共44页第5页确保该文件清晰易辨识；4.5.9负责监控本司/本厂（研究院）/各部门内人员对认定为废止的文件/合同/档案和记录时,所采取的报废审批手续，确保其报废手续和报废后的处置作业均符合本司《文件与资料控制程序》之管理规定要求；4.5.11有权杜绝一切违反三体系文件管理要求规定的言行举止，且有权阻止非预期使用的各（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案和行政）文件或在本部门各过程运作中得以流通、贯彻和实施；4.5.12有权杜绝一切恶意破坏，或虽然无意识举止，但有可能损坏（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）等文件或记录表单的不良行为发生；4.5.13对本司/本厂(研究院)/部门内的受控（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案和行政）文件或记录表单之发行前的会签、评审、编号、分发、存档等相关作业均有监督和实施的权利。4.5.14对本司/本厂(研究院)/部门内所有（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）文件或记录表单之保存期限具有审核权；4.5.15在公司总部体系管理部门和品管理单位的授权下，有权处置和销毁（过期或失效）废止（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）文件或记录表单；4.5.16对本司/本厂（研究院）/部门内新产品导入之新品与文件的审核校对权。4.5.17确保本司/本厂（研究院）/部门内的质量环境目标（KPI指标）文件记录所写内容与其日常实际开展的工作相符，且具有向公司总部体系专员及公司总部品质保证管理部门反馈三体系文件在本部门运行状况的权利；4.5.18负责产品设计和开发之技术文件（图纸）归档前的监控、以及产品交付前后所形成的与顾客有关文件和技术性外来文件（图纸）之受控、归档和发放及归口管理工作；4.5.19负责本司购置产品的样本及文件资料之收集与整理归档工作；4.5.20负责基础设施、监视和测量设备相关文件（第三方认证资料）的收集与归档等工作；4.5.21负责产品技术文件组卷、归档、保存、借阅、发放、复制、更改、回收与销毁等工作；4.5.22负责本司/各厂（研究院）/部门内（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案和行政）文件或记录表单之归档及时性，确保其归档的准确性和完整性，防止归档无遗漏现象；4.5.23负责做好本司/各厂及各部门内的部门目标（KPI指标）信息文件和记录的收集、整理汇总、统计及趋势分析、和未达标后整改措施之追踪与确认、分发、保存、回收处置及办理等相关工作；4.5.24负责本司/各厂/各部门内外来文件的收集和归档、分发与回收、销毁等相关处置作业文件名称文件编号版本号文件与资料控制程序QEP/HMDC-001/A1E0权职部门DCC文控中心保密状态保密浙江金海环境技术股份有限公司共44页第6页的管控工作；4.5.25代表本司/本厂/各部门负责将部门目标（KPI指标）负责向公司总部体系管理部门和品质保证部有关三体系文件体系运行事务和体系内部审核事务及有关质量文件运行事务，包括：第一方、第二方、第三方稽核前期的准备和稽核中开展、稽核后改进等工作及联络事宜；4.5.25.1严格贯彻执行本司/本厂（研究院）内的部门目标（KPI指标）及受控文件和记录的受控工作，确保非受控文件和记录不在本部门内发生，且切实做好各项受控文件和记录的保密工作；4.5.26负责向本司总裁、总经理、厂长、各部负责人和认证机构发放有效的受控文件，并确保《文件分发/收回记录表》的记录完整齐全，易于识别；4.5.26.1发放给认证机构的质量体系文件应列入受控范围，若文件修改时，也应及时将修改页（或最新版本）寄送（传递）给认证机构实施替换；4.5.26.2非受控文件可根据需要，经部门负责人审核认可后，DCC文控方可核准其提供给顾客，同时，此非受控文件之提交部门应作好发放记录，且该发放记录必须提交DCC文控备案，可不列入跟踪管理范围。4.5.27负责本司内部文件/外部文件及资料之编号、受控、归档贮存、发放、回收与废止及销毁及公司最新《文件控制一览表》和《文件管理控制总表》的建立等相关工作；4.5.28负责本司产品图纸、