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1第二章行政公文人文学院袁瑾2第二章行政公文•1.公文的概念•2．行政公文的历史发展•3.行政公文的特点•4.行政公文的分类•5.行政公文的作用3第二章行政公文第一节行政公文概述•1.公文的概念•1.1狭义的概念•《国家行政机关文书处理办法》（以下简称为《新办法》）规定：”行政机关的文书（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。“4第二章行政公文第一节行政公文概述•1.2广义的概念•行政公文是国家机关、社会团体及企事业单位在公务活动中，为行使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间、空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息。因而行政公文虽然数量不多，但却是应用文中的一个主要门类。5第二章行政公文第一节行政公文概述•2．行政公文的历史发展•１９５１年９月２９日政务院（后来的国务院）首次颁发《公文处理暂行办法》，规定了我国行政公文为7类12种。•1957年国务院秘书厅又发布了《关于对公文名称和体式的几点意见》，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。•1981年2月国务院又颁布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，将行政公文的文种重新规定为9类15种。•1987年2月18日，国务院又颁发了《国家行政机关公文处理办法》，正式规定行政公文的种类为10类15种。6第二章行政公文第一节行政公文概述•2．行政公文的历史发展•1993年11月，国务院对这一《办法》进行了修订，具体文种为12类13种。•2000年8月，国务院对《办法》再次进行了修订，文种为13种，于2001年1月1日起施行。7第一节行政公文概述•3.行政公文的特点：•3.1行文的法定性：法定的作者（行政机关、合法组织及其负责人）；有法定的权威和效力（权威性、强制性和约束力）；必须按照法律、法规所规定的职权范围和程序进行制作和发布。•3.2行文的针对性•3.3效力的权威性•3.4体式的规范性•3.5语言的简朴性•3.6读者的特定性8第一节行政公文概述•4.行政公文的分类:•4.1按适用范围来分:•命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。•4.2按行文方向来分:•上行文：下级机关向所属上级领导机关汇报工作、请示问题或请求指导的公文，如报告、请示、部分意见等。•下行文：领导机关向所属下级机关公布政策、决定事项、指导工作、回答问题、批准事项的公文，如命令、决定、通知、通告、通报、批复等。•平行文：平级机关或不相隶属机关之间商洽、联系工作、征询或答复问题、请求有关主管部门审批有关事项的公文，如部分议案、通知、函、会议纪要。9第一节行政公文概述•4.行政公文的分类:•4.3按来源来分:可分收文（或称为外来文件）、发文（或称为发出文件）、内部文件。•4.4按阅读范围来分:秘密文件、普通文件、公布文件•4.5按缓急程度来分:特急、急件、一般文件。•4.6按性质和作用来分：•指挥性公文：体现领导机关的决策意图、领导和指导下级机关工作的公文，如命令、决定、批复等。10第一节行政公文概述•4.行政公文的分类:•4.7按性质和作用来分：•报请性公文：下级机关向上级机关汇报工作、请示问题、以及各级人民政府按法律程序向同级人代会或人大常委会提请审议事项的公文。如，请示、报告、议案等。•知照性公文：向有关方面发布需周知、遵守或办理事项的公文。如，公告、通告、通报、通知等。11第一节行政公文概述•5.行政公文的作用:•5.1颁布法规，传达指示•5.2反映情况，请示工作•5.3联系工作，商洽公务•5.4宣传教育•5.5依据凭证12第二节行政公文的格式•1.行政公文用纸及印装格式:•文书用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。文书用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；文书用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。1337mm0000001机密★一年特急225mm156mm□□□文件×发〔××××〕××号关于×××工作的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：……………………………………………14………………………………………………………………………………………………………□□附件:1.□□附件:2.二00六年三月十日□□□□主题词:××□××□××□××□抄送:……、……、:……、……。□湖南大众传媒学院办公室印2006年×年×日印发□15001机密一年待急***********文件********************************************************************************88*8*************************************************8***************************************************8*****************************************附件***************************主题词：****抄送：*************16第二节行政公文的格式•2.行政公文的书面格式:•行政公文的书面格式，主要是指国家行政机关通用文书的格式。它包括眉首、主体、版记三部分•“置于文书首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；•置于红色反线（不含）以下到主题词（不含）之间的各要素统称为主体；•置于主题词以下和各要素统称版记。17眉首部分正文部分版记部分181920第二节行政公文的格式•2.1眉首（文头）部分•A、文书份数序号（份号）：绝密、机密公文必须标注份号•B、秘密等级和保密期限：秘密公文的秘密等级有三级：绝密、机密、秘密，如无保密内容，不得标注此项。保密法规要求公文在密级后面表明时限，超过时限将自动解除秘密。•C、紧急程度：行政公文的紧急程度有两级：特急、急件；紧急电报的分级以三级标示：特急、加急和平急。21第二节行政公文的格式•D、发文机关标识（版头）：发文机关名称加“文件”或只写发文机关名称；•发文机关名称要用全称或规范化的简称；•几个机关联合发文，要把参与发文的机关名都排上，主办机关在前，其他机关依次排列；•民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族和汉族两种文字。22第二节行政公文的格式•E、发文字号：发文机关代字、年份、序号（发文顺序号）三部分构成；•机关代字是发文机关名称的极度减缩，但还能识别出是哪一个机关，如“国发”是国务院，“中发”是中共中央，“国办发”是国务院办公厅，“陕政字”是陕西省人民政府，“川府”是四川省人民政府“；•年份是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，年分加六角括号，如[1999]，不得用别的括号。•除了命令之外，其他的行政公文序号前不加”第“字”，也不加“0”。23第二节行政公文的格式•F、签发人：标在发文字号的右边，标注“签发人及姓名”；•上行文由负责人或主持工作的负责人签发，下行文或平行文由负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发，联合发文，须经所有联署公文的领导人签发。•G、红色反线2437mm0000001机密★一年特急225mm156mm□□□文件×发〔××××〕××号关于×××工作的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：……………………………………………25第二节行政公文的格式•2.2主体部分：•A、文书标题：发文机关名称、主要内容与文种名构成，如《国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知》；发文机关名称可以根据具体情况省略，如，人事部、教育部、国家语言文字工作委员会联合下发的《关于开展国家公务员普通话培训的通知》，标题中就省略了发文机关名称。国务院办公厅的《办法》中指出：”公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”，这里的主要内容又被称为“事由”，“摘由”，概括主要内容是公文标题拟定的关键，也是写作中技术性最强的一环。应避免以下三种情况：26第二节行政公文的格式•不明确，如《关于尽快修复三号公路的请示》这一标题有三种理解：要求上级尽快修复三号公路；要求上级批准本单位修复三号公路的计划；要求上级出面干涉三号公路的修复事宜•不规范，如《呈报扩建校舍由》这一标题，是仿古的写法，按现在的格式应是《关于扩建校舍的请示》27第二节行政公文的格式•不简练，如《**县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告》说了许多话，极力想把内容说得更具体、更清楚，结果适得其反。•***公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。•***每一篇公文的标题，均应准确标明公文种类。28第二节行政公文的格式•2.2主体部分：•B、主送机关：受理公文的机关，主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关的统称，顶格排列，公文标题下方，下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如，《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：•C、文书正文29第二节行政公文的格式•2.2主体部分：•D、附件：如有附件应在正文之后，注明附件的顺序和名称。•E、成文日期：以领导人签发的时间为准，如联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准，会议通过的重要公文，如决议、决定、以及条例、规定等法规性文体，成文日期以会议通过的时间为准，而且日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。成文日期写明年、月、日，不得简写，用汉字书写，位于正文或机关署名下方偏右30第二节行政公文的格式•F、文书生效标识（印章）：除会议纪要和以电报的形式发出的公文以外，均应加盖公章，联合上报的公文，由主办机关加盖公章，联合下发的公文，联合发文机关都要加盖公章。•G、附注（印发传达范围）：加括号标注于成文日期下方左边，无需特别说明者，可以省略此项。31第二节行政公文的格式•2.3版记：•文书的版记由主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等组成。•A、主题词：为适应办公自动化需要，在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组，所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词表标注，主题词要能反映公文的主要内容和文种，主题词的数量一般三到五个。32第二节行政公文的格式•B、抄送单位：主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。标注于主题词下方，印制版记（印发机关和时间、份数）上方。•C、印发机关：发文机关的办公机构•D、印发日期：实际印制的日期，与成文日期的意义不同33①关于××××的决定②××××××：△△③×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。△△××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××①00001②机△密★一年③特△急④××××文件△⑤×××[2001]1号⑥签发人：××△①公文份数序号②秘密等级和期限③紧急程度④公文版头⑤发文字号⑥签发人以上为眉首部分以下为正文部分②主送机关③正文①标题34×××××××××××××××××××××××。④附件：1.×××××2.××××××××⑥××××⑤二OO三年一月四日△△△△△△⑦（××××）①主题词：××△××△××△××△②抄送：××××，×××，×××××，××××。③××××④2003年×月×日印发④附件⑤成文时间⑥公文生效标识⑦附注①主题词以下是版记部分②抄送机关名称③印发机关④印发时间35第三节行文规则•1.概念•文书的行文规则是指发文机关行文必须遵循的统一规定、行文制度和行文原则。•2.行文制度：是指单位与单位之间相互传递处理文书时必须遵守的制度，包括行