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某有限公司TECHNOLOGYCO.,LTD.非ISO文件编写指引文件编号：版本：A/0页数：1/8编制：审核：批准：文件更改履历NO.日期变更前版次变更后版次变更内容备注1.0目的为保证本公司非ISO文件的统一行文,便于管控和存档。2.0范围适用于本公司所有非ISO文件的管控.某科技有限公司非ISO文件编写指引文件编号：TK-JC-002版次：A0页数：2/83.0职责3.1各个部门负责本部门制度的建立、编写、修改和完善。3.2监察部负责文件的发行、更新、回收原稿存档（电子档）以及作废版本的处理。3.3文件批准3.3.1A类文件中公司内全员执行的以及跨部门间运行的管理制度/管理规定/管理办法由总经理负责审批。3.3.2A类文件中部门内运行的管理制度/管理规定/管理办法由部门最高负责人审批。3.3.3B类文件中部门职责和各部门主管的岗位职责由公司总经理负责审批。3.3.4B类文件中部门内各职员的岗位职责由部门最高负责人审批。3.3.5C类文件为相关记录表格由部门负责人负责审批。4.0程序内容4.1文件的分类与编号4.1.1部门编号:人力资源部RZ财务部CW行政部XZ监察部JC市场营销部YX涂饰部TS研发部YF生产部SC品质部PZPMC部PC采购部CGIT部IT4.1.2文件的分类按文件内容划分：1.A类文件为部门相关管理制度/管理规定/管理办法（TK）；2.B类文件为部门工作岗位职责（ZZ）；3.C类文件为相关记录表格（BG）4.1.3文件的编号1.管理制度/管理规定/管理办法：编号为TK-XX-□□,其中XX代表制定部门编号，□□代表序号。2.工作岗位职责：编号为ZZ-XX-□□，其中XX代表本岗位所属部门，□□代表岗位名称。某科技有限公司非ISO文件编写指引文件编号：TK-JC-002版次：A0页数：3/83.记录表格：BG-XX-□□,XX代表使用部门，□□代表序号。4.1.4文件修改1.各部门负责文件的修改,文件修改时相应的版次也要修改。首版状态为A/0，如个别章节进行修改，变更为A/1，至A/9后再变则为B/0（改动超出整节内容的1/2，直接变更为B/0），后依次为B/1，B/2等.2.各种记录表单由各个使用部门适时修改，并保持使用最新版本。4.2文件的发布与管理4.2.1各部门文件的发布需要经过监察部审查文件格式是否统一，且由监察部对文件进行统一管理并发放。4.2.2各部门的A、B类文件，经审批后文件原稿以及电子档必须提交给监察部，监察部将要分发的副本加盖受控章后分发给相关部门，接收部门接收文件时需要在文件原稿的签收栏签字，最后的原稿以及电子档由监察部存档备份。4.2.3公司内所有无受控章的A、B类文件视为无效文件。(C类文件指表格，其内容/格式也可纳入受控范围，可以附在文件后面一起生效受控，但一般的为方便日常管理使用。)4.2.4各部门接收文件后按要求存档或挂在工作现场，需部门全员知悉的文件务必做好培训。4.2.5各部门文件签收后妥善保管，以备版本更新后的文件回收。4.3文件的修订/废止4.3.1各部门在实际的运行过程中，若有必要对原有文件修订，则将修订版本交审批部门进行审批，审批通过则修订文件按照4.2.2重新执行。4.3.2各部门在实际运行的过程中，若有必要废止原有文件，则向审批者申请，审批者同意废止，则由监察部回收需要废止的文件，回收后加盖作废止章，此文件作废不再使用。4.3.3废止版本需要保留一段时间的由监察部做相应记录。4.4文件的保管4.4.1监察部对所有文件原稿妥善保管，另外电子档的备份也必须做好。4.4.2监察部对文件的回收版本至少保存三个月后才能对其进行销毁处理。某科技有限公司非ISO文件编写指引文件编号：TK-JC-002版次：A0页数：4/84.5编写文件4.5.1正文部分的内容1.0目的(说明拟制该文件的目的)2.0适用范围(说明该文所涉及的活动和范围)3.0职责(分别简述该项活动的责任部门/人及配合部门/岗位的主要职责)4.0文件程序（按文件的逻辑顺序描写活动的细节。应注意：责任清晰，一件事只能有一个责任部门/岗位主管；接口清楚，活动的接口描写要准确，不能重叠也不能遗漏）5.0相关/支持性文件（注明与本文有关的和对本文进一步展开的其他文件或相关规定等）6.0附件（该文所用到的报告、记录、表格的空白格式）4.5.2编写注意事项4.5.2.1措辞准确，不使用可能引起误会的词语,尽可能使用定量描述的方法,如时间等;4.5.2.2拟制人要做到“该做的要写到”，同时也应考虑到“写到的是否能作到”，注意文件的适用性和可操作性；4.5.3对已有管理制度规定中适用的部分可以抄用；对已规范化的标准、资料可直接引用，但应写明引用的文件名、编号（版号）及引用条款，还应保证引用的内容在该文的持有者岗位有有效版本，否则，应随同该文一同发出；4.6字体4.6.1文件正文用仿宋体(小四号字);4.6.2文件的名称用黑体;4.7在此制度中未详尽规定的书写格式，以此制度的编写版式为参考。5附件5.1非ISO文件借用登记表5.2非ISO文件发放/回收登记表5.3非ISO文件目录表某科技有限公司非ISO文件编写指引文件编号：TK-JC-002版次：A0页数：5/8非ISO文件借用登记表BG-JC-01NO文件名称文件编号版次页数借用人签名借用日期归还日期某科技有限公司非ISO文件编写指引文件编号：TK-JC-002版次：A0页数：6/8非ISO文件发放/回收登记表BG-JC-02NO文件名称文件编号版次页数份数发行日期签收旧版回收备注某科技有限公司非ISO文件编写指引文件编号：TK-JC-002版次：A0页数：7/8非ISO文件目录表BG-JC-03NO文件名称文件编号版次页数份数发行时间修改时间废止时间