设备档案管理制度

设备档案管理制度（试行）第一章（目的）第一条设备档案是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。第二章（管理职责）第二条设备档案对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是大唐呼伦贝尔能源开发有限公司（以下简称公司）机电管理部，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。第三条设备的档案应分三级保存。分别为机电管理部、使用设备的项目单位、使用设备的车间。机电设备管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。第三章（主题释意与说明）第四条有关设备档案是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理员负责将本部门（单位）机电设备逐台建立设备档案及设备档案的管理工作。第五条设备档案包括如下内容：1、制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。2、设备安装验收移交书。3、设备附件及工具清单。4、设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。5、精度校验及检验记录。6、设备改装、更新技术。7、设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。8、设备技术状况鉴定表。9、安装基础图及土建图。10、设备结构及易损件、主要配件图纸。11、设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）。12、设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）。13、其他资料。第六条设备档案管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用等。第四章（设备档案资料的收集）第七条设备管理部门（单位）负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图，重要易损零件图配置完整。第八条新设备进公司，开箱应通知设备管理员及有关人员收集随机带来的图纸资料。说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图分级妥善保管。第九条设备检修与维修期间，由设备管理部门（单位）组织车间技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理。第十条带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由设备管理部门组织审核校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，并在图纸上修改。原图未经批准一律不外借或带出资料室。第五章设备档案的整理第十一条所有进入资料室保管的蓝图，设备管理员员必须经过整理、清点编号、装订（指蓝图），登账后上架妥善保管。第十二条图纸入资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。第十三条所有底图按设备类别清点、编号、记账确保准确无误。底图的修改应由设备管理部门有关负责人员签名（盖章）批准，注明修改日期。底图作废、销毁，应由设备管理员提出交设备管理部门组织技术人员分别核实，确定无保存价值者，列出清单，经设备管理部门负责人批准后方可销毁。第六章传导设备技术档案的保管第十四条传导设备技术档案资料是高低压电力电缆、电力架空线路、电话电缆等的平面敷设布置图。第十五条传导设备档案资料由设备管理部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际敷设走向进行测绘，底图交公司资料室作密级资料保管。第十六条档案资料必须保持与实物或实际情况相符，布置若有变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。第七章设备档案管理的具体要求第十七条技术文件应力求齐全、完整、准确第十八条检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备管理员作分类整理，集中统一管理。第十九条所有图纸要有统一的编号，各项技术要求标注齐全，图纸清晰。第二十条型号相同的设备，因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。第二十一条设备经改装或改造后，图纸应及时修改。第二十二条图纸的修改应表示在底图上，并在修改索引上注明。第二十三条凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。第二十四条订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号，按下列办法进行，即第一节为设备型号，第二节为部件号，第三节为零件号，每节用短横线连接。每个部件的零件号都从001开始，以便书写整齐和查阅清楚。第二十五条严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。第八章图纸资料的借阅管理规定第二十六条设备管理员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。第二十七条绝密文件资料借阅，设备管理员需报请设备管理部门负责人批准后方可借阅。第二十八条资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，设备管理员应催收。需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由设备管理部按其损失作估价赔偿。第二十九条非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料。为我公司服务的人员，经设备管理部允许，可在资料室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出资料室。外单位人员因工作需要，需将档案资料带出资料室，应经公司领导批准。第三十条原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。第三十一条本单位人员调出我公司或办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到资料室办理归还手续。否则，办公室不得办理调动或退休手续。第九章附件档案编号：设备档案设备名称：设备编号：使用部门：填写日期：存档资料记录卡编号：设备名称规格型号设备编号生产厂家设备用途外形尺寸制造日期设备重量进厂日期出厂编号使用部门设备原值设备技术资料序号资料名称份数存放处设备到货开箱验收表验收报告编号：合同编号：设备名称基本情况：供货单位：贸易公司：分批验收：□一次验收：□附：设备清单到货日期：年月日验收日期：年月日验货结论：数量：外观：合格证、说明书等资料：问题：结论：合格□不合格□供货单位：年月日施工单位：年月日监理单位：年月日建设单位：年月日注：本单填写一式六份，各有关单位（部门）留存一份。设备到货验收附表设备到货清单序号名称、规格、型号实际验收实物去向单位数量123456789101112附件工具说明书资料等实物提领后，在“去向”栏里盖章签收共页第页说明：1、按表格中的名称、规格、型号、单位、数量等一一填写清楚，不能遗漏，包括附件、工具等。2、注明实物去向。3、说明书、资料要详细登记。4、说明书、资料在货物验收后交设备管理部门，设备管理部门将资料移交档案室，其它使用资料单位一律从档案室借用。5、本表格一式六份，各有关单位（部门）留存一份。图纸资料借阅登记表序号借阅日期文件名称图号张数借阅人借阅期限借阅用途归还时间审批人