项目资料管理办法

精选-可编辑修改-项目资料管理办法编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人精选-可编辑修改-精选-可编辑修改-项目资料管理办法一、总则1.1项目资料管理是指以项目前期开发研究为起点，陆续收集、及时整理，当工程项目完工或终止时，项目资料管理负责人将所积累的项目资料及移交公司总部档案室归档的整个过程。1.2为切实做好工程项目资料的收集、整理和保管、利用，结合公司工程项目的具体情况，为加强项目资料与总部的衔接，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用。1.3工程资料由公司档案室资料专员和各项目部档案管理员专责保管，实行统一编码及归类管理。1.4本作业指导书适用于地产公司所有项目的现场资料管理。二、现场资料管理办法2.1资料档案是指在施工过程中以及其它各项活动中直接形成的，对公司和项目具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。按项目的各个阶段归档，并定期做好已经完成的立卷归档工作；项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。2.2平时资料的收集与归卷2.2.1项目资料管理员须编制完整的卷内文件目录，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。精选-可编辑修改-2.2.2项目工程资料应随工程进度及时收集、整理，资料项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。2.2.3项目工程资料应根据资料内容进行分类（见本文第四部分：施工现场资料分类及说明），并资料盒的脊背与封面标识（见本文第六部分：文件盒/文件夹标签样图），做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括卷内目录、资料封面和资料内容三部分，卷内目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。卷内目录(文件)见附件1，资料封面可根据实际自行设置。2.2.4现场资料管理人员应熟悉公司管理流程，对于需要在公司存档备案的工程资料及文件，必须及时送达。2.2.5工程竣工验收通过后，应催促施工单位按合同约定的时限将全部工程档案移交城建档案馆，同时应要求施工单位提供三份完整的工程档案资料和竣工图给项目部，并及时送达公司存档。2.3资料的调卷或借阅2.3.1项目施工过程中，负责管理好有关工程技术资料的归档保存和借阅管理，对于比较重要的文件或图纸等资料，还应登记好相关借阅内容及时间，并要求对方按期归还。2.3.2档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。2.4收文管理办法2.4.1文件的收发是指外部社会机构与公司之间关于管理、检查、监督、商请和业务衔接等事务的所有往来文函以及公司内部公文。精选-可编辑修改-2.4.2收文处理1、总公司公司或其他兄弟单位发来的文件和外来文件，均由项目资料管理员统一签收，开拆，登记，按不同类别进行分类处理。2、对需要办理的文件，应先送负责人签注拟办意见，再根据公文内容和性质直接送有关部门办理。3、收到急件时，应马上处理，一天内答复；一般要办理的文件，三天内应办理，最迟不能超过七天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。2.4.3收发文登记表见附件2、附件32.5合同文本管理合同签订之后，项目部收到复印本，项目资料员应做好登记手续，建立合同管理台帐，以便项目工程师及时查阅。施工合同签订台帐见附件42.6图纸资料的管理2.6.1图纸资料是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件、效果图等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。工程部资料员负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。2.6.2图纸资料的发送、登记、归档1、项目资料管理员在收到设计规范部发放的图纸后，应根据图纸的专业内容按要求填写好图纸的卷内目录（见附件5）精选-可编辑修改-2、项目资料管理员将按合同条款规定发放图纸，同时填好《设计图纸变更工程指令发送登记表》（见附件6）。3、项目资料管理员定期对图纸进行整理，对已竣工项目的图纸，应移交公司总部档案室档案员归档。对作废的图纸，应及时清理，防止误用。三、资料管理流程收集：随项目前期开发的开始，各部门随时收集相关资料，资料收集要做到及时、完整。第一责任人为各部门经理，第二责任人为部门文员。整理：分类：分类方法按本文第四部分“施工现场资料分类及说明”分类归卷：以施工现场资料分类立卷，一类一卷。编号：编号方法详见本文第五部分“工程资料编号管理指引”。案卷目录：根据归档进程编写案卷目录，以备查阅。管理：由各部门资料员负责管理。移交：项目完工（或阶段完成）后，各部门资料员将本部门归档的工程技术资料的原件移交集团办公室。资料管理流程见下图：精选-可编辑修改-现场资料管理流程图四、施工现场资料分类及说明4.1管理体系文件项目工程总体工作目标部门人员组织架构及职责表公司制度文件、法律法规文件4.2工程准备阶段资料项目立项批文：包括国土局批文、规划局批文、建委、计委批文、立项/建设用地/征地/拆迁文件等。收集整理管理移交分类归卷编号案卷目录工程项目部总部精选-可编辑修改-施工准备阶段资料：勘察文件、测绘文件、施工图审查文件、中标文件，完成工程报建后，资料管理人员应及时将报建成果资料（盖公司公章的复印件）存放在现场备案；开工报告、资格报审、场地移交等开工准备阶段资料应建立清单，并归档。4.3合同管理资料资料管理人员应根据项目的实际情况划分，制定目录，并将各合同资料按照分类进行划分，统一编号，以便于查询。4.4工程技术管理资料4.4.1质量控制资料施工组织设计、主体施工方案、单位工程施工方案、专项工程施工方案；项目材料样品清单及原材料出厂证明及质量鉴定表；4.4.2进度计划资料项目发展计划开工指令（见附件7：工程项目开工通知单）总进度计划及评审记录施工单位周进度计划、月进度计划、总进度计划；各分包单位周进度计划、月进度计划、总进度计划；工期延长审批文件（见附件8：延长工期申报表）4.4.3安全控制文件安全文明施工组织设计（方案）及其报审文件施工安全交底记录施工现场安全文明检查记录施工安全文明评分记录精选-可编辑修改-重大安全事故分析报告处理意见4.5设计图纸及变更施工图纸：工程部资料管理人员负责从公司规划设计部领取经确认的施工图纸，并负责将图纸下发给相关单位和部门，做好图纸发放登记记录及建立图纸目录清单。图纸会审记录：工程部资料管理人员将经过公司设计管理部、工程部、设计单位、监理单位、施工单位签字盖章后的图纸会审记录发放给各专业工程师并存档。设计变更：工程部资料管理人员收到设计变更通知单后，由各相关专业工程师和工程部经理传阅签字后发放给施工单位，并由专业工程师办理业主指令格式文件。工程洽商：工程部资料管理人员收到工程洽商单后，由各相关专业工程师和工程部经理传阅签字后发放给施工单位。业主指令：工程部资料管理人员收到业主指令后按照业主指令工作流程将办理完成的业主指令分别复印发放给相关单位、部门和人员后及时归档。4.6施工现场工程签证资料包括施工现场签证单和反签证单施工单位上报工程签证资料后，资料管理人员负责将该资料送至公司各部门审批，签证单作为工程预结算凭证，上报成本控制部存，须为原件。（见附件09：施工现场签证单）现场反签证单，是由于施工单位无法履行其合同内约定项目而对其作出的工程量索赔，应由公司项目部发出，一式四份，作为工程与结算签证，须为原件。（见附件10：施工现场反签证单）4.7会议纪要4.7.1监理周例会：工程部各专业工程师参加每周召开的监理例会，监理例会纪要由监精选-可编辑修改-理单位整理，由工程部资料管理人员负责存档。4.7.2工程专题会议：工程部组织监理单位、施工单位召开的专题会议，由会议组织者安排人员负责整理会议纪要，由工程部资料管理人员负负责存档。4.7.3项目内部会议纪要：项目部召开的内部会议，由工程部资料管理人员负责整理会议纪要并负责上传公司。（见附件11：工程会议纪要）4.8监理工作资料监理单位资质，监理人员架构等监理规划、监理细则监理月报监理工程书通知书及施工单位回复单安全隐患整改通知书及回复单监理工作联系单（监理单位发文）4.9工程来往函件1、政府文件、公司总部及各部门内部联络单：项目资料管理人员应将收到的文件复印一份张贴或传阅给相关人员并根据现场实际情况定期或定量将文件归档。2、对施工单位及监理单位发文：包括工程联系单、函件、质量及安全整改通知单等，由相关专业工程师拟稿后，经工程部经理签发后，传送各相关部门，并由拟稿人定期跟踪落实情况。（见附件12：工程联系单、附件13：整改通知）3、外单位来文：包括监理单位及各施工单位等，根据内容，传阅给相关人员，并做好收文登记手续。4.10分部工程及单位工程竣工备案相关重要文件精选-可编辑修改-1、建设工程竣工验收备案表；2、建设工程竣工验收报告；3、建设工程施工许可证；4、工程质量验收申请表；5、单位工程质量验收记录表；6、工程质量评估报告；7、设计文件质量检查报告；8、勘察文件质量检查报告；9、施工图设计文件审查报告；10、建设工程规划验收合格证；11、建筑工程消防验收意见书；12、工程竣工验收档案认可书；13、环保验收意见书；14、建设工程施工质量验收监督意见书；15、燃气验收文件；16、电梯安装分部工程质量验收登记表；17、室内环境污染物检测报告；18、工程质量保修书；19、商品住宅使用说明书、质量保证书；20、单位工程施工安全评价书；21、中标通知书；22、建设施工合同；23、工程款支付清单及发票复印件；24、业主工程款支付证明；25、人防工程验收证明；26、建设工程质量监督报告五、工程资料编号管理指引工程资料编号格式：公司名称—部门代码—项目代码—卷号/类别号—流水号。具体情况如下图：例：编号为YH-GC-HJ-03-001的档案系指工程管理部汇金项目03类001号文件。公司名称—部门代码—项目代码—卷号/类别号—流水号YH公司名称首字母大写表示GCHJ03001精选-可编辑修改-六、文件盒/文件夹标签样图，可自行调整大小项目名称（二号黑体）卷号（初号黑体）案卷名称（小初黑体）汇金广场03合同资料精选-可编辑修改-附件一：卷内目录工程名称：类别：文件类序号文号责任者题名发文日期份数主题词或关键字备注精选-可编辑修改-附件二：发文登记表工程名称：类别：□工程联系单□施工反签证单□其他：序号年文件编号文件名称/摘要或附件份数收文单位签收人签收日期归入卷号归卷日期备注月日精选-可编辑修改-附件三:收文登记表工程名称：类别：□政府文件□公司内部□外单位来文□其他：序号年来文单位文件编号文件名称(摘要或附件)份数文件签收人承办单位复文号归卷日期归入卷号备注月日精选-可编辑修改-附件四：施工合同签订台帐工程名称：年月份起统计序号合同编号合同名称签署单位签订日期合同总价工程规模建筑面积/结构形式/层数开工日期合同完工日期施工负责人联系电话甲方乙方精选-可编辑修改-附件五：卷内目录工程名称：类别：图纸类序号图纸名称份数专业图号出图日期图纸版别备注精选-可编辑修改-附件六：设计图纸/变更/业主指令发送登记表工程名称：类别：□设计图纸□设计变更□业主指令□其他：序号图纸名称份数专业图号出图日期图纸版别收件单位签收人签收日期备注精选-可编辑修改-附件七：工程项目开工通知单建设单位佛山市宇浩地产发展有限公司施工单位工程名称合同编号开工通知：（施工单位）（工程内容）已具备进场施工条件，请贵司及时组织设备、材料、人员进场施工，开工日期以年月日为准。备注：按合同要求、国家规范和质量验评标准组织施工，进行验收。签发单位：日期：年月日负责人：经办人：精选-可编辑修改-说明：1、本开工通知单自签发之日起生效。2、本开工通知单一式二份，甲方、乙方各存一份。精选-可编辑修改-附件八：延长工期申报表建设单位佛山市宇浩地产发展有限公司工程名称施工单位合同编号致：根据合同条款的规定，由于下述原因，我要求延长日历天，使竣工日期（包括已指令变更延长的工期在内），从原来的年月日延长到年月日请予批准。原因描述：施工单位：年