员工档案管理规定

员工档案管理规定第一章总则第一条为加快建设现代企业制度，规范员工的档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪，避免因员工档案遗失或职工隐私泄露，给企业和员工带来的风险，有效的保护和利用档案，提高科学管理水平，特制订本规定。第二条员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖励、选拔和任用等工作过程中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。第三条本规定适用于公司全体员工。第二章机构和职责第四条员工的档案由公司的人力行政部负责管理，人力行政部设专人管理员工档案。第五条公司员工失踪、合理流失或出国不归者，其档案由公司人力行政部管理。第六条人力资源档案管理人员的职责（一）保管员工档案；（二）收集和整理员工档案资料；（三）办理员工档案的查阅、借阅和传递手续；（四）登记员工工作变动情况；（五）为有关部门提供员工情况；（六）做好员工档案的安全、保密、保护工作；（七）办理其他有关事项。第三章档案的内容第七条公司员工档案的内容和分类（一）岗位招聘申请单；（二）应聘者登记表（三）个人简历（四）初试评估表；（五）复试评估表；（六）部门接收确认单；（七）《聘任书》；（八）《员工试用期报告单》；（九）身份证复印件（或户口本复印件）；（十）学历证明、职业资格证书复印件；（十一）《承诺书》、《职业道德及反欺诈行业准则》；（十二）《员工手册》签收单；（十三）《离职证明》；（十四）包括但不限于员工入职后的各类人事变动及奖惩情况等相关资料；（十五）《劳动合同》。第四章档案的收集、保管和销毁第八条公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。第九条人事资料收集、归档后、人事管理专员在档案目录上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。第十条人力资源档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要的时候能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。第十一条凡是归档的材料必须各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清晰、手续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字后归档。第十二条按规定需要销毁的档案材料，必须经公司主管档案工作的领导批准。第十三条档案目录和档案的样式、规格实行公司统一的制作标准。第十四条严谨任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案资料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。第五章档案的提供利用第十六条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）查阅档案须经部门负责人的同意，并签字确认。（二）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告说明理由，经部门领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。（三）任何个人不得随意查阅或借用非本人的档案。（四）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。（五）因工作需要从档案中取证的，须请示部门负责人批准后才能复制办理。第六章档案的转递第十七条公司员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工人事档案的保存期限为两年，从离职申请表中核准的日期为依据计算，对超出保管期限的档案进行统一销毁。第七章附则第十八条本规定自下发之日起执行。第十九条本规定未尽事宜，将在以后的工作实践中予以完善。第二十条本规定由公司人力资源部负责解释。