质量、环境与职业健康安全管理共用体系文件

质量、环境与职业健康安全管理体系文件（质量、环境与职业健康安全管理共用）版本号：B1发放号：发布日期：2010年3月20日实施日期：2010年3月20日程序文件目录文件控制程序.........................................................................................................1记录控制程序.......................................................................................................18职责管理程序.......................................................................................................34信息交流、协商与沟通控制程序.......................................................................55管理评审控制程序...............................................................................................64人力资源管理控制程序.......................................................................................70培训实施程序.......................................................................................................78设施设备控制程序...............................................................................................92项目信息与合同评审控制程序.........................................................................116物资管理程序.....................................................................................................134劳务管理程序.....................................................................................................172工程分包控制程序.............................................................................................184监视和测量设备控制程序.................................................................................194内部审核控制程序.............................................................................................207纠正与预防措施控制程序.................................................................................221ZHACXk423B1文件控制程序2010年3月20日1文件控制程序1目的确保质量、环境与职业健康安全管理活动中使用文件的有效性和适宜性，保证有关单位能够及时获得适用的文件版本，防止失效文件的非预期使用。2适用范围本程序适用于公司范围内文件的产生、流转、保留及销毁。3术语与定义本程序文件采用《质量手册》、《环境与职业健康安全管理手册》中的有关术语与定义。4文件分类1)公文类文件：具有内部法定效力和规范体式的文书，包括公司、上级主管部门、业主、监理和其它管理部门的公文或具有公文性质的函件。2)质量、环境与职业健康安全管理体系类文件：质量手册、环境与职业健康安全管理手册、程序文件。3)工程技术类文件：技术标准、规范、质量计划、施工组织设计、施工方案、环境与职业健康安全管理方案、应急预案、“四新”推广项目文件、外来施工图纸、设计更改通知、竣工资料、作业指导书等。4)合同类文件：工程承包合同、物资采购合同、设备采购合同、劳务采购合同、劳动合同等。5职责5.1公司领导：按本程序及公司有关规定，对公司总部文件的起草、修改、废止和销毁等进行审查或审批；对公司总部所收到或识别的外来文件提出批示意见。ZHACXk423B1文件控制程序201年3月20日25.2公司机关职能部室共有职责：在本部门职责范围内起草文件。依职责参加有关文件的审查、会签或讨论。对本部门收文进行登记和处理。5.3公司办公室：负责公司总部公文的统一收发、分办、传递、用印和销毁，负责业主或其他相关方对公司总部来文的登记和分发。指导公司各单位（部门）的公文处理工作。公司办公室下设档案室，负责归档文件的保管、提供利用及销毁；负责标准、规范的识别、获取、更新和分发。5.4质量安全保证部：负责体系文件和安全质量环境管理方面文件的归口管理。5.5市场合同部：编制工程投标文件，在中标后移交合同文件至工程管理部及档案室。5.6工程管理部：负责公司总部设备、物资和劳务的采购及租赁活动中合同类文件的编制及保管。5.7总师室：负责“四新”推广项目文件的保管。5.8人力资源部：负责劳动合同及临时劳务合同的起草、签订及保管。5.9项目部：负责本项目履约过程中有关文件的起草、修改、废止和销毁。负责对项目部收文进行登记和分发。负责按规定将应归档文件及时归档，经公司有关职能部室审核后，交至公司档案室。6文件编制和批准发布6.1公司公文：由职能部门拟稿，公司办公室审稿，总经理或分管领导批准发布。具体要求由公司办公室另行规定。6.2质量手册、环境与职业健康安全管理手册：由安全质量环保部组织拟稿，管理者代表审核，总经理批准发布。6.3程序文件：由职能部门拟稿，有关部门会签，管理者代表批准发布。6.4质量计划：由项目部编制，项目总工程师审核，项目经理批准发布。ZHACXk423B1文件控制程序2010年3月20日36.5施工方案等技术文件：一般由项目部技术部门编制、技术部门负责人审核、项目总工程师批准。施工组织设计等重要文件由项目部技术部门编制、项目总工程师审核、项目经理批准，重大项目由公司总工程师批准。6.6“四新”技术推广文件：由公司总师室或项目部技术部门拟稿，公司或项目部总工程师批准发布。6.7工程承包合同：由市场合同部组织编制，有关部门评审，公司法定代表人或其授权的代理人签订。6.8采购及租赁合同：由公司采购的，由工程管理部编制，有关部门评审，公司法定代表人或其授权的代理人签订；由公司二级单位自行采购的，由采购单位编制，公司职能部门审核，项目经理或其授权代理人签订。7文件发放7.1公司制发的公文：由公司办公室发放。7.2管理体系文件：由质量安全保证部发放。7.3工程承包合同：原件（正本）由市场合同部移交工程管理部，再由工程管理部分发项目部及其他有关单位。市场合同部保留合同原件副本，并于次年6月30日前将合同原件正（副）本及投标书移交公司档案室统一保管。7.4采购及租赁合同：公司签订的合同由工程管理部保存原件，并复制向有关单位分发。由项目部签订的合同，在履约期间由项目部保存原件，并报工程管理部备案；项目结束后形成归档文件移交公司档案室。7.5项目部编制的文件由项目部发放。7.6项目部成立后，应在领取项目部印章的同时，到机关有关职能部门领取其需要执行的文件。7.7各单位发放文件应填写发文登记表及发文单，以便在文件废止或更新时及时通知收文单位。7.8文件的发放可以采取纸质或电子文档的形式，传递可以采取人工、邮寄、ZHACXk423B1文件控制程序201年3月20日4传真、计算机网络等方式。采取电子方式发放的，应采取数字签名或其他措施以保证其有效性；采取传真、计算机网络方式传递的，应保留有相关记录以便核查。8收文处理8.1公司总部收文：由公司办公室负责登记并提出拟办意见，由公司分管领导提出处理意见，由公司办公室进行传递和分发。8.2公司职能部门收文：由职能部门负责登记。根据文件内容及部门职权，分别由部门负责人或公司分管领导提出处理意见。由承办部门进行传递和分发。8.3项目部收文：由项目部负责登记，由项目经理或分管领导提出处理意见。对所收文件影响较大，应向公司报告的，由项目部及时将文件报至公司对应职能部门，按9.1及9.2款办理。8.4所收文件如需分发的，承办部门应填写发文单，保留分发记录，以便在文件废止或更新时及时通知相关收文单位。9文件评审与更新9.1定期评审：公司办公室每年4月组织对现行有效的公司总部公文进行评审，以确定文件的充分性和适用性。管理体系类文件评审在每年内审后进行。9.2临时评审：当出现下列情况时，应进行临时评审，以确定文件的充分性和适用性：1)颁布了新的法律法规或关系全局的其他要求；2)本单位的外部或内部环境发生重大变化；3)在执行过程中，发现文件存在较严重的错误或缺陷；4)其他需要进行评审的情况。9.3临时评审由公司办公室或文件编制部门提出，公司分管领导批准后进行。ZHACXk423B1文件控制程序2010年3月20日59.4公文评审（包括临时评审）由公司办公室组织进行，相关领导及职能部门参加。9.5公文评审认为应该修改文件的，由发布该文件的部门按新发文程序进行。如文件涉及工作的归口管理职责已作调整，由新的归口管理部门进行。9.6体系文件的评审由质量安全保证部组织；9.7修改文件可以采用补充或修改通知、重新发文等形式进行。9.8更新文件的发文单位，应保证原文件的收文单位均及时收到更新后的文件。9.9收到更新文件的单位，应及时在原文件上作出相应的修改标识。修改标识应包括修改的依据，如“依据××文件修改”或“××文件已修改为××”，以防止原文件的误用。公司档案室存档的文件，可以通过在文件目录清单上进行标记来作为修改标识。9.10对外来文件或合同等并非由公司单方面形成的文件，当出现应当修改的情形时，应由执行该文件的单位组织评审，并将公司的修改意见和要求反馈给相关方，协商一致后由原文件的制发单位作出书面修改。公司有关单位再对修改通知或者更新文件按收文处理程序办理。9.11作修改标识时，应保持文件的清晰和完整，并易于识别。对外来重要文件或合同的原件，应严格避免因修改而损及文件原件的效力，可以采用加贴“文件修改单”的方式作出修改标识。9.12有关单位或人员在文件实施过程中，如有修改意见或建议，应向文件编制部门提交“文件更改申请单”，由文件编制部门进行初步审查，认为需要修改的，按重新发布文件的程序进行。10文件的失效和作废10.1文件的状态分为失效和有效两种。10.2文件失效的原因有：ZHACXk423B1文件控制程序201年3月20日61）文件被废止；2）文件涉及的阶段性工作已完成，或文件本身规定的失效条件已满足而自然失效。10.3公司办公室每年4月编制作废文件清单，并分发至相关单位。自然失效的文件，不印发清单。10.4公司制发的文件，不因签发人职务的更换而失效。公司最高管理者或管理者代表变动后，如认可原有管理手册及管理体系文件，不需重新确认；如认为需要修改或废止，应按废止或修改文件的程序办理。10.5对公司内的废止文件，按本程序第13条的规定进行销毁。确需留用的，由持有单位在文件上作出适当标