印章管理规定

某某公司印章管理制度第1页共13页有限公司印章管理制度文件类型：管理体系文件文件编号：HS—2012—文件页数：拟定部门：综合管理部审核人：批准人：生效日期：修改时间版号/修改号修改内容及原因修改人审核人批准人某某公司印章管理制度第2页共13页目录一、总则.....................................................................................................3二、适用范围.............................................................................................3三、权责.....................................................................................................3四、具体制度.............................................................................................31、印章范围........................................................................................32、印章的雕刻....................................................................................43、印章的领取和保管........................................................................45、印章的使用申请程序....................................................................56、印章的授权制度............................................................................67、印章的报废制度............................................................................78、印章专管人的责任........................................................................7五、法律责任.............................................................................................8六、拟定部门.............................................................................................8七、生效日期.............................................................................................8八、相关附件：........................................................................................9某某公司印章管理制度第3页共13页印章管理制度一、总则印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止意外事件发生，规避风险,规范公司印章管理，明确印章管理权限和使用。二、适用范围本制度适用于某某公司公文、便函、介绍信、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。三、权责1、综合管理部负责公司印章的备案、刻制、变更、报废、更换工作。2、综合管理部负责公司公章、合同章的使用和监管。3、法定代表人或法人代表负责法人章的使用和监管。4、财务部负责公司财务章的使用和监管。5、各部门（中心）负责部门章的使用和监管。四、具体制度1、印章范围:印章包含公章、合同章、财务章、部门章、私章、专用章。某某公司印章管理制度第4页共13页2、印章的雕刻2.1印章的刻制先由需求部门提出刻章申请，填写《印章雕刻申请单》经综合管理部审核，公司内部印章报总经理批准即可刻制，公司公章、财务章、合同章、法人私章需报企业法定代表人批准后方可刻制，统一由综合管理部办理。2.2因印章自然损坏、名称变更，填写《印章雕刻申请单》经总经理批准后，与原章一同交予综合管理部办理印章增刻或更换。3、印章的领取和保管3.1公司各类印章领取前，由综合管理部统一留下开印模备案，领取人在《印章留模备案表》上签领。3.2公司各类印章由各级和各部门依职权由专人领取并专管。3.3专管人必须妥善专管好印章，不得转借他人或由他人代为专管。3.4专管人因出差等原因不能履行印章管理权的，必须书面授权并得到印章保管责任部门的负责人批准后，方可交与他人专管，代其行使印章管理权。4、印章的使用制度4.1公章：以公司名义对外发文、公司之间（公对公）发生业务时使用。4.2合同章：只用于公司向外部采购、销售公司产品所产生的各项业务购销合同、协议。4.3财务章：于公司各项款项的支出时使用。4.4部门章：于各部门向公司内发布通知、公告等公文时使用。4.5私章：由员工本人专管，于个人委托书、使用银行印章时使某某公司印章管理制度第5页共13页用。4.6专用章：用于某些专项、特定的情况（如档案专用章等）4.7凡以公司名义发出的正式文件、签署的合同书、协议书、法律文书以及对外重要报表，均由总经理审核、批准签字后方可用印章。4.8用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（待用印章除外），不漏盖、不多盖。4.9介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章,并交由档案室存档。4.10对外签署的合同或协议、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司印章的文本等，须在合缝处加盖骑缝章。4.11严禁在空白单证、纸张、空白介绍信、空白便函、空白授权委托等一切空白文件、合同和协议上加盖印章。确因业务需要，须经总经理批准后方能盖章，已盖公章的文件若不能使用，必须交回办公室销毁。4.12因工作事项紧急需盖公章而公司分管领导外出未能签批的，电话向领导说明原因，征得同意后方可用印，事后承办人要尽快补办签批手续。5、印章的使用申请程序5.1公章、合同章5.1.1申请人持经本部门负责人、综合管理部、总经理同时批准的《印章使用审批表》和需盖章的文件到综合管理部填写《印章使用登记表》登记，由综合管理部盖章。5.2法定代表人私章5.2.1申请人持经本部门负责人、综合管理部、总经理同时批某某公司印章管理制度第6页共13页准的《印章使用审批表》和需盖章的文件到综合管理部填写《印章使用登记表》登记，由法定代表人或法人代表盖章。5.3财务章5.3.1申请人持经本部门负责人、财务部负责人、总经理同时批准的《印章使用审批表》和需盖章的文件到财务部填写《印章使用登记表》登记，由财务部负责人盖章。5.4部门章5.4.1申请人持经部门负责人审批后的《印章使用审批表》和需盖章的文件到部门负责人处填写《印章使用登记表》登记，由各部门负责人盖章。5.5其他印章由专管人自行登记、使用。5.6印章外带印章使用原则上不许带出公司，因实际工作需要，申请人确需将印章带出公司使用的，必须填写《印章外借申请单》经相关人员批准，方可携带使用，印章借出当天必须归还，如因其它特殊情况不能当天归还的需总经理审批。6、印章的授权制度6.1印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章保管责任部门的负责人应指定他人管理，印章专管人员要向代管人员授权并交代工作，交代用印时注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，印章保某某公司印章管理制度第7页共13页管责任部门的负责人签字认可后备存。6.2授权人必须填写《印章使用授权表》拟定授权委托书,注明授权内容、授权时间、被授权人并加盖私章（亲笔签名）。6.3授权前，必须将授权印章用信封装好并在封口处盖上标记。6.4被授权人每次不得少于3人，启用授权章时，必须三人同时在场拆封、使用,少一人不得拆封。6.5拆封使用后，必须三人同时在场将授权章装好并在封口处盖上标记锁好后，三人同时离开现场。6.6授权委托书应向档案室报备存档。7、印章的报废制度7.1印章的报废包括不适用报废、磨损报废、遗失报废等。7.2经确认作废的印章，由使用部门（专管人）提出报废申请，填写《印章报废申请单》，经部门负责人、总经理批准后，由综合管理部销毁，公章、合同章、财务章、法定代表人私章必须经法定代表人批准后才可销毁。8、印章专管人的责任8.1.印章专管人须填写《承诺书》，并向档案室报备存档。8.2印章专管人必须妥善专管印章，如有遗失，必须及时向总经理报告。8.3印章专管人员，每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁好，妥善专管，不得将印章存放在办公室桌内。8.4印章专管人要坚守原则，遵守保密制度，必须严格执行印章管理制度，凡不符合本制度者，一律不得用印。某某公司印章管理制度第8页共13页8.5印章专管人员调离或因各种原因离岗时，必须将印章交回部门负责人处，不得随意转交给他人专管，股东会应提出建议指定他人管理印章，并及时办理交接工作，交代用印注意事项，并对印章专管人员进行离岗审查。8.6公司所用印的文件、资料、附件资料、用印审批表、印章使用登记表及印章使用授权表等年终由综合管理部整理后，交由档案室装订存档备案。8.7凡违反本制度者，一经发现，每次扣款100元，并取消其印章专管权。给公司造成重大损失者，移交公安机关处理。五、法律责任1印章专管人员必须妥善专管印章，如有遗失，必须及时向公司领导报告。2任何人员必须严格依照本办法制度程序使用印章，未经本办法制度的程序，不得擅自使用。3违反本办法的制度使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、处分、处罚直至追究法律责任。六、本制度最终解释权归综合管理部，此前与本制度相冲突者，均以本制度为准。七、本制度自董事长或总经理签发之日起生效。某某公司201年月日某某公司印章管理制度第9页共13页八、相关附件：附件1：《印章雕刻申请表》附件2：《印章留模备案表》附件3：《印章使用登记表》附件4：《印章使用授权表》附件5：《印章报废申请表》附件6：《印章外借申请表》附件7：《承诺书》附件8：《印章使用审批表》某某公司印章管理制度第10页共13页附件1：印章雕刻申请单印章全称申请部门申购类型新增()更换()增刻（）遗失()印章用途雕刻要求需要日期备注申请人：部门负责人：总经理：附件2：印章留模备案单印章全称印模式样印章管理部门／岗位／责任人领用人领用日期经办人：审核人：某某公司印章管理制度第11页共13页附件3：印章使用登记表附件4：印章使用授权表授权人签字：被授权人签字：见证人签字:序号日期印章种类文本名称及摘要页数份数存档申请人用章部门年月日公章财务章合同章部门章法人私章专用章是否授权印章全称授权印模式样授权人授权人岗位被授权人被授权人岗位授权行使内容授权起止日期某某公司印章管理制度第12页共13页附件5：印章报废申请表印章全称申请部门申请人报废原因申请日期报废日期部门负责人：综合管理部经理：总经理：附件6：印章外借申请表借用部门借用人联系电话印章全称借用期限年月日时至年月日时止用途实际归还时间年月日