企业费用报销制度及报销流程

企业费用报销制度及报销流程第一部分总则第一条为了加强项目内部管理，规范项目部财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及项目部的实际情况，将财物报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用项目部全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第四条临时借款管理规定（一）临时借款包括业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。（二）各项借款金额超过1000元应提前一天通知财务部备款。（三）借款销账规定：(1)借款销账时应以借据为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财物人员有权拒绝销账；(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。（四）借款未还者原则上不得再次借款及报销其它费用，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。第五条借款单样式借款流程说明：（一）借款人按规定在财务部领取并填写《借支单》，注明借款时间、借款人、借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。（二）审批流程：借款人签字→财物经理复核→总经理审批（借款金额大于等于****元）→交出纳领款。第三部分日常费用报销制度及流程第六条日常费用主要包括电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件购置费、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第七条费用报销的一般规定：（一）报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人签名。（二）填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即已经不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。2.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，由公司统一支付话费。3.交通费：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车；(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销，或使用公司公交卡。4.办公费、低值易耗品等报销制度及流程(1)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。(2)报销流程a.购置申请:公司行政部每季度根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写购置申请单报批。b.报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。5.招待费:为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。6.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。7.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。8.其他费用：根据实际需要据实支付。（三）按规定的审批程序报批。（四）报销1000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第八条费用报销单样式费用报销流程说明:（一）借款人按规定在财务部领取并填写《费用报销单》，注明报销时间、报销事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)。（二）审批流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。第四部分差旅费报销制度及流程第九条差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。1.员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。2.特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。3.违反公司规定使用交通工具，一律按火车票报销（超出部分由个人支付）4.市场交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。5.员工出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用）。6.员工外出期间产生的公务费，如文件复印费、传真费等，实报实销。7.办事处主任、部门经理的手机话费在公司报销标准内，扣除私人话费，实报实销。第十条报销流程：1.出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。2.借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3.购票:出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票(原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案)。4.返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。5.差旅费报销单样式（一）出差人按规定在财务部领取并填写《差旅费报销单》，注明时间、起止时间地点、交通费，补贴等费用(大小写须完全一致，不得涂改)。（二）审批流程：报销人整理报销单据并填写对应差旅费报销单→部门经理审核签字→财务部门复核（当事人将取得经过本部门经理审批签署后的“差旅费报销单”以及原审批的“借支单”送交财务部门进行审核）→总经理审批→到出纳处报销。第五部分领款单使用说明第十一条若当事人办理公事，在业务的事后执行报销的，即在审批同意后支付现金（银行存款）的业务可填写领款单进行报销。领款单样式（一）领款人按规定在财务部领取并填写《领款单》，注明领款时间、事由、金额(大小写须完全一致，不得涂改)。（二）审批流程：领款人整理报销单据并填写领款单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。（三）领款人收到钱后，在领款人处签字，证明已经领款。