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项目序号工作内容工作要求责任人备注信息收集1来访信息收集与对方联系人充分沟通，收集来宾基本情况及来访意图，主要包括：来宾人数、姓名、性别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等，来宾来访意图、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票务预定需求等，来宾随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车次、航班班次、抵达时间等。接待方案2拟定接待方案根据接待活动类别拟定活动方案，主要包括：接待方针、规格、形式、时间、地点、出席人员、议程、费用预算等。如在公司会场开展接待活动，应提前预定接待场所(会议厅、贵宾厅、文化展示厅等)。如在外部开展活动，应提前确定接待场所。视活动需要，如需用餐的，工作组应提前预定餐厅。视活动需要，如需住宿的，工作组应提前预定宾馆。视活动需要，如需用车的，工作组应提前提出用车申请，如外租车辆，应提前联系好租车公司。工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信等，根据需要制作PPT演示稿。工作组负进协助活动主持人拟写主持词。工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作。视活动需要，工作组负责拟定活动宣传标语内容。视活动需要，提前开展活动相关物料的领取、采购、设计、制作等工作，包括但不限于：活动主题背景板或条幅、宣传条幅，欢迎条幅、指引标牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸卡、胸花、邀请函、办公耗材、录音笔、激光笔、礼品、酒水等。工作组应提前对接待场所踩点，及时确定所需资源，并保持与联系人联系顺畅。接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的，发生费用一般由主办部门/单位承担。工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告，并报审批。8通知我方工作组应在确定来访详细信息后，通知我方拟出席人员，通知至少包括：时间、地点、来宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等，如在外部开展接待活动，通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等。9通知对方工作组应在确定我方接待安排后，以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路线、联系人及手机号码等，可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人(手机号码、车辆牌号)等。10人员落实工作组负责协调落实我方出席活动人员。11通知提醒工作组应提前1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动行程安排，包括时间、地点、相关要求等，可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等。接待活动分工表接待要素确定通知及反馈3确定接待场所6物料准备7费用预算4食宿行安排5文字材料准备第1页，共2页项目序号工作内容工作要求责任人备注接待活动分工表12餐饮准备工作组应提前收集来宾民族、性别、职务及排序、宗教信仰、生活习俗、饮食习惯、喜好禁忌等信息，并在膳食准备中作相应注意。工作组应指定专人安排来宾随同人员的休息与膳食。13致辞需主宾双方致辞的宴会，工作组需提前为领导准备致辞，由主人先致欢迎辞，来宾再致答辞谢。14住宿需安排来宾住宿的接待活动，工作组应优先选择协议酒店，视来宾级别情况安排房间。15交通需安排车辆接送的接侍活动，工作组应提前根据来宾级别和人数，向总经理办公室提出用车申请或外租车辆，并指定专人随车接送。16迎接工作组应提前与对方联系人确定抵达时间，根据级别对等的原则，通知我方领导在指定地点迎接。17送别视接待活动类别，根据级别对等原则由领导陪同来宾前往机场或车站送别。18纪念品准备视活动需要，工作组应提前准备纪念品，纪念品应体现企业文化，富有纪念意义或象征意义，尊重来宾的风俗习惯。19赠送时间视活动需要，选择赠送时间（见面初、活动中、送别时等）。20签到视活动需要可设签到处，可在签到时发放相关材料。21迎接工作组应指定专人引导来宾，重要来宾抵达时应提前通知到指定地点迎接。22设备监控工作组应指定专人负责活动开展期间各类设备监控。23会议记录工作组应指定专人作会谈（会议）录音及记录。24茶歇如活动时间较长，可在活动休息时间安排茶歇。25宴会服务工作组应指定专人负责主会现场监控，根据需要，及时调配服务人员，及时补充酒水。26住宿如活动有住宿需求的，工作组应指定专人提前安排好参会代表住宿房间，可提前为来宾代领房卡。根据活动作息时间，通过前台设定叫导服务，并适当提醒退房时间、结账事宜等。27交通如活动有用车需求的，工作组应指定专人负责用车安排及调度，如集体乘车应指定乘车召集人。28会场整理工作组应指定专人负责检查活动现场遗落物品、收回或销毁活动相关材料。29对账结算工作组应指定专人负责与会场方对账结算。30材料整理视活动需要，于活动后整理形成文字材料（会议记录等），并经接待牵头领导审定后发布并存档。31材料存档工作组负责于活动后收集、整理、保管活动文字材料及多媒体资料，重要活动文字资料及多媒体资料等应移交档案室存档。32材料赠予视活动需要，工作组可将接待过程中的摄影、摄像等多媒体资料编辑后赠送来宾。33活动宣传会务组于会后及时确定活动报道事宜。后续工作礼品安排食宿行安排活动期间安排第2页，共2页