商务公文写作技巧

商务公文写作技巧Businessdocumentwritingskills1公文的格式2公文格式的特点商务公文写作技巧1版头格式2主体格式3版记格式公文格式1份号4发文机关标志2密级和保密期限5发文字号3紧急程序6签发人公文的格式---版头格式份号是指公文份数的顺序号。凡是涉密公文都应当标注份号，份号通常都是由6位3号阿拉伯数字组成，编号从“000001”开始，顶格排在版心左上方的第一行。版头格式---份号密级和保密期限会标注在发文机关标志的左上方，顶格排在版心左上方第二行，同时根据《保密法》的规定，密级可以划分为绝密、机密、秘密三个级别。保密公文都要标注保密期限，例如“绝密☆3年”，如果没有特殊要求的话，通常会用3号黑体字进行标注。版头格式--密级和保密期限紧急程度是指公文送达和办理时间的限度。通常分为“特急”和“急件”两种，一般用3号黑色字体标注，并顶格编排在版心左上方。如果一份公文需要同时标注份号，密级、保密期限和紧急程度的时候，那么要按照份号、密级、保密期限和紧急程度这样的顺序，在版心在左上方，自上而下进行排列。还有一些公文可以在标题中标注出紧急程度，例如“关于XXX[2017]53号文件XXX的紧急通知”，对于已经标明紧急程度的文件，标题中不需要另行标注。根据《条例》规定，紧急电报的紧急程度可以分为“特提”“特急”“加急”“平急”四种，在电文首页稿头中标注。版头格式---紧急程度由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关的全称或规范化简称。发文机关的标志居中排列，通常使用小标宋体字，套红，以醒目、美观、庄重为原则，例如“XXX公司文件”。在此需要注意的是，联合行文时需要标注联署发文机关的名称，主办机关的名称排在最前面。版头格式---发文机关标志发文字号简称文号，由机关代字，年份和发文顺序号三者组成，而且年份、序号等都是用阿拉伯数字进行标注。例如“吉林〔2017〕5号，其中“吉林”是吉林省人民政府的机关代字，“〔2017〕”是年份，“5号”是序号。在发文字号中，年份不能简写，要标全称，并用六角括号“〔〕”括入。此外，发文字号不编虚位，如“5号”不编为“05号”，也不加“第”字。发文字号通常都会排在发文机关标志下方，如果没有发文机关的标志，那么就排在标题的右下方。为了能更加方便地识别，机关代字在选用上最好是选择能直接体现本机关特征的代字，并且能固定使用。如果有几个机关联合行文，那么发文字号就要使用主办机关的。发文字号的作用在于统计发文数量，同时也便于引用和查询。应该注意的是，上行文的发文字号要居左一字编制，与最后一个签发人的姓名同处一行。版头格式---发文字号签发人指核准并签发公文或会签的发文机关负责人。签发人的姓名通常标注在发文字号左侧适当的位置。按照《公文处理办法》的规定，上行文应当注明签发人和会签人姓名。其中“请示”和“意见”应当附注处注明联系人的姓名和电话。在上行的公文中注明签发人，是为了督促各级机关负责人认真地履行职责，对行文负全责，有利于提高公文质量。版头格式---签发人1标题4附件2主送机关5发文机关3正文6印章公文格式----主体格式标题是公文的眉目。完整的标题由发文机关名称，事由和文种组成，例如《中共中央、国务院关于抗震减灾紧急指示》，“中共中央、国务院”是发文机关的名称，“抗震救灾”是公文的事由，“指示”是文种。标题在某些情况下是可以省略的，通常标题省略的情况有三种：一是省略发文机关名称，仅由事由与文种组成，如《关于罢免XX市委办公厅主任的决定》；二是省略事由，如《中华人民共和国国务院令》；三是省略发文机关名称与事由，如果只有文种名称，如《通告》，在这种情况下，通常就会将发文机关的名称置于正文末尾落款处。公文的标题在排版的时候应当居中，如有回行的情况，一定要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主体格式－－－标题主送机关即公文的主要受理机关。主送机关应顶格写，并且使用机关的全称或规范化简称或同类型机关统称。应根据受理机关的职能权限与行文目的选准主送机关，这是公文发出后能否得到及时处理的关键。在上行文中，通常只写一个主送机关，切记避免多头主送，以免延误公文处理的时机，同时也要注意，千万不可越级主送。在下行文中，除了普发性公文（如省政府给“各市、县人民政府、省直各单位”的文件）外，一般也只写一个主送机关。有些公文，如公告、通告、纪要等，不需要写主送机关。主体格式---主送机关正文是公文的主体或核心内容，正文用来说明公文的内容和制文意图。公文的首页必须显示正文内容。不同文种的正文在写作上面会稍有不同，但是整体的结构都是相同的，都是由开头、主体和结尾三部份构成。在公文在开头，要简明扼要地说明制文的根据、目的、原因或重要性。主体是内容事项，或提出解决问题的措施、意见、办法，或请求指示与批准，或询问或答复问题，或商洽和联系工作，要求具体明确、层次分明。结尾主要表述发文机关对公文办理的要求，其形式一般采用尾语惯用式、希望号召等。主体格式---正文附近是随文附上的有关照片、图表、统计数字以及文字依据材料、参考材料，对正文内容作补充、说明和印证。如果公文要使用附件，那么应当在正文下空一行，左起空两字编排“附件”二字，后标注全角冒号和附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注附件的顺序号（如“附件：1、XXXX”),附件名称后不加标点符号。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。通常“附件”二字以及附件顺序号使用3号黑体字顶格编排在版心左上方第一行。附件标题居中，编排在版心第三行。附件序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。主体格式---附件发文机关是指发文机关的署名，即落款，是公文的法定作者，应写全称或规范化简称。当几个机关联合发文时，主办机关要排在前面；当以机关领导人的名义发文时，要同时冠以领导人的职务。主体格式---发文机关成文日期指公文发文的年月日，通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依据，它通常位于发文机关名称的右下方，年月日的填写必须是完整的，不可简写。成文日期主要是以负责人签发日期为准。如果是联合行文，那么就要以最后签发机关负责人的签发日期为准；如果是会议通过的公文，那么就以会议通过的时间为准。同时，要注意的日期的编写，当用阿拉伯数字对日期进行标注时，应当标注年月日的全称，在编写的时候不可以编虚位。主体格式---成文日期印章是加盖在公文成文时间的上方，印章主要是起征实公文合法效力和信用的作用，是对公文生效负责的凭证。加盖印章，要用红色，要求上不压正文，下“骑年盖月”。根据《条例》的规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机构相符。有特定发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机构相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。”印章一定要与正文同处一页，即不得在没有正文的空白页内盖印章，不得采取“此页无正文”的标志。主体格式---印章附注指需要附加说明的其他事项。附注内容，有的是需要加以解释的名词术语；有的是确定公文发送范围和阅读传达对象，例如“此件发至省军级”；有的则注明使用方法，例如“此件可自行翻印”。附注都是居左空两个字加圆括号编排在成文日期的下一行。主体格式---附注1抄送机关4印制份数2印发机关5页码3印发日期公文格式---版记格式抄送机关是除主送机关外其他需要执行或知晓公文内容的机关，应当使用机在全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关不宜过多过滥，同时也要注意不要漏报漏送。版记格式---抄送机关一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年月日标全，月、日不加虚位，后加“印发”二字。版记格式---印发机关和印发日期通常编排在公文版心下边缘之下，数字的左右两方各有一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。版记格式---页码1公文格式的美观和庄重性2公文格式的层次性3公文格式的规范化4公文格式的法定性公文格式特点格式的美观和庄重性是公文格式的一大特性，它是反映不同层级、不同用途的公文经约定俗成后形成的不同的表述形式。公文格式的美观和庄重性主要体现在三个方面：第一，公文要素的设置和公文中的排列位置要体现出美观和庄重性；第二，公文传递所采用的介质纸的质量和印刷质量、装订质量的好坏，都会影响公文的美观与庄重性；第三，公文撰写人员在公文过程中以及办公人员在办公过程中的态度，也会影响公文的美观与庄重性。公文格式的特点---公文格式的美观和庄重性在现代社会中，不论哪个国家都会使用公文这种简便快捷的方式进行国家管理。但是每个国家的内部又会分出很多政府部门来进行管理。这样就会形成由国家内部公文构成由国家内部公文构成的国家公文体系，它时刻反映着国家机构的状况。每个内部机关的公文都会成为国家公文的一个子系统，所有的公文子系统汇总到一起就构成了国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出了公文格式的层次性。公文格式的特点---公文格式的层次性公文的作用决定了公文写作的一项普遍性和基础性的工作，因此公文的作用和能力不能削弱，只能不断地改革和加强。这样一来，公文格式的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。所谓规范，是指约定俗成或是明文规定的规格标准。公文格式的规范就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规定标准。所谓制度，就是大家共同遵守的办事规程和行动准则。处理工作的制度化，是对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范正确顺利地实施，使公文处理依法进行。公文格式的特点---公文格式的规范化在不同的历史时期和不同的社会制度中，公文写作的要求也不完全相同。在封建社会时期，公文是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务的工具，他们通过公文来巩固自己的统治地位，变相剥削和压迫广大人民群众。公文的这种性质一直到新中国成立以后才得以改变。新中国成立以后，党和国家领导人经过几十年的改革，将公文变成了管理国家，服务广大人民群众，推动社会进步发展以及经济发展的工具。公文格式的特点---公文格式的法定性