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新编应用文写作教程第一章应用文写作基本知识•应用文写作概述•应用文写作的主题•应用文写作的材料•应用文写作的结构•应用文写作的语言和表达第一节应用文写作概述一、什么是应用文（一）应用文的含义应用文的广义概念，重在“应用”二字上。本教材使用的是广义概念，这样，我们给应用文下的定义是：“国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众办理公私事务、传播信息、表述意愿所撰拟的实用性文章。”对应用文这个概念的理解有狭义和广义之分。人们有时把“某人不会打借条”，“不会写信”，说成是“不会写应用文”，这种应用文概念只是狭义的，指的是日常应用文。（二）应用文的种类应用文可划分为以下两种类型。1．通用类通用类应用文指人们在办公或办事中普遍使用的文书，它又分为以下三种类型。•行政公文类：指《国家行政机关公文处理办法》中所规定的文种。公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所撰拟的法定文书。包括：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。•通用事务类：包括调查报告、工作总结、述职报告、简报、计划、规章制度、会议材料等。•个人事务类：如日记、读书笔记、各类信函等。•科技类：如毕业论文、学术论文、专利申请书、实验报告等。•财经类：如市场预测报告、市场调查报告、经济活动分析报告、经济合同等。•司法类：如诉状、辩护词、公证书、判决书等。•传播类：如消息、通讯、特写、广告等。2．专用类专用类应用文指专业性较强的文书，它主要分为以下四种类型。此外，专用类应用文还包括外交、军事等方面的文书，但由于其使用范围太过专一，本教材不予讲述。本教材主要讲授行政、事务、经济、财经、司法、商务等类别的文书写作。（三）应用文的特点应用文的共同特点是：所有文章都是现实的反映，一切写作活动都是为现实服务的。从这个意义上说，所有文章都具有功用性，但应用文有更强烈、更鲜明、更直接的功用性。1．直接的功用性应用文的真实性完全排斥虚构和杜撰，要求所依据的材料真实、准确，内容实事求是。例如写会议纪要，不能移花接木，把张三的讲话移到李四身上；写调查报告，决不允许主观臆造；写新闻，更要注意时间、地点、人物、事件的真实与准确。内容的真实性也表现在应用文的表述上。从语言来看，主要要求表述准确、不产生歧义，简明精练，具有平实的特点；而比喻、比拟、借代、夸张、衬托等修辞方式的使用受到了一定限制。即使是可以运用文学手法的广告，也不能对商品和服务的内容作不切实际的夸张和渲染。2．内容的真实性3．思维的逻辑性应用文写作在思维方法上更侧重逻辑思维，虽然应用文在撰写过程中也有运用形象思维的时候，但多数文体是以具体的事件（或问题）为中心的，需要把观点阐述清楚，把前因后果、现象和本质分析清楚，所采用的是逻辑思维的方式。例如，写请示，要讲清请求事项和请求批准的原因；写总结，则应在陈述具体成绩和存在问题的基础上，分析说明成绩取得和问题存在的原因；写论文，要对材料进行分析和对问题进行推断。思维的逻辑性，也体现在撰写应用文时要讲究逻辑。文章的结构要条理清楚，段落之间具有明显的逻辑关系；陈述的事项界限清晰，不交叉；内容前后讲究因果，材料能够证明观点。4．格式的稳定性文章的格式包含两方面的意思，一是文章的结构形式，如写计划，一般先写目的，然后再写工作安排；写消息，一般习惯于“倒金字塔”形式，即把最重要的内容写在前面；写调查报告，一般先介绍调查的目的、调查的对象、调查的时间和地点、调查的方式，然后再就调查的问题分项说明。二是文面形式，包括标题的形式、有无指定说明等。如国家行政机关公文在文面上，要求有秘密等级、发文机关标识及发文字号等指定说明，对文种的使用有严格的规定。格式是在长期写作实践中形成的，如果逐渐为大家所接受，约定俗成，就称为惯用格式；如果格式被法定固化，就称为规范格式。一般的应用文多数有惯用格式，其中国家机关行政公文具有规范格式。应用文的格式具有使用的稳定性，所以要求写作时应根据应用文的具体类型，遵守各自的惯用格式或法定规范格式。各类应用文的具体格式将在后面的章节中讲述。二、为什么学习应用文写作在知识经济时代，尽管办公现代化改变了传统的工作模式，计算机帮助人们解决大量的数据处理问题，使得办公效率得到前所未有地提高，但人们在办理具体事务时，还是离不开应用文。社会各个领域发展的速度越快，各种信息量就越大，用人单位对员工撰写应用文的能力就越重视。能否得心应手地撰写应用文，已成为衡量其工作能力高低的重要标准之一。除此之外，应用文的写作水平也在相当大的程度上反映着管理部门或单位处理日常业务工作的质量和效能。我们不能设想，一个单位发出的公文，表述不准确、格式不规范，财务部门写的经济状况报告让人摸不清头绪会带来什么后果。这些不合格的文书，小则误事，大则误国。三国时，魏主曹丕在《典论·论文》中说：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”他把文章的功用提高到治理国家的高度来认识，这无疑是正确的，值得后世效法。三、应用文写作的学习方法（一）学习本课程的基本方法要学好本课程，应当注意以下三点：（1）以理论为指导应用文写作的理论对应用文写作实践有直接的、具体的指导作用。掌握理论，正确认识各类应用文的特点和写法，无疑会帮助我们更好地进行写作实践。但是有的人存有偏见，认为实践性强的课程就不必学习理论，只要苦练，就能练出真功夫。很多事实证明，不学理论，就不会有理性的提高，做起事来，容易走弯路，事倍功半。有的人学习理论，不与实践相结合，把它束之高阁，想都不去想它，那么理论就什么作用也不起。有的人上课，记完笔记，下课也不想看，也属于这类问题。要把知识化为己有，需要认真掌握基本概念，理解本门课程的理论框架，熟悉重要的例文，把握其中的规律，这样知识才能转化为能力，在实践中才能应用。（2）以例文为借鉴应用文写作的学习需要经历模仿、熟悉、自如三个阶段，尤其在各类文种的体式训练中，阅读例文、模仿例文写作是第一步；熟悉应用文的格式，领悟各类文种的写作思路是第二步；反复练习，最终达到写作自如是第三步。因此，对例文的分析和模仿是学习应用文写作的重要途径。例文分析可以使我们从中领悟具体的写作规律。典型例文可以帮我们开拓思路、掌握技法，瑕疵例文可以使我们吸取教训、总结经验。（3）以训练为中心将应用文写作知识转化为写作能力，主要依靠有目的、有计划的写作训练。尽管写作能力是各种知识的综合性体现，但有重点地针对各文种特点进行训练对于掌握基本写作方法是十分有效的。因此，学习本门课程必须重视训练。不要怕麻烦，也不要怕吃苦。那种只想听听课，不想动笔的人，永远也不会有真正的提高。以上三点是就课程内容本身而言的，若要提高应用文的写作水平，还必须加强修养，全面提高自己的素质。（二）提高应用文写作水平的根本途径人们习惯于将修养归结为德、才、学、识四个方面，其实四个方面不是孤立的，而是相互联系的。（1）德指加强道德修养，也就是在思想上要爱国敬业，有责任感，做事认真，对社会有奉献精神，而不是自私自利，斤斤计较。有德就有了较高的思想境界，写文章时，自然就站得高、看得远，分析问题就相当透彻。（2）才指增长才干。才干并非天生而来，是在学习的基础上，经过实践锻炼出来的。加强学习，多方面丰富自己的知识，在实践中经受锻炼，积累经验，才干自然会增强。那种不热爱自己的工作、不积累经验的人，永远也不会有才干。（3）学指加强学习。既要学习党和国家的路线、方针和政策，也要学习专业知识，了解相关学科的基本知识，围绕自己的工作形成知识体系，培养运用理论分析和解决实际问题的能力。（4）识指扩大见闻。要多了解社会现状，了解国外情况，了解专业发展前沿情况，自然就增长了见识，遇到问题，就容易形成自己的看法，找到解决问题的途径。第二节应用文写作的主题一、主题的概念主题，就是主要的目的、用意，是文章思想内容的核心。清代学者李渔说：“古人作文一篇，定有一篇之主脑；主脑非他，即作者立言之本意也。”应用文的主题，是行文机关或作者通过载体的内容表达出来的制文意图与目的。它包括行文的目的、具体要求、领导意图及对其说明。二、主题的作用主题的作用表现在以下几个方面：（一）主题决定应用文的价值应用文多在现实工作中形成和使用，是行文机关意志的反映，是对事物本质和规律性的认识。如果应用文的主题含混不清，在实际工作中就难以贯彻执行，甚至造成工作上的损失和失误，这样的文章毫无价值可言，只能是一纸空文。正如刘禹锡在《陋室铭》中所言：“山不在高，有仙则名；水不在深，有龙则灵。”应用文的主题就是山中的“仙”，水中的“龙”。没有主题，写作公文就无从谈起；没有主题，即使强行拼凑写成的文章，也不会有什么价值。（二）主题决定应用文材料的选择现实工作涉及的内容是复杂的，应用文写作涉及的材料也是多方面的。有直接材料和间接材料；正面材料和反面材料；历史材料和现实材料；典型材料和一般材料。无论一篇公文表述的是哪一方面的内容，其材料的选择都必须服从于表现主题的需要，一切材料的选择都是为主题服务的。与表现主题有关的材料就留下，与表现主题无关的材料，即使再生动也要坚决剔除。（三）主题决定应用文结构的安排应用文体式的规范性特征，使文章的结构方式有别于其他文体。应用文的书写、排印、行款式样、结构环节、习惯用语等都有严格的规定或约定俗成的体式。但是，在具体的写作中，其结构安排仍然受主题的制约。要围绕主题恰当地安排好文章怎样开头，怎样结尾；怎样划分层次和段落；怎样过渡和照应等。只有这样，才能使应用文的内在内容和外在形式有机地结合起来，取得满意的表达效果。（四）主题决定应用文的表达方式和语言运用应用文的特点决定其在表达方式上的选择也必须服从主题的需要，这主要是受公文主题的政策性、思想性和法规性等方面的限制。在表达方式上主要使用叙述、议论、说明等方式，很少使用描写和抒情。除此之外，应用文的主题也决定其语言的运用，例如，机关公文与经济类文书的语言运用有较大的差别；同是机关公文，命令与函的语言运用特点也不相同，这些都是由应用文的主题所决定的。三、应用文主题确立的原则应用文在动笔之前，对于文章确定的主题是否符合党和国家的方针、政策、法律法规，是否符合应用文的文体特征和表达需要等，应该有一定的衡量标准。这个衡量的标准，就是应用文主题确立的原则。（一）正确这是对应用文最基本的要求。作为处理公务的文字材料，应用文的主题不能脱离客观实际和工作需要。应用文的主题必须符合马克思主义的基本立场、观点和方法，符合党和国家的路线方针政策，符合国家的法规、法令，符合客观实际。要能够正确反映现实社会的实际情况，揭示事物的本质和规律，并且经得住实践的检验和时间的考验。一句话，就是主题要正确，这是确立应用文主题的首要原则。（二）鲜明应用文主题的表现，与文学作品有较大的区别，文学作品的主题，往往从情节中自然流露出来，即恩格斯所说的，倾向性不要直接说出来。而公文特有的作用决定其确立主题时，必须遵循鲜明性的原则，要明确，毫不含糊地表达观点。赞成什么，反对什么；提倡什么，禁止什么；肯定什么，否定什么，都要直接了当的进行表述，让人一目了然，一读即懂。不要含混晦涩，更不要吞吞吐吐，使人无所适从。（三）集中制发公文的目的在于应用，在于解决某一问题或办理某一事项。因此，其主题应该是集中，单一的。应用文的写作，最忌“多中心”，企图通过一份文件表达多个意图，实现多个目的。甚至把几个不同类别、不同性质，因而属于不同部门负责的事情集中到一份文件中去写。这样多中心，实际也就是没有了中心，无论谁接到文件都无法办理或贯彻执行，因而影响工作效率。四、应用文主题的表现方法（一）标题示题即在公文的标题中直接点明该文的主题。这种表现主题的方式简洁、明快，直截了当，在信息社会中显示着独有的优势。这种表现主题的方法，在各类公文中都有比较突出的表现。如《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》、《让法制贯穿全过程——湖南衡阳农贸市场实行“双责任制”的调查》，这些标题本身就是文章的主题，其目的就是以最快的速度把文章的主题传递给阅读者，实现在众多的阅读材料中，迅速“抢占”阅读的“第一时间”的目的。（二）开篇