技术文件管理制度

技术文件管理制度技术文件管理制度一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。三、职权和职责1.技术研发中心技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。2.技术文件的编制和管理；技术研发中心技术部负责人负责编制，技术研发中心总监审核，由总经理批准。3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术研发中心技术部负责人审核，由技术研发中心总监批准。4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术研发中心总监审核报总经理批准。四、管理标准和管理要求1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。2.技术文件的定义技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。5.技术文件的分类1）法律法规及标准性文件：a.相关的法律法规；b.国家规定的产品标准及有关管理标准；c.相关的质量标准；2）作业类文件：a.图纸及各业工艺规程、工艺卡片、作业指导书；b.工序制量表及制量控制点一览表；c.产品使用说明书；d.公司内所有设备使用说明书；e.设备使用说明书；f.各种明细表；3）管理类文件；公司日常制定的有关技术要求的通知及计划及规定等。6.文件登记1）技术部必须建立(技术文件管理台帐)，掌握本场全部技术文件的情况。其台帐至少包括；编号、名称、数量、文件编制时间、发部时间、发放部门及销毁情况。2）文件接收后，档案保管人员应及时对档案进行分类、编号并作记录。每月或每季度将记录复印件送技术部。根据记录及时掌握本厂技术文件动态。3）文件的归档及保管技术文件的保管人员由档案保管人员按档案标准进行保管，公司内发行的技术文件，除按档案管理的要求进行管理外尚须对储。（1）存待发的文件进行登记保管；（2）底图归档应符合下列要求：a.清晰、无破损、污迹和皱褶；b.标题栏填写完整，签署齐全；c.设计文件齐全；d.图样按产品、部件明细表或目录成套归档。7.程序7.1技术资料的类型1）产品图样、产品标准、工艺消耗定额、工装图样、作业指导书、工艺卡、工艺流程图/过程图、技术通知单以及根据TS认证编制的各类技术性文件；2）材料检验标准、检验卡、过程检验卡、产品检验指导书、质量记录文件等；3）客户提供的技术图样、标准；4）外来资料：图纸、电子文档，国家标准、行业标准；；5；与客户之间的关于技术信息的邮件、传真、信函等。7.2技术文件资料的编号1）凡正式文件都必须具有独立的编号2）产品及工艺文件的编号的组成如下JNB—□—□↓↓↓abca.公司名字缩写：JNB；b.文件类型代号（具体内容见表1）c.序号，用四位阿拉伯数字表示，0001，0002，0003……依次编号。表1文件类型代号文件类型设计工艺生产采购财务销售人力资源代号SJGYSCCGCWXSRZ7.3技术文件签署栏的格式1）公司的设计图纸、转化图纸、工艺文件、工艺图纸、作业指导书等，应添加签署栏。未附签署栏的，技术文件不能通过审核、批准；未签署的，不得擅自发放和使用。2）技术图纸、图样的签署栏可分为“设计、绘图、审核、工艺、标准化、批准”；如设计方案是外来文件或转化图纸，图纸图样上可只签署“绘图、审核、批准栏”；必要时，可增设图纸、图样的签署栏目，并根据需要签署。3）文字形式的技术文件，签署栏分为“编制、审核、批准”。如果前一级签署人未签名的，后一级责任人可拒绝签名、并要求前一级责任人完成签署，拒签所产生的后果，由前一级责任人承担。4）在技术文件：包括技术图纸和文字形式的技术文件；签署栏内署名的人员，必须是具有相应资格的人员，并对自己的署名承担责任。7.4技术文件的发放已编号登记且通过审核、批准的技术文件，由技术部负责发放。1）技术部应按生产计划，统一分发并定期更新技术文件，确保分发至各部门（生产部长、车间主任、生产线、质检、仓储等处）的技术性文件，与其部门工艺流程相适应。2）技术部要建立《发放登记本》，文件发放后，领用人应在发放记录上签名；在发放文件上，文件管理人员应加盖“图纸及文件发放回收章”，注明发放日期及文件编号。3）技术文件和资料发放前，技术研发中心技术部应在文件和资料的左上角加盖“受控”章，并在《发放登记本》上注明发放编号。4）发放前，技术研发中心技术部按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等）明确区分，填写《文件受控清单》。同时在清单中标明已发放文件现行修订状态，以防止作废或失效文件的误用。7.5试制阶段图纸文件的管理1；试制阶段图纸文件底图掌握在技术研发中心项目负责人手上，以便随时修改和指导试制工作。2；产品的第三阶段结束，且产品合格率达到规定要求，经评审通过后，由技术研发中心项目负责人将前几阶段的所有文件资料整理完毕后，移交技术文件资料人员，同时下发生产用图。各部门资料管理人员在收到生产用图时，必须将试制用图收齐送交技术文件资料人员，由技术文件资料人员统一将试制用图销毁。7.6生产阶段图纸文件的管理1）各文件/图纸使用部门有图面污损，需要更换新图或文件时，由相应部门资料管理人员填写“文件增发/复制申请单”连同污损图纸或文件一起到技术部门申请换发。经分管领导签字批准后，由技术文件资料人员负责复印和发放。如在申请复印图纸/文件时，没有递交污损图纸/文件，技术研发中心资料人员不予复印换发。2）如图纸/文件丢失，由车间资料管理人员填写“文件增发/复制申请单”，写明原因和责任人，到技术研发中心资料室申请复印。3）外协加工需要图纸时，由提出部门管理人员填写“文件增发/复制申请单”到技术研发中心资料室申请复印。外协加工的图纸，须加盖“外协”章。4）“文件增发/复制申请单”由技术研发中心资料人员统一保管，保存期一年后销毁。5）各部门必须建立图纸文件收发台帐，以便核对。7.7技术文件的借阅、复制和保管技术研发中心技术部可设立专职管理人员一名，也可以指定员工兼任，专职负责技术文件发放登记、技术文件原本的贮存、以及技术文件的借阅收发和复制备份。1）各部门（生产部长、车间主任、生产线、质检、仓储等）人员需要借阅、复制技术文件或资料的，必须填写《文件借阅、复制申请表》，由技术部负责人审批（只有此处审核批准人都是技术部负责人）。借阅、复制需求经审批合理的，文件管理人员应执行借阅、复制手续：填写《文件借阅、复制记录》，受控文件需要复制的，文件管理人员必须登记编号，并加盖“受控”章；技术资料在借阅和复印前要加盖“技术资料专用”章。2）技术文件的贮存保管要采用妥善的方法，避免文件丢失、受损、受潮霉变；按技术文件来源：内部或者外来文件；和文件类别：图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等；明确区分技术文件。3）技术文件的复制与分发技术文件的复制打印由技术部提出打印数量，但必须保证分发完毕后有一定储备，技术文件发送时，要填写“技术文件发放/领用表”进行文件名称、编号、日期等内容的登记，发放的文件应加盖项目负责人章，接受人员应在登记表上签收。对于外来文件，技术文件经技术部审查后由档案管理人员进行统一管理，需下放的由档案管理人员进行发放，做好发放记录，发放的技术文件应加盖项目负责人及日期章。因产品外协外单位需要复印图纸应按规定办理复印审批手续，经审批后方可复印。生产用复印图必须保持与底图始终一致，保持完整、清晰。资料管理人员对存档复印技术文件管理有以下职责；（1）验收、登记、建立台账；（2）正理、装订成册、保管、出借和收回。7.8技术类文件的更改技术文件更改权限属技术研发中心。其它任何部门或个人都没有更改技术文件的权力。1）修改原则。技术文件的修改应遵循以下原则：a.图样、技术文件的更改，应确保不降低产品质量标准：致使产品质量低于国家标准；，也不得违背有关法律或技术标准的规定；b.修改要遵循“谁编制、谁修改”的原则；c.修改后，应确保图纸、图样与文件，内容清晰和完整、格式统一；d.修改后，应确保修改前的原文件或图纸、图样妥善贮存，可查阅。2；修改流程a.技术文件修改，由文件的原审批人员牵头进行、并报请审批（技术部负责人审核、技术研发总监批准）。原审批人员不在时，由技术研发总监指派人员实施修改，修改后的文件同样需要审批；技术研发总监指派其他人员修改的，参与人员必须获得修改文件原审批所依据的背景资料。b.技术文件修改的，应填写《文件更改申请单》，在更改申请单中注明：修改前后的内容和修改原因。经技术部负责人审核，技术研发总监批准后实施更改；应按技术研发总监批准的内容修改技术文件，在《文件更改申请单》中添注修改号和修改人员签名，修改文件盖“修订”章。3）修改方法技术文件的修改分为划改和换图两种，更改内容较少时，可在文件上“划改”；修改篇幅较长的，宜采“换页”方法。（1）“划改”较简便，将图纸、图样或文件中需要更改的尺寸、文字、符号、图形等用细实线划掉，然后添注正确的尺寸、文字、符号、图形。被划掉的部分应当可清楚看出修改前情况；同时划线修改处，应加盖“图纸或文件修订”章并标记修改日期，同时完整填写《文件更改申请单》，作好修改记录，确保有据可查。技术标准、技术通知不可以“划改”。（2）“换页”即用修正过的页面替换存在错误的页面。换页适用于划改会引起误解或有损文件清晰度或内容多而添注不下等情形；换页修改时，新换页面上应加盖“修订”章并标记修改日期，同时完整填写《文件更改申请单》，作好修改记录，确保有据可查。4）技术文件需要更改时，应由文件更改提出部门填写“技术文件更改建议单”，交技术研发中心组织评审并在“反馈意见”栏中签署意见，如技术研发中心同意，则由技术研发中心授权人实施更改，在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存，如不同意，也在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存。5）如技术研发中心自己提出文件更改，需填写“技术文件更改通知单”，并同时更改相应技术文件。6）技术文件的更改要有技术研发中心负责人进行审核、批准。a.需晒蓝图的技术文件一律在底图上更改，注明更改标记和更改生效时间，更改人需签字，版次用“A、B、C”表示，相应的修改状态用“a、b、c……”表示。b.技术文件的多次更改（最多不允许超过5次）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。7）更改单编制者负责按更改单对底图、原件及相关文件进行更改。试制阶段的技术类文件允许刮改，归档后的技术类文件则必须划改，并在划改处右上角作出与更改单一致的更改标记，并填写技术文件中更改栏内容。8）更改单的发放范围及数量与原文件相同。9）技术研发中心负责对底图或原件之外的受控文件的更改，向相关部门发放更改通知单、调换更改页、收回的资料上盖“作废”章并保存“技术文件申请单”或“技术文件更改通知单”，接收者在“受控文件发放/回收记录”上签收。10）技术研发中心编制“技术文件更改状态一览表”，以防止使用失效或作废的文本。11）当工程规范在设计文件中引用或影响PPAP《生产件批准程序》文件（如：控制计划、PFMEA《过程失效模式及后果分析》等）时，规范更改后，应更新受影响的PPA