全国中小学校舍安全工程档案管理办法

-1-关于印发《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的通知全国校安办函〔2009〕48号各省、自治区、直辖市，新疆生产建设兵团中小学校舍安全工程领导小组办公室：根据《国务院办公厅关于印发全国中小学校舍安全工程实施方案的通知》（国办发〔2009〕34号）精神和全国中小学校舍安全工程（以下简称“工程”）配套文件的要求，为加强对“工程”档案资料的管理，全面掌握中小学校舍安全信息，现将《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》（附件）印发给你们，请遵照执行。各地校安办要对校舍安全工程档案建设高度重视，精心组织，确保每一所学校、每一座建筑，通过实施“工程”，都能按要求建立纸质档案和电子档案，以形成完整的、系统的中小学校舍安全档案。校舍安全档案工作由省、自治区、直辖市中小学校舍安全工程领导小组统一组织、各市区县负责实施。各地应在2009年11月30日前组织所辖市（县）全面建立中小学校舍安全档案室。2010年，全国校安办将对落实情况组织重点检查。附件：全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）全国中小学校舍安全工程领导小组办公室2009年8月18日-2-附件：全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强对全国中小学校舍安全工程（以下简称工程）档案资料的管理，全面掌握中小学校舍安全信息，充分发挥档案资料在校舍建设、管理、使用、维修、改造中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001，建设部、国家质监局2001年3月5日发布）和《全国中小学校舍安全工程实施细则》等，结合工程的具体情况，特制定本办法。第二条本办法所称项目，是指每个单体建筑物，包括学校的教学及教学辅助用房、生活用房和办公用房等。第三条本办法所称档案，是指工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。第四条本办法适用于前条所述档案的收集、整理、保存、管理和利用。第二章档案资料的归档和管理第五条档案的归档和管理由各省、自治区、直辖市中小学校舍安全工程领导小组统一组织，各市区县负责实施。各级中小学校舍安全工程领导小组办公室（以下简称校安办）-3-负责对本级档案资料进行收集、整理、检查、验收和保存归档工作，并负责对下级校安办档案工作进行指导、监督、检查和验收。县级及以上教育行政部门应当设立中小学校舍安全档案室，指定专人、划定专门场所管理所属学校的档案，按要求建立完整的纸质档案和电子档案系统。第六条在项目招投标及与排查鉴定、检测、勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任，并对项目文件的套数、费用、质量、移交时间等提出具体要求。第七条项目档案的归档工作应与项目实施同步进行。排查鉴定时，即应开始对项目档案进行收集、整理和检查。校安办应在项目竣工验收后一个月内向校舍安全档案室移交该项目的档案资料。第八条项目实施过程中，各级校安办应当督促建设、排查鉴定、检测、勘察、设计、施工、监理等有关单位按照协议、合同的要求及时做好项目档案的形成、积累、整理、保管、移交工作。属于归档范围的档案资料，应当及时与有关单位办理移交。对于无法取得原件的归档材料，可由提供单位确认一致性后将复印件加盖公章归档。第九条档案可以按综合卷、规划和经费卷、监督检查卷、学校总卷和项目分卷进行分类立卷。第十条综合卷收录本级政府部门和上级政府部门印发的与工程有关的各种文件，包括工程实施方案、工程领导小组和办公室人员组成、工程路线图和时间表、工程简报、工程年度实施情-4-况总结、月报表等。规划和经费卷收录工程总体规划、年度实施计划、工程总体经费预决算等。监督检查卷归集工程日常监督检查办法、监督检查具体实施方案、监督检查记录、专项监督检查报告等。第十一条学校总卷按学校立卷，命名为××学校总卷；项目分卷按项目立卷，命名为××学校××项目分卷。学校总卷归集该校校舍场址排查报告、校园整体规划、整体设计方案等文件；项目分卷归集该项目的所有建设和改造文件，包括排查鉴定报告、加固改造方案等。第十二条经排查鉴定后确定为拆除的项目文件按学校集中归集为拆除项目分卷。第十三条归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制，卷首编制文件目录，卷末设立备考表，标明立卷人和审核人。第十四条各项目学校应当保存一套学校总卷和各项目分卷。校舍情况发生变化的，学校应当及时更新，保证图实相符并报当地校舍安全档案室。第十五条凡属城市建设档案馆接收范围的档案，应当按照《城市建设档案归属与流向暂行办法》及城建档案管理有关法律法规的规定另行报送当地城市建设档案馆。第十六条各级教育行政部门应当根据本办法和有关法律法规建立健全中小学校舍档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、移交、查阅、保密、销毁等方面的管理制度，明确管理人员的职-5-责，完善中小学校舍档案管理机制。对于毁坏、丢失档案，造成损失的单位和个人将依法追究责任。第三章归档范围和保管期限第十七条项目档案归档范围包括工程实施前项目建设文件、本次排查鉴定文件、项目规划文件、本次加固改造文件，具体为：（一）能收集到的工程实施前项目在原建设和加固改造过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。（二）校舍场址安全排查报告、校舍建筑安全排查报告、校舍的各种鉴定报告和检测报告、排查鉴定合同等。（三）对于需加固改造的校舍，设计、施工、竣工验收等各个阶段直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。（四）对于需要重建的校舍，选址与立项、勘察设计、施工、竣工验收等各个阶段直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。本次加固改造文件分为施工准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，参见《建设工程文件归档整理规范》。档案归档范围的具体内容见附录，各地可根据实际情况适当增加各卷的内容。第十八条项目竣工验收投入使用后，因故对其进行的改扩建、维修、加固形成的文件资料也应及时归入项目档案。-6-第十九条校舍安全档案室应当及时对归档的纸质档案材料进行数字化处理，实现纸质档案和电子档案的对应，并按要求纳入《全国中小学校舍信息管理系统》。第二十条档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。永久是指档案需永久保存，长期是指档案的保存期限等于该项目的使用寿命，短期是指档案的保存期限为20年。第二十一条综合卷、规划和经费卷、监督检查卷以及学校总卷的保管期限为永久。项目分卷的保管期限为长期，具体按照《建设工程文件归档整理规范》的要求执行。拆除项目分卷的保管期限为短期。第四章附则第二十二条本办法未具体规定的内容应当参照《建设工程文件归档整理规范》执行。第二十三条本办法由全国中小学校舍安全工程领导小组办公室负责解释。第二十四条本办法自印发之日起施行。附录：全国中小学校舍安全工程档案归档范围-7-附录：全国中小学校舍安全工程档案归档范围序号归档文件备注A综合卷一工程实施方案二工程领导小组和办公室组成人员名单三工程路线图和时间表四工程年度实施情况总结五月报表六工程简报、快报七上级政府、校安办、各部门印发的各类相关文件八本级政府、校安办、各部门印发的各类相关文件九下级政府、校安办、各部门的相关请示和批复十其它B规划和经费卷一工程总体规划二辖区内学校布局调整规划三工程年度实施计划四工程经费预决算五其它C监督检查卷一工程日常监督检查办法二监督检查具体实施方案-8-序号归档文件备注三监督检查记录四专项监督检查报告五其它D学校总卷（按学校，一校一卷）一学校简介二学校整体规划三学校整体设计方案四工程实施前后校园平面图五工程实施前后土地校舍情况总表六工程实施前后校舍基本情况明细表七校舍场址安全排查报告八其它E项目分卷（按项目立卷，一项一卷）（A)安全工程实施前项目建设和加固改造文件一工程准备阶段文件二监理文件三施工文件四竣工图五竣工验收文件六其它(B)排查鉴定文件一校舍建筑安全排查报告二抗震鉴定报告-9-序号归档文件备注三安全鉴定报告四抗淹没、抗洪水冲击鉴定报告五抗风能力验算报告六检测报告七其他鉴定报告八鉴定委托合同九加固改造方案十拆除施工的相关文件十一其它(C)工程准备阶段文件（详见《建设工程文件归档整理规范》）一立项文件二建设用地、征地、规划文件三勘察、测绘、设计文件四招投标文件五开工审批文件六财务文件七建设、施工、监理机构及负责人八其它(D)监理文件（详见《建设工程文件归档整理规范》）一监理规划二监理月报中的有关质量问题三监理会议纪要中的有关质量问题四进度控制文件-10-序号归档文件备注五质量控制文件六造价控制文件七供货、试验等相关单位资质材料八监理通知九合同与其他事项管理文件十监理日志十一监理工作总结十二其它(E)施工文件（详见《建设工程文件归档整理规范》）一施工技术准备文件二施工现场准备文件三地基处理记录四工程图纸变更记录五施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告六施工试验记录七隐蔽工程检查记录八施工记录九工程质量事故处理记录十工程质量检验记录十一其它(F)竣工图（详见《建设工程文件归档整理规范》）一各类综合图二室外专业图-11-序号归档文件备注三建筑竣工图四结构竣工图五装修工程竣工图六电气工程竣工图七消防工程给排水工程竣工图八采暖通风空调工程竣工图九其它专业工程竣工图十其它（G)竣工验收文件（详见《建设工程文件归档整理规范》）一工程竣工总结二竣工验收记录三财务文件四声像、缩微、电子档案五其它