形式发票在外贸实务中的用途及其存在的问题

龙源期刊网形式发票在外贸实务中的用途及其存在的问题作者：李海珍来源：《对外经贸实务》2012年第12期形式发票是国际贸易实务中一种常见的文件，其简洁性和高效性顺应了国际贸易发展的需要，因而受到越来越多外贸公司的青睐。然而，形式发票运用不当不仅给外贸伙伴留下外贸公司“不正规”的印象，而且可能由此给公司带来经济损失。因此正确认识形式发票的主要用途和存在的问题，便成为交易成功的基础和保证。一、形式发票在外贸实践中的主要用途与商业发票相比，形式发票表现出以下几个特征：一是预开性，形式发票是货物出运前由卖方签发给买方的货物清单，因此又称为“预开发票”；二是估价性，形式发票是卖方根据当时的市场情况作出的估价，仅供买方估算进口成本，因此又称为“估价单”；三是非正式性，形式发票是一种非正式发票，对双方不具约束力，因此可以根据交易的需要进行修改或增减。正因为上述特征，形式发票在国际贸易中被广泛运用。（一）形式发票有利于简化交易磋商程序交易磋商是买卖双方就交易条件进行协商的过程。由于磋商的内容繁多，持续的时间较长，仅凭函电的往来容易造成内容的遗漏，为了提高交易磋商的效率和质量，形式发票成为函电的有效补充。首先，每个公司都有自己设计好的形式发票模版，符合公司产品的特征，可方便业务员快速、准确缮制形式发票；其次，形式发票上的品名、品质、数量、单价、总价以表格的形式列出，其他条款列举在表格下方的空白处，条理清晰，内容完整，便于客户全面了解交易条件，早日决定下订单；另外，形式发票是非正式发票，可以根据交易磋商的实际需要以“标注”的方式进行修改，修改内容要明确、醒目，便于双方确认。例如，我国某服装外贸公司一次报价中涉及100个左右的商品型号，其报价的复杂性可想而知，因此该公司以“函电+形式发票”的形式进行报价，客户以“红色+标注”的形式进行修改，简单明了，便于双方确认。（出于商业考虑，下面用一段截图予以示意，相关商业信息都做了修改。）（二）形式发票有利于提醒和催促客户支付样品费用商品品质的表示方法多种多样，样品就是其中重要的一种，比如服装行业的样衣、面料、里料以及辅料等样品，就是交货品质的法律依据。因此，样品的设计与寄送是外贸业务的一个重要环节。按照业务习惯，客户需要支付因此而产生的费用。当备妥样品或设计样品期间，向客户发出精心设计的形式发票，一方面可告知对方样品备妥，另一方面要提醒和催促客户支付样品费用，以便于后续工作的顺利开展。龙源期刊网（三）形式发票有利于提醒和催促客户支付预付款预付款是一种支付手段，不仅可以解决合同一方资金周转困难，同时可以表达履行合同的诚意。业务上，在100%T/Tinadvance、30%T/Tinadvance+70%copyofB/L、30%T/Tinadvance+70%L/Catsight等类似结算方式下，卖方交货前客户需要支付全部或一定比例的货款。当交易条件达成一致或者正式签订合同后，出口企业可以向客户发送形式发票，一方面客户可以了解成交后商业发票的内容（形式发票与商业发票的内容相近），另一方面可以提醒和催促客户支付预付款。（四）形式发票有利于客户办理进口手续在一些国家，进口商可以凭出口商出具的形式发票申请进口许可证或进口所需外汇；在信用证业务下也可以作为向银行申请开立信用证的依据。因此，为了达成交易，对于买方提出索取形式发票的合理要求应该满足。在以上四种情形下，形式发票的便捷性、多用途性体现的淋漓尽致，它不仅可以有效的传递信息，起到提醒和催促的作用，而且还节约了交易磋商的时间，赢得了贸易先机，是值得提倡和推广的。但值得注意的是，针对不同的业务和环节应该采取有针对性的风险防范措施。二、外贸实践中使用形式发票存在的问题分析（一）形式发票金额不规范基本案情：国内某公司按照国外客户的要求出具了一份形式发票，付款方式是：30%T/Tinadvance+70%L/Catsight，金额为合同金额。然而客户回信：“重新开一份只含总金额70%的形式发票。”该公司按照客户的要求出具了另一份形式发票：金额为总金额70%（未显示总金额），付款方式是L/Catsight。形式发票是一种非正式发票，所列的单价和金额是出口商根据当时的实际情况作出的初略估价，主要是方便客户估算进口成本、办理进口相关手续，同时提醒和催促客户支付预付款。本案例中，形式发票金额由合同金额的100%下调为70%，要么降价30%，要么数量下调30%，不管哪一种都不符合事实。更为严重的是，低开形式发票可能导致进口国海关统计的中国产品价格过于低廉，进口企业可能据此提起反倾销调查，倾销幅度也将以此作为参考。另外，如果客户报关时需要我方提供出口报关单、原地证等相关的单据，单据之间信息不一致将直接影响交货义务的完成。（二）形式发票定性不明确基本案情：我国某公司应也门客户的要求制作了一份形式发票，该发票只简单规定货物的要求和金额。在等待客户回复过程中，银行通知该公司信用证已到。企业审核信用证时发现开龙源期刊网证行等级不高，信用证中包含软条款。结果该公司不仅承担了改证费用而且为此办理出口信用保险，大大增加了出口成本和风险。外贸实践中，“对形式发票是否构成有效发盘”一直存在争议：一种观点认为，根据《联合国国际货物销售合同公约》第十四条的定义，如果发盘人在形式发票中没有声明其非有效性则构成有效发盘；另一种观点认为根据该定义，形式发票中没有表明受其约束的意旨则不构成有效发盘。本案例客户认同的是第一种观点，由此认定形式发票是有效发盘，并以“开立信用证”这种行为表示接受。很显然，我公司默认的是第二种观点，认为形式发票不构成有效发盘，仅把形式发票当做信息传递的工具。由于双方的不同理解，致使我公司处于被动局面，影响了其经济效益。（三）形式发票代替合同存在隐患基本案情：某省A公司业务员通过网上聊天室与加拿大B公司达成共识，由A公司传真给B公司相关形式发票，B公司收到形式发票传真件后汇付25%订金，余款按即期付款交单（D/Patsight）托收方式办理。A公司先后传真4票形式发票，B公司相应付了4票预付款，随后A公司按D/P业务要求，通过当地寄单行将4票单据相继寄达B公司指定的代收行。第一套单据于2002年11月寄达代收行，最晚的第四套单据也于2003年4月寄达同一代收行。直到2003年7月底，寄单行尚未收到一票货款。此后，寄单行采取一系列切实有效的措施，促使代收行承担未执行付款交单托收指示的后果，全额付给寄单行。2003年10月14日，B公司通过加拿大某律师事务所发给A公司一封律师函，称：①收到的货物有质量问题，对B公司几乎没有价值。尽管B公司采取一些补救措施，付出了不小代价，但不能再付仓储等费用。②B公司付了25，000加元订金，因B公司对贵司已提出索赔，请退还订金。③我们想知道xx代收行是如何卷入此事的，因为我们了解按银行惯例，贵司可以得到货款。④请回告贵司是否准备退还订金。因此，形式发票所表现的合同形式顺应了国际贸易发展简单化和高效率的趋势，然而，形式发票代替国际货物买卖合同存在极大的隐患。本案例中，争议的焦点就是“收到的货物有质量问题，对B公司几乎没有价值”和“因B公司对贵司已提出索赔，请退还订金”，而不是形式发票的法律效力问题。但通过分析不难发现，产生纠纷的根源主要是：第一，由于形式发票过于简单，没有约定品质条款和检验条款，因而无法律依据判断商品品质是否符合买方要求，同时由于没有约定索赔时效等条款，增加了客户索赔的机会；第二，形式发票中没有约定订金条款，对于是否退还订金以及退还的比例都没有法律依据，从而使我公司处于被动局面。正如春兰电器集团进出口公司总经理冯斌所言：“中国出口企业还需要通过完备的书面合同保证交易的安全，因为合同不完备，就没有证据，没有证据就无法进行合理的商账追收。”三、国际贸易中合理使用形式发票的有效措施（一）加强形式发票的学习龙源期刊网首先，学校要加强形式发票基础知识的教学。教学所用的相关教材中应该考虑增加形式发票的定义、内容、性质等基础知识，这是认识和学习形式发票的前提。同时，教师在教学中对形式发票的特殊用途以及风险防范措施也不可忽视。其次，公司要加强岗前培训工作。大量的外贸从业人员是非国际贸易专业毕业生，没有接受系统的外贸知识学习，公司应该对相关人员加强培训，内容包括形式发票的应用环节、公司和客户的操作习惯、可能产生的风险以及常见的预防措施和处理办法。只有校企合作，才能充分发挥形式发票的简洁性和高效性而减低风险。（二）规范形式发票的管理形式发票虽然是一种非正式发票，但是，外贸业务实践上，形式发票的使用范围广、使用频率高，加强形式发票的管理是当务之急。一是形式发票的信息尽可能完整、全面、真实，符合产品的实际情况，杜绝虚假信息带来的负面影响；二是尽可能明确形式发票的性质。如果交易条件确定，急于成交，形式发票作为实盘使用时，可在形式发票中添加“受其约束”的语句，并注明有效期，以便客户尽早决定下订单。如果交易条件不确定，形式发票仅仅传递信息用作虚盘时，可以明确地写明“形式发票上的价格和交易条件仅供参考，或形式发票上的价格和交易条件以我方最后确认为准”等语句，并邀请客户发盘。三是客户主动要求出具形式发票时，必须清楚客户的真实用途，然后根据实际情况谨慎出具形式发票，绝对不能开出空白的形式发票。（三）认清形式发票的本质认清形式发票的本质是正确使用形式发票的重要保证。形式发票不是合同，也不能代替合同，形式发票最多只能是交易关系存在的证明，而正式书面合同才是保障债权实现的有力武器，它的订立不仅标志交易关系的达成，是审核信用证的依据，更是纠纷发生后客观判定法律责任归属的重要依据。在用途方面，形式发票不同于商业发票，主要用于交易磋商、支付样品费、支付预付款及办理进口手续等四个方面。形式发票不可用于除托收和议付，而商业发票是在交货时出具的一种正式的货运清单，是出口业务的核心单据，主要用于货款的结算、报关清关和其他业务的办理。另外，形式发票与书面合同在内容上是有差异的，形式发票要体现出简洁性和直观性，以表格的形式列出商品名称、规格、单价、数量、总金额等主要交易条件，便于客户查看和确认；而书面合同要体现出全面性，可以根据行业习惯、产品特征以及客户需要设计完整的书面合同，合同要件要明确、具体，尤其是品质、规格、运输、保险、包装、交货期等方面，以免产生不必要的争议，合同的品质和数量异议、索赔时效、商品检验等也要规定清楚，不能含糊或省略。参考文献：[1]武义海.仅凭形式发票发货产生的争议[J].对外经贸实务，2004（3）：17～18.[2]惠守海.从一则形式发票的修改看外贸风险防范[J].国际商务.2011（7）46-47.龙源期刊网[3]屈建龙.试论形式发票在外贸实务中的运用[J].黑龙江对外经贸.2009（11）：45-46.[4]鲁旭.由一则案例看形式发票的风险防范[J].对外经贸实务.2010（2）：71-73.[5]王善论.警惕潜伏中的外贸风险[J].国际商报.2009.4.15（D03版）.