XX公司-技术资料管理规定

****有限公司技术资料管理规定一、目的：为了加强技术资料管理，规范技术资料管理过程。二、范围：公司所有技术资料的管理，包括生产、研发、中试、工艺改造、项目建设等过程中产生的相关资料，包括电子资料。三、职责：技术资料管理实行分类管理，由生产技术部归口管理，办公室、质检中心、实验室、生产运行中心、设备科等部门对本部门的技术资料应安排兼职人员对其保管的技术资料进行制定、接收、登记、存放、借阅、归还、发放、回收、复制、更换、修改、销毁等管理工作。四、管理说明：1、技术资料的登记。技术资料保管部门应对现有的技术资料进行登记，为每份技术资料设定编号、来源、目录、存档日期等科目，并把信息记录到技术资料一览表中。技术资料属于三阶文件，其编号规则为：部门代码—管理课题代码—3—流水号，其中部门代码和管理课题代码在《文件编写标准》中可以查到。在编号工作完成之后还应为其子文件编制目录，并按目录顺序进行存放。子目录应体现在技术资料总览表中，并附在技术资料档案袋（或盒）中。2、技术资料的制定。公司产品标准、工艺文件、操作规程、技术文件的制定，由相关部门填写技术资料制修废申请单，上报直属技术管理部门，经分管副总签字，上报总经理审批同意后，方可进行资料的编制与发布。3、技术资料的接收。接收新的技术资料时要予以登记，在技术资料接收登记表填写接收时间、交接人姓名、技术资料来源、名称、目录、份数等信息，双方确认无误后签字。技术资料接收工作完成之后填写技术资料总览表，对其进行登记工作。4、技术资料的存放。技术资料应存放在专门的橱柜中，确保技术资料的安全。存放时要对其进行合理安排，按规定的年限保存，要做到整齐、易于查找。5、技术资料的借阅与归还。有借阅需求的人员应填写技术资料借阅申请表，并经分管副总签字同意后相关资料保管部门。技术资料保管专员凭分管副总签字的技术资料借阅申请表进行登记，填写技术资料借阅/归还登记表。到达归还日期时应主动催促借阅人归还资料，并检查资料完好程度，填写技术资料借阅/归还登记表。6、技术资料的发放与回收。如有需下发的技术资料时，技术资料管理部门在接到公司通知后，按要求将相关资料下发至相关部门，如有旧版本的相同的技术资料应予以回收，并填写技术资料分发回收记录进行登记。7、技术资料的复制与更换。因保管不当，或受条件限制，当文件严重破损影响使用时，技术资料管理部门应办理更换手续，交回破损文件，并填写技术资料分发回收记录，在备注栏注明重发字样，由技术资料管理部门审批后，换发新文件，并在资料上注明重发字样。如果使用部门不慎将技术资料丢失时，由使用部门向技术资料管理部门提出书面申请，并填写技术资料分发回收记录，在备注栏注明重发字样，经技术资料管理部门负责人审批后补发丢失的资料，在资料上注明重发字样。若原文件重新找到，应将原文件送回技术资料管理部门，并填写技术资料分发回收记录和技术资料销毁记录，由技术资料管理部门统一销毁，以防误用。如涉及公司机密文件的复印，须经分管副总签字并总经理同意后，方可进行复印。8、技术资料的修改。当技术资料需要修改时，由修改部门填写技术资料制修废申请单，上报直属技术管理部门，经分管副总签字，上报总经理审批同意后，方可对技术资料进行修改，资料修改完成后经生产技术部及总经理审核批准后予以下发，填写技术资料分发回收记录，并回收相同的旧版本资料。9、技术资料的销毁。对于过期、破损等不适合指导现有工作的技术资料由资料保管部门提出销毁申请，填写技术资料制修废申请单，上报直属技术管理部门，经分管副总签字，上报总经理审批同意后，由技术管理部门统一进行回收、销毁，并填写技术资料分发回收记录和技术资料销毁记录。六、相关表单：项次表单编号表单名称保管部门保管期限存档方式附件一FG1090-1001技术资料总览表生技部2年与本控管文件同存档附件二FG1090-1002技术资料制修废申请单生技部2年与本控管文件同存档附件三FG1090-1003技术资料接收登记表资料保管部门2年与本控管文件同存档附件四FG1090-1004技术资料借阅申请表资料保管部门2年与本控管文件同存档附件五FG1090-1005技术资料借阅归还登记表资料保管部门2年与本控管文件同存档附件六FG1090-1006技术资料分发回收记录资料保管部门2年与本控管文件同存档附件七FG1090-1007技术资料销毁记录生技部2年与本控管文件同存档****有限公司技术资料总览表序号资料编号资料名称版本资料来源总页数存档日期登记时间子文件目录保管部门保管员FG1090-1001****有限公司制定修订废止技术资料制定／修订／废止申请单单号：申请人资料名称申请日期资料编号部门主管修订页码原版次新版次文件签核批准人：审核人：制定人：发行人：事由：修订说明：会签部门／主管会签意见同意异议：签名：日期：同意异议：签名：日期：同意异议：签名：日期：同意异议：签名：日期：同意异议：签名：日期：同意异议：签名：日期：备注：本申请单请于年月日前完成会签意见表示，交文管中心执行文件更动作业，逾期未回复会签意见者，视为无异议通过。草案内容与格式符合文件编写规定已查核与本修订有关文件并协调一致性已查核文件编号正确无误已完成总览表登记控管已完成文件分发回收作业文管作业事项会签作业制/审/核签署新版文件发行FG1090-1002注：份数是指资料包含子资料的份数；页数是指所有资料的总页数。****有限公司技术资料接收登记表序号资料名称资料编号资料来源版次份数页数资料目录资料提交人资料接收人交接日期备注FG1090-1003****有限公司技术资料借阅申请表申请表单号：日期：借阅人所属部门序号资料名称资料编号份数/页数预计归还日期备注借阅事由部门领导意见分管副总意见备注FG1090-1004注：份数是指资料包含子资料的份数；页数是指所有资料的总页数；资料情况是指借阅期内资料保管的情况，包括资料归还时是否完整、有无破损等。****有限公司技术资料借阅归还登记表序号借阅登记归还登记备注借阅人部门资料编号资料名称版次份数页数借阅日期经办人归还日期经办人资料情况FG1090-1005****有限公司技术资料分发/回收记录表单号：文件名称：文件编号：制定日期：版本：抽换页次：发文记录回收记录序号单位签收人日期旧版回收经办人/日期已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收已回收，未收FG1090-1006****有限公司技术资料销毁记录表序号资料分发号资料编号资料名称版次份数页数经办人日期备注FG1090-1007